Warum Die Hotellerie Ein Dokumentenmanagementsystem (DMS) Braucht

Chaos bricht in einem belebten Stockholmer Hotel während der sommerlichen Hochsaison aus: An der Rezeption wird hektisch nach der Allergie-Einverständniserklärung eines Gastes gesucht, vergraben in einem Aktenschrank.

Vertriebsteams verschicken unscharfe Vertragsscans per E-Mail, um einen kurzfristigen Konferenzdeal abzuschließen, und der General Manager wartet stundenlang auf einen per E-Mail versendeten Audit Trail während einer unangekündigten Gesundheitsinspektion.

Kommt Ihnen das bekannt vor?

Warum die Hotellerie ein DMS braucht, ist letztlich eine Frage des Überlebens in einer Welt, in der Geschwindigkeit, Sicherheit und reibungsloser Service über Gewinner entscheiden. Dokumentenmanagementsysteme (DMS) sind dabei echte Lebensadern: Sie reduzieren den administrativen Aufwand um bis zu 70%, helfen, DSGVO-Strafen von bis zu 4% des Jahresumsatzes zu vermeiden, und steigern die Gästezufriedenheit um 25% durch sofortigen Zugriff auf relevante Unterlagen.

Stellen Sie sich einen Sales Manager vor, der ein Corporate Retreat in Gamla Stan präsentiert: Statt „Ich schicke Ihnen das Angebot“ ruft er live Rooming-Listen, Menüs und Verträge direkt vom Smartphone ab – der Kunde unterzeichnet per E-Signatur, 150.000€ Umsatz sind gebucht.

Oder Housekeeping entdeckt während der Schicht eine Compliance Lücke: Das passende SOP-Dokument wird sofort aufgerufen und das Problem behoben, bevor es den Behörden auffällt. Hotelketten mit mehr als zehn Standorten verlieren wöchentlich rund 20 Arbeitsstunden pro Team mit der Suche nach Dokumenten. Ein DMS reduziert das auf Sekunden – und gibt Mitarbeitenden Zeit für Upselling und begeisternde Gästeerlebnisse.

Papierstapel lähmen Ihren Betrieb

Die Hotellerie arbeitet mit extrem knappen Margen: Check-ins im Minutentakt, Events ändern sich stündlich, Lieferanten kommen im Morgengrauen.

Manuelle Ablage? Eine Fabrik für Fehler.

An der Rezeption werden während der Stoßzeiten Schubladen nach Anmeldungen durchsucht – Warteschlangen wachsen, Gäste springen ab. Der Einkauf jagt Lieferantenverträge durch E-Mail-Schwarze Löcher, was Nachbestellungen verzögert. Eine Londoner Spa Kette verlor letzte Saison 45.000€, weil fehlende Lieferantenverträge Reparaturen stoppten. Mit digitalem Zugriff wäre das vermeidbar gewesen.

Hohe Fluktuation (50–100 % pro Jahr) bedeutet, dass neue Mitarbeitende in Ordnern untergehen. Saisonale Teams auf Inseln schicken Dokumente per Kurier – für 300 € pro Sendung. Streitfälle häufen sich: 60% entstehen durch „fehlende Originale“ und drücken Bewertungen auf drei Sterne.

Ein DMS zentralisiert alles in einem durchsuchbaren System. Metadaten wie Gast-ID, Ablaufdatum oder Zimmertyp sorgen für blitzschnellen Zugriff. Workflows leiten Rechnungen automatisch zur Freigabe weiter und verkürzen Durchlaufzeiten von Tagen auf Stunden.

Wer verstehen will, wie sich das nahtlos in bestehende Systeme integriert, erkennt durch das Verständnis dessen, was ECM ist, das volle Potenzial hinter einem Hospitality-DMS.

Ohne Sofortzugriff leidet das Gästeerlebnis

Gäste erwarten ein Fünf-Sterne-Erlebnis – dazu gehören schnelle Check-ins, personalisierte Services und keine Reibungsverluste. Eine verlorene VIP-Allergienotiz führt schnell zu einer schlechten Bewertung, verzögerte Einwilligungen blockieren Upsells.

Ein DMS macht es besser: Mitarbeitende tippen auf „Folio Herr Larsson“ und sehen Historie, Präferenzen und Kulanzfälle – Personalisierung in Echtzeit wie „Veganes Menü vorbereitet, Meerblick bestätigt“.

Check-ins werden durch digitale Ausweise beschleunigt, Beschwerden direkt vor Ort mit Serviceprotokollen gelöst. Hotelketten berichten von 25% mehr Loyalität – Stammgäste lieben Teams, die „einfach Bescheid wissen“.

Auch Events profitieren: Veranstaltungsplaner rufen Verträge direkt beim Aufbau ab und prüfen Band-Rider oder AV Spezifikationen. Self Service Portale ermöglichen Gästen den Zugriff auf Rechnungen oder Einverständniserklärungen und entlasten die Rezeption um bis zu 60%.

Der Vergleich:

Leistungsstarke Lösungen beschleunigen diese Effekte. Deshalb lohnt es sich, gezielt nach der besten ECM-Software für Hotels zu suchen.

Compliance-Albträume vermeiden

Die Hotellerie unterliegt strengen regulatorischen Anforderungen: DSGVO zum Schutz von Gästedaten, Dokumentation von Lebensmittelhygiene, Arbeits- und Tarifverträge sowie EU-Umweltberichtspflichten.

Papierfehler können Strafen von bis zu 4% des Umsatzes nach sich ziehen; eine übersehene Hygieneprüfung kostet schnell über 100.000€.

Ein DMS schafft Sicherheit: automatische Aufbewahrungsfristen (z. B. Löschung nach sieben Jahren), Versionskontrolle und vollständige Audit-Trails („Wer hat was um 14:22 eingesehen?“). Unveränderliche Protokolle belegen Sorgfaltspflichten vor Gericht. Hotelketten im Baltikum beschleunigten Versicherungsfreigaben um bis zu 50%, da alle Nachweise sofort verfügbar waren.

Gesundheitschecks und Brandschutzzertifikate? 90 Tage vorher markiert. Mehrsprachige Oberflächen unterstützen internationale Teams. Risiko-Dashboards zeigen klar: „2 Mio. € Umsatz durch ablaufende Dokumente gefährdet.“ Der Alltag wird sicherer, wenn KI Mitarbeitende frühzeitig auf Risiken hinweist.

Kostenfresser: Drucken, Lagern und Fehler

Drucken, Lagern und Verwalten von Papierdokumenten verschlingt still und leise einen großen Teil des Hotelbudgets. Tinte, Papier, Aktenschränke, Kuriere und Arbeitszeit machen in vielen Betrieben 10–15% der Betriebskosten aus.

Ein 200 Zimmer Hotel druckt nicht selten rund 50.000 Seiten pro Jahr – Kostenpunkt etwa 15.000€ allein für Druck. Hinzu kommen falsch abgelegte Rechnungen, die Eilbestellungen, Mahngebühren oder doppelte Zahlungen verursachen.

Ein DMS beseitigt diese Kostenfallen durch Digitalisierung und Automatisierung. Verträge, Rechnungen und Berichte liegen zentral in der Cloud; digitale Speicher sind deutlich günstiger als physische Archive.

Hotels senken ihre Druck- und Lagerkosten nach der Umstellung typischerweise um 40–60 %. Gleichzeitig sinkt die Fehlerquote, da keine Dokumente mehr verloren gehen und automatisierte Workflows Doppelzahlungen verhindern.

Sicherheitsrisiken minimieren

Gästepässe, Kreditkartendaten und Präferenzen zählen zu den wertvollsten Informationen. Verlorene Ordner oder das Teilen sensibler Daten über WhatsApp führen schnell zu schwerwiegenden Problemen.

Ein DMS schützt diese Daten durch biometrische Sicherheit (z. B. Face ID), geografische Zugriffsbeschränkungen auf das Hotelgelände und die Möglichkeit, Daten bei Bedarf aus der Ferne zu löschen. Die verschlüsselte Speicherung erfüllt DSGVO Anforderungen und reduziert das Risiko kostspieliger Datenschutzverletzungen.

HR-Herausforderungen bei hoher Fluktuation

50–100% Mitarbeiterwechsel pro Jahr? Onboarding versinkt schnell in Verträgen, Zertifikaten und Beurteilungen. Ein DMS schafft Ordnung mit durchsuchbaren Mitarbeiterakten, automatischen Erinnerungen bei Ablaufdaten (z. B. Arbeitserlaubnisse) und klaren Strukturen.

Chaos in Multi-Property-Strukturen

Hotelketten mit großen Portfolios – etwa 20 oder mehr Standorte – kämpfen häufig mit fragmentierten Dokumentensilos und inkonsistenten Abläufen.

Mietverträge für ein Luxushotel in Mayfair unterscheiden sich erheblich von Lieferantenverträgen eines regionalen Hauses in Manchester. Das führt zu Doppelarbeit, Compliance Lücken und verzögerten Entscheidungen.

Ein DMS löst diese Probleme durch zentrale Steuerung bei gleichzeitig lokalem Zugriff. Die Zentrale verteilt Standards, Vorlagen und Compliance Updates, während Hotelmanager vor Ort jederzeit auf aktuelle Dokumente zugreifen.

So entfallen Versionskonflikte, und standortübergreifende Zusammenarbeit wird in Echtzeit möglich – egal ob Renovierungen in London genehmigt oder Lieferketten regional geprüft werden. Daten entfalten ihren Wert, wenn klar ist, welche Informationen das Geschäft vorantreiben.

Krisensicher und nachhaltig

Bei Bränden, Überschwemmungen oder anderen Katastrophen sorgen Cloud-Backups dafür, dass kritische Dokumente sicher und zugänglich bleiben und der Betrieb mit minimalen Unterbrechungen fortgesetzt werden kann.

Im Gegensatz zu Papierakten, die physisch zerstört werden können, bieten digitale Dokumente in der Cloud einen zuverlässigen Schutz vor Verlust.

Dokumentenchaos beseitigen und operative Exzellenz erreichen

KORTO bietet ein speziell für die Hotellerie entwickeltes DMS mit KI-gestützter Automatisierung, DSGVO-konformer Sicherheit, Cloud-Backups und nahtlosem Multi-Property-Management.

Zentralisieren Sie Gästedaten, Verträge, Compliance Dokumente und HR-Unterlagen in einer sicheren Plattform, die rund um die Uhr von jedem Gerät aus zugänglich ist.

Hotels, die KORTO einsetzen, berichten von 70% schnelleren Workflows, 40–60% Kosteneinsparungen und 25% höherer Gästezufriedenheit. Starten Sie jetzt Ihre digitale Transformation mit KORTO.