Lösung für Swiss Investment AG
Mit über 60 Installationen weltweit hat sich die Insa Software als verlässliche Lösung im Bereich Wealth Management etabliert. Das Kernsystem vereint leistungsstarke Funktionen mit einfacher Bedienung.
Insa erleichtert die Konsolidierung von Portfolios über mehrere Banken hinweg, unterstützt die Einhaltung von Compliance-Anforderungen wie Geldwäscheprävention und erstellt professionelle, kundenfertige Berichte. Dank Insa verbringen Teams weniger Zeit mit manuellen Tätigkeiten und mehr Zeit mit wertschöpfender Arbeit.
Mit dem Wachstum des Unternehmens wuchs auch die Menge der zu verwaltenden Dokumente – von Personalakten und Rechnungen bis hin zu DSGVO-Dokumentation und medizinischen Unterlagen von Mitarbeitern. Klar war: Weg von verstreuten Ordnern und manuellen Uploads. Aber es musste eine Lösung sein, die den täglichen Betrieb nicht stört.
Vor KORTO wurden Dokumente in E-Mail-Postfächern, freigegebenen Ordnern und auf Desktop-Computern gespeichert – oft mit unklarer Benennung, am falschen Ort oder tief versteckt in endlosen E-Mail-Threads. Die Suche nach der richtigen Datei kostete Zeit und die manuelle Verwaltung der Compliance wurde zunehmend riskant.
Dateien werden automatisch markiert und sortiert. Keine Zeitverschwendung mehr beim Hochladen oder Organisieren.
Finanz- und Compliance-Teams finden sofort die richtigen Dokumente inklusive vollständiger Versions- und Zugriffshistorie.
Medizinische Unterlagen, Gehaltsabrechnungen und DSGVO-sensitive Inhalte sind verschlüsselt, zugriffsgeschützt und vollständig nachverfolgbar.
Die administrativen Aufwände wurden drastisch reduziert. Keine manuelle Suche, Umbenennung oder Ablage von Dokumenten mehr.
Bereit für eine Lösung, die mitwächst?
Ersetzen Sie Ihre umständlichen Ordnerstrukturen durch unsere einfach zu bedienende Software, die Tags zu Ihren Dokumenten (einschließlich Bilder, Scans und Videos) hinzufügt und die Ablage automatisiert.
Wenn alle Dateien am gleichen Ort gespeichert sind, können sie nicht verlegt werden. Suchen Sie einen Kostenvoranschlag eines Subunternehmers von einem alten Projekt? Eine schnelle Suche mit ein paar Tags – und voilà!
Vermeiden Sie die Isolierung von Informationen und parallelen Ablagesystemen innerhalb Ihres Unternehmens. KORTO stellt sicher, dass der benötigte Zugriff entsprechend Benutzerrollen, Geschäftsbereichen und Funktionen gewährleistet ist.
Zu Beginn verband KORTO die bestehende Dateifreigabe und E-Mail-Systeme wie MS SharePoint und Exchange. So konnten Dokumente automatisch übernommen und organisiert werden, ohne den laufenden Betrieb zu stören. Dateien konnten zudem jederzeit manuell ergänzt werden.
Sobald KORTO verbunden war, erfolgte eine automatische Kategorisierung anhand systemgenerierter Tags. Das Insa-Team konnte diese jederzeit verfeinern oder erweitern. KI-basierte Integrationen verbesserten die Genauigkeit und reduzierten manuelle Arbeit.
Action Tags steuern automatisierte Workflows, die den gesamten Lebenszyklus eines Dokuments abbilden – von der Erstellung bis zur Archivierung oder Löschung. Dadurch wurde das Risiko von Compliance-Verstößen eliminiert und der Zeitaufwand signifikant reduziert.
Aktivitätsprotokolle sorgen für volle Transparenz über Zugriffe und Änderungen. Granulares Berechtigungsmanagement verhindert unautorisierten Zugriff auf vertrauliche Inhalte. Elektronische Signaturen, Zeitstempel und optionale Blockchain-Integration sorgen für Manipulationsschutz und Branchenkonformität.
Durch vollständige Automatisierung von ECM-Prozessen werden manuelle Aufgaben wie Dokumentklassifizierung und Aufbewahrung drastisch reduziert. Teams gewinnen spürbar mehr Zeit für strategische Tätigkeiten und die Gesamtorganisation profitiert von höherer Effizienz.
Bereit für die Zukunft Ihrer Dokumente?
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