Wie implementiert man eine ECM-Plattform?

Effektives Inhaltsmanagement bildet die Grundlage zeitgemäßer Unternehmensprozesse. Die Integration einer Enterprise Content Management (ECM)-Plattform kann die Art und Weise, wie Ihr Unternehmen Daten speichert, organisiert und abruft, grundlegend verändern.

Doch wie kann eine reibungslose Implementierungsphase sichergestellt werden? Folgen Sie diesem Schritt-für-Schritt-Leitfaden, um den Prozess zu optimieren.

Schritt 1: Klare Ziele definieren

Bevor Sie mit der Implementierung beginnen, ist es entscheidend, zu identifizieren, was Sie mit einer ECM-Plattform erreichen wollen. Klare Ziele dienen als Fahrplan und stellen sicher, dass jeder Schritt mit den übergeordneten Unternehmenszielen übereinstimmt.

Eine ECM-Plattform kann viele Zwecke erfüllen – von der Verbesserung der regulatorischen Compliance bis hin zur Optimierung Ihrer Finanzdienstleistungen. Ohne klar definierte Ziele verliert man jedoch leicht den Überblick.

Starten Sie den Prozess, indem Sie die primären Bedenken Ihres Unternehmens bewerten. Verbringen Ihre Mitarbeiter zu viel Zeit mit der Suche nach Dokumenten? Könnten mangelhafte Dokumentationsprozesse zu Compliance-Verstößen führen?

Die Beantwortung dieser Fragen hilft, klare Ziele zu setzen, wie z. B. die Suchzeit für Dokumente zu halbieren oder die Einhaltung von Branchenstandards sicherzustellen.

Nachdem die Ziele festgelegt wurden, ist es wichtig, sie nach Priorität zu ordnen. Nicht jedes Ziel hat denselben Stellenwert, und die Ressourcenallokation auf besonders wichtige Bereiche verhindert deren Verschwendung.

Schreiben Sie diese Ziele auf und teilen Sie sie mit den Stakeholdern – das fördert Einigkeit und Engagement im gesamten Unternehmen.

Schritt 2: Zustimmung der Geschäftsführung einholen

Die Einführung eines ECM-Systems erfordert erhebliche Zeit-, Finanz- und Energieaufwendungen. Die Zustimmung des oberen Managements ist entscheidend, um sicherzustellen, dass das Projekt die notwendige Unterstützung erhält. Ohne diese Rückendeckung kann selbst ein vielversprechendes Vorhaben scheitern.

Beginnen Sie damit, ein überzeugendes Argument für Ihr Unternehmen zu formulieren, das die nachweisbaren Vorteile der ECM-Implementierung hervorhebt. Versuchen Sie, den potenziellen Return on Investment (ROI) so weit wie möglich zu quantifizieren.

Beispielsweise können Sie darlegen, wie die Automatisierung von Dokumentenprozessen die Betriebskosten um 20 % senken kann. Oder zeigen Sie auf, wie besseres Inhaltsmanagement die Entscheidungsfindung durch schnelleren Zugriff auf wichtige Daten verbessert.

Genossenschaftsbanken können zum Beispiel ECM-Plattformen nutzen, um Abläufe zu optimieren, den Mitgliederservice zu verbessern, den Papieraufwand zu reduzieren und schnellere Kreditgenehmigungen zu ermöglichen.

Es ist auch wichtig, die Vorteile der ECM-Plattform mit den strategischen Zielen des Unternehmens abzugleichen. Betont das Unternehmen digitale Transformation, heben Sie hervor, wie das ECM-System dieses Vorhaben unterstützt. Unterlegen Sie Ihre Argumentation mit Statistiken und Beispielen vergleichbarer Unternehmen.

Schritt 3: Ein interdisziplinäres Team zusammenstellen

Die Einführung eines ECM-Programms betrifft nahezu jeden Unternehmensbereich, daher ist es entscheidend, Perspektiven aus verschiedenen Abteilungen einzubeziehen. Ein bereichsübergreifendes Team stellt sicher, dass das System unterschiedliche Anforderungen erfüllt und wichtige Voraussetzungen nicht übersehen werden.

Im Team sollten vertreten sein IT, Compliance, Betrieb, Personalwesen und alle weiteren Abteilungen, die stark auf Inhaltsverwaltung angewiesen sind. IT kann z. B. auf Systemkompatibilitätsprobleme und technische Herausforderungen hinweisen.

Compliance-Experten überprüfen, ob das System den gesetzlichen Vorgaben entspricht, und HR kann die Benutzerfreundlichkeit und Auswirkungen auf Arbeitsprozesse bewerten.

Definieren Sie die Aufgaben und Verantwortlichkeiten jedes Teammitglieds. Wählen Sie einen Projektkoordinator, der die Umsetzung überwacht und als Hauptansprechpartner fungiert. Jedes Teammitglied muss seine Rolle und Fristen genau kennen.

Regelmäßige Kommunikation ist zentral – organisieren Sie wöchentliche oder zweiwöchentliche Treffen, um Fortschritte zu besprechen, Hindernisse zu lösen und Abstimmung sicherzustellen. Die Zusammenarbeit eines interdisziplinären Teams ist ein Garant für eine erfolgreiche Implementierung.

Schritt 4: Content-Audit durchführen

Bevor Sie eine ECM-Plattform implementieren, müssen Sie Ihre bestehende Content-Landschaft verstehen. Ein Content-Audit umfasst die Überprüfung und Kategorisierung aller vorhandenen Dokumente und Dateien, um zu bestimmen, was behalten, archiviert oder gelöscht werden soll. Dieser Schritt erleichtert nicht nur die Migration, sondern sorgt auch dafür, dass das neue System mit sauberen, organisierten Daten startet.

Identifizieren Sie zunächst alle Content-Quellen im Unternehmen, einschließlich physischer Dokumente, digitaler Dateien, E-Mails und Daten in Altsystemen. Verwenden Sie Tools oder Software, um diese Assets zu inventarisieren und zu kategorisieren. Wichtige Fragen während des Audits sind:

• Welche Dokumente sind für den täglichen Betrieb kritisch?
• Welche Dateien werden für regulatorische Compliance benötigt?
• Gibt es doppelte oder veraltete Unterlagen, die entfernt werden können?

Binden Sie Vertreter aus verschiedenen Bereichen ein, um sicherzustellen, dass keine wichtigen Informationen übersehen werden. Beispielsweise hat die Buchhaltung möglicherweise andere Anforderungen als das Marketing-Team.

Ziel ist es, ein klassifiziertes, umfassendes Verzeichnis zu erstellen, das als Grundlage für die ECM-Einführung dient. Zudem hilft dieser Schritt, ineffiziente Praktiken und Duplikate in bestehenden Prozessen zu erkennen und den Weg für Verbesserungen zu ebnen.

Schritt 5: Die richtige ECM-Plattform auswählen

Die Auswahl der passenden ECM-Plattform ist ein entscheidender Schritt. Aufgrund der Vielzahl an Optionen ist es wichtig, die Funktionen, Skalierbarkeit und Integrationsfähigkeit jeder Plattform zu prüfen.

Listen Sie zunächst die kritischen Funktionen auf, die Sie benötigen, z. B. umfassende Suchfunktionen, automatisierte Prozesse, Cloud-Speicheroptionen oder Schnittstellen zu bestehenden Systemen wie CRM- und ERP-Systemen.

Berücksichtigen Sie die Größe Ihres Unternehmens und dessen Wachstumspläne – die Plattform sollte flexibel genug sein, um zukünftiges Wachstum zu unterstützen. Sicherheit ist ebenfalls entscheidend, insbesondere bei sensiblen oder vertraulichen Daten.

Haben Sie Ihre Anforderungen identifiziert, prüfen Sie potenzielle Anbieter. Schauen Sie sich Demos und Praxisbeispiele an, um die Leistung der Systeme im realen Betrieb zu beurteilen.

Binden Sie Ihr interdisziplinäres Team in die Bewertung ein und stellen Sie sicher, dass die Plattform die Anforderungen aller Abteilungen erfüllt. Vergessen Sie nicht, den Ruf und den Support des Anbieters zu berücksichtigen – ein zuverlässiger Partner entscheidet über einen reibungslosen Übergang oder mögliche Probleme.

Schritt 6: Datenmigration planen

Die Datenmigration ist ein zentraler Bestandteil der ECM-Implementierung. Dabei werden vorhandene Inhalte aus alten Systemen in die neue ECM-Plattform übertragen. Ein gut durchdachter Plan verhindert Datenverlust, reduziert Unterbrechungen und sorgt für einen reibungslosen Übergang.

Erstellen Sie zunächst eine umfassende Strategie für die Datenmigration. Definieren Sie genau, welche Daten übertragen werden und wie sie im neuen System strukturiert werden. In dieser Phase müssen die Daten oft bereinigt und katalogisiert werden – dies nimmt zwar Zeit in Anspruch, sichert aber einen erfolgreichen Start.

Wählen Sie die geeigneten Werkzeuge und Methoden für die Datenmigration. Abhängig von der Datenmenge und -komplexität kann spezielle Software oder externe Experten erforderlich sein. Legen Sie einen Zeitplan und Meilensteine zur Fortschrittskontrolle fest.

Schritt 7: Einen umfassenden Implementierungsplan entwickeln

Ein detaillierter Aktionsplan dient als Leitfaden für die Integration der ECM-Plattform. Er umfasst alle Aufgaben, Zeitpläne und Ressourcen, die für einen reibungslosen Start notwendig sind.

Unterteilen Sie den Plan in Phasen wie Vorbereitung, Testlauf, vollständiger Rollout und Support nach der Implementierung. Weisen Sie Aufgaben zu und verteilen Sie Verantwortlichkeiten gleichmäßig, um Rechenschaftspflicht zu gewährleisten.

Auch Risikomanagement sollte Teil des Plans sein. Identifizieren Sie mögliche Herausforderungen wie technische Probleme oder Widerstand von Mitarbeitern und entwickeln Sie Strategien zu deren Bewältigung.

Schritt 8: Implementierung durchführen

Die Umsetzung ist der Punkt, an dem alle Vorbereitungen zusammenlaufen. Richten Sie die ECM-Plattform ein und passen Sie sie an die Anforderungen Ihres Unternehmens an. Dies kann die Anpassung von Workflows, die Integration mit anderen Systemen und die Einrichtung von Benutzerrechten umfassen.

Führen Sie die Plattform schrittweise ein, beginnend mit einem Testlauf. So können Sie das System mit einer ausgewählten Benutzergruppe prüfen und Feedback einholen. Nutzen Sie dieses Feedback, um das System vor dem unternehmensweiten Rollout zu optimieren.

Schritt 9: Benutzer schulen und Adoption fördern

Die Effektivität Ihrer ECM-Lösung hängt stark von der Schulung der Benutzer ab. Ungeschulte Mitarbeiter könnten Schwierigkeiten im Umgang mit dem System haben, was den Nutzen mindert.

Erstellen Sie Schulungsprogramme für unterschiedliche Benutzergruppen. Sachbearbeiter benötigen detaillierte Anleitungen zu Dokumentenprozessen, Teamleiter konzentrieren sich auf Funktionen wie Reporting. Nutzen Sie eine Mischung aus Workshops, Online-Seminaren und Benutzerhandbüchern, um unterschiedliche Lernstile abzudecken.

Heben Sie während der Schulung die <a rel="noopener" href="/enterprise-content-management/governance/" target