Best Practices im Records Management

Wir haben jahrelang beobachtet, wie Organisationen mit Informationschaos kämpfen, und glauben Sie uns: Effektives Records Management wird die Funktionsweise Ihres gesamten Betriebs revolutionieren.

Ob Sie nun in physischem Papierkram oder digitalen Dateien über zwanzig verschiedene Systeme verstreut ertrinken – dieser Leitfaden zeigt Ihnen praktische Strategien, die in der realen Welt tatsächlich funktionieren.

Ein effektives Records-Management-System aufbauen

Wenn Sie ein Records-System von Grund auf neu erstellen (oder ein bestehendes Chaos überholen), müssen Sie zunächst herausfinden, womit Sie es eigentlich zu tun haben. Das bedeutet, einen genauen Blick auf folgende Punkte zu werfen:

• Welche Arten von Dokumenten Ihre verschiedenen Teams täglich erstellen und nutzen
• Wo diese Unterlagen aktuell gespeichert sind (gemeinsame Laufwerke, E-Mail-Postfächer, verstaubte Aktenschränke)
• Welche branchenspezifischen Vorschriften Sie unbedingt einhalten müssen, um ernsthafte Strafen zu vermeiden
• Die größten Schmerzpunkte Ihres Teams beim Suchen nach benötigten Informationen

Es gibt hier nicht nur einen Ansatz. Ein Gesundheitsdienstleister, der sensible Patientendaten verwaltet, benötigt ein völlig anderes System als eine Marketingagentur, die kreative Inhalte managt.

Trotzdem benötigt jeder solide Ansatz im Records Management klar definierte Rollen und Verantwortlichkeiten. Wer ist für welche Unterlagen zuständig? Wer hat Zugang zu welchen Daten? Diese Fragen müssen konkrete Antworten haben.

Technologische Entscheidungen sind enorm wichtig, aber wir haben gesehen, wie Unternehmen Unsummen für komplizierte Dokumentenmanagement-Systeme ausgeben, die niemand benutzt. Ob Sie sich für eine spezialisierte Lösung von KORTO oder einen anderen Anbieter entscheiden, stellen Sie sicher, dass sie tatsächlich zum Arbeitsstil Ihres Teams passt.

Das ausgeklügeltste System der Welt ist nutzlos, wenn Ihr Team es nicht verwenden will.

Erstellung und Organisation von Unterlagen optimieren

Die meisten Probleme im Records Management beginnen in dem Moment, in dem ein Dokument erstellt wird.

Sie müssen einige Grundregeln festlegen, die jeder befolgt:

• Vorlagen für häufig verwendete Dokumenttypen erstellen, um das Rad nicht jedes Mal neu zu erfinden
• Sinnvolle Namen für Dateien festlegen (z. B. Kunde-Projekt-Datum)
• Klare Versionskontrolle einrichten, um zu wissen, welche Entwurfsversion die aktuelle ist
• Eine Ordnerstruktur entwickeln, die der tatsächlichen Arbeitsweise Ihres Unternehmens entspricht

Es ist wichtig zu erkennen, dass "Unterlagen" heute mehr bedeutet als traditionelle Dokumente. SMS mit Kunden, Social-Media-Kommunikation, Slack-Konversationen – all dies kann ebenfalls Geschäftsunterlagen darstellen. Ihre Richtlinien müssen diese Realität berücksichtigen.

Unternehmen, die EMR-Systeme für spezielle Informationen wie medizinische Unterlagen nutzen, stehen vor einzigartigen Herausforderungen. Strukturierte Daten sind meist gut verwaltet, aber unstrukturierte Kommunikation und ergänzende Dokumente gehen oft verloren.

Sensible und vertrauliche Unterlagen sichern

Ursache war einfach: unsachgemäße Zugriffsrechte auf ihr Dokumentenrepository. Der daraus resultierende Schaden am Vertrauen der Kunden dauerte Jahre, um ihn zu reparieren. Sicherheit ist fundamental im Records Management. Dies beginnt mit der Klassifizierung von Informationen nach Sensibilität:

• Öffentliche Informationen, die jeder sehen kann
• Interne Dokumente nur für Mitarbeiter
• Vertrauliche Unterlagen, eingeschränkt auf bestimmte Teams
• Hochsensible Materialien, die spezielle Handhabung erfordern

Jede Kategorie benötigt angemessene Schutzmaßnahmen. Physische Unterlagen können verschlossene Lageräume und Ausleihprotokolle erfordern, während digitale Dateien Verschlüsselung, starke Passwortrichtlinien und ggf. Multi-Faktor-Authentifizierung benötigen.

Vergessen Sie nicht, zu verfolgen, wer auf was zugreift. Prüfprotokolle sind nicht nur für die Compliance wichtig – sie sind auch unschätzbar bei der Untersuchung potenzieller Probleme. Testen Sie Ihre Sicherheitsmaßnahmen regelmäßig.

Auch die Notfallplanung ist entscheidend. Ich habe mit einer Kanzlei gearbeitet, die Jahrzehnte von Kundenakten bei einer Überschwemmung verlor, weil sie kein Backup-System hatten. Ob Feuer, Überschwemmung, Ransomware oder versehentlich gelöschte Ordner – Sie benötigen Wiederherstellungsoptionen.

Beste Praktiken für Aufbewahrung und Entsorgung

"Wir bewahren alles für immer auf, um auf Nummer sicher zu gehen" ist möglicherweise die schlechteste Records-Strategie, die wir regelmäßig hören. Dieser Ansatz verursacht massive Speicherprobleme und erhöht gleichzeitig das rechtliche Risiko während Gerichtsverfahren und kann Datenschutzvorschriften verletzen.

Ein solides Aufbewahrungszeitplan erfordert Kenntnisse über:

• Die minimalen gesetzlichen Anforderungen für jeden Dokumenttyp (die stark variieren)
• Wie lange Unterlagen für Geschäftsvorgänge wertvoll bleiben
• Die Risiken des Aufbewahrens vs. Entsorgens von verschiedenen Informationstypen
• Praktische Speicher-begrenzungen und kosten

Die Vorteile des Records Management werden besonders deutlich, wenn Sie systematische Entsorgungsprozesse implementieren. Für regulierte Branchen müssen Entsorgungsaktivitäten dokumentiert werden.

Bewahren Sie Vernichtungszertifikate auf und führen Sie Protokolle darüber, was wann, von wem und unter welcher Autorität vernichtet wurde. Diese Dokumentation hat zahlreichen Kunden während behördlicher Prüfungen geholfen.

Digitale Unterlagen bringen eigene Herausforderungen bei der Entsorgung mit sich. Einfach auf "Löschen" zu klicken, reicht oft nicht – die Daten können wiederhergestellt werden. Stellen Sie sicher, dass Ihre elektronischen Systeme sichere Löschfunktionen bieten, die den branchenrelevanten Standards entsprechen.

Einhalten gesetzlicher und branchenspezifischer Standards

Compliance-Anforderungen können überwältigend wirken, insbesondere für Unternehmen, die in mehreren Rechtsordnungen tätig sind.

Die regulatorische Landschaft für Records umfasst:

• Datenschutzgesetze wie GDPR in Europa und verschiedene bundesstaatliche Vorschriften in den USA
• Finanzielle Aufbewahrungsvorschriften wie Sarbanes-Oxley
• Branchenspezifische Anforderungen von Institutionen wie HIPAA für das Gesundheitswesen
• Gerichtliche Standards für Beweissicherung und Discovery

Was Compliance besonders herausfordernd macht, ist, dass diese Anforderungen sich ständig ändern. Sie brauchen jemanden, der über relevante Vorschriften informiert bleibt und Ihre Praktiken entsprechend aktualisiert.

Dokumentation ist hier Ihr Freund. Führen Sie klare Aufzeichnungen über Ihr Governance-Framework, Richtlinienentscheidungen und regelmäßige Audits. Wenn die Aufsichtsbehörden kommen (und das werden sie), zeigt diese Dokumentation Ihr Engagement für Compliance.

Die Bedeutung im Geschäft von richtigem Records Management wird besonders bei Gerichtsverfahren oder Untersuchungen deutlich.

Records-Management-Systeme zukunftssicher machen

Ansätze, die vor fünf Jahren funktionierten, sind in fünf Jahren möglicherweise nicht mehr geeignet. Technologie verändert sich, Geschäftsprozesse entwickeln sich weiter, und regulatorische Anforderungen verschieben sich. Flexibilität im System ist entscheidend für langfristigen Erfolg.

Berücksichtigen Sie, wie diese Faktoren Ihre Records-Strategien beeinflussen:

• Dateiformate ändern sich ständig – denken Sie an WordPerfect? Stellen Sie sicher, dass kritische Dokumente weiterhin zugänglich sind.
• Ihr Records-System sollte nicht isoliert existieren. Es muss mit E-Mail, CRM, Buchhaltungssoftware und anderen Systemen kompatibel sein.
• Remote-Arbeit hat den Informationsfluss in Organisationen grundlegend verändert. Ihre Records-Ansätze müssen sich an diese verteilte Realität anpassen.