100.000 € DSGVO-Strafe: Der Dokumentenmanagement-Fehler, der eine Immobilienagentur teuer zu stehen kam

Datenschutz ist längst kein „Nice-to-have“ mehr. Er ist eine zentrale unternehmerische Verantwortung – und Aufsichtsbehörden in ganz Europa zeigen deutlich, dass sie bereit sind, Verstöße konsequent zu ahnden.

Ein aktueller Fall aus Kroatien zeigt, wie teuer schlechtes Dokumentenmanagement werden kann. Die kroatische Datenschutzbehörde (AZOP) verhängte eine Geldstrafe von 100.000 € gegen eine Immobilienagentur wegen mehrerer DSGVO-Verstöße, darunter die zu lange Speicherung personenbezogener Daten, die Verarbeitung sensibler Dokumente ohne Rechtsgrundlage sowie fehlende interne Kontrollen und Mitarbeiterschulungen.

Für viele Unternehmen klingt diese Situation vertraut – überfüllte Archive, unklare Aufbewahrungsfristen, doppelte Dateien und uneinheitliche Arbeitsweisen. Die gute Nachricht: Das sind nicht nur Compliance-Probleme. Es sind Enterprise Content Management (ECM)-Probleme – und sie lassen sich lösen.

Im Folgenden erfahren Sie, was schiefgelaufen ist, warum es wichtig ist und wie KORTO.io dabei hilft, dieselben Risiken mit automatisiertem, tag-basiertem Dokumentenmanagement zu vermeiden.

Was schiefgelaufen ist: die wichtigsten DSGVO-Verstöße

1. Daten wurden lange nach Zweckende gespeichert

Das Unternehmen speicherte personenbezogene Daten von 11.887 Kunden lange nach Vertragsende und verstieß damit gegen das DSGVO-Prinzip der Speicherbegrenzung.

Dies ist eines der häufigsten Compliance-Risiken: Unternehmen sammeln Dokumente, definieren jedoch selten klare Aufbewahrungsfristen – und Daten bleiben einfach dauerhaft gespeichert.

2. Verarbeitung sensibler Dokumente ohne Rechtsgrundlage

Bei der Prüfung wurden hunderte Kopien von Ausweisen, Reisepässen, Gesundheitskarten, Führerscheinen und sogar Bankkarten gefunden, ohne dass eine gültige rechtliche Grundlage für deren Speicherung vorlag.

Dies verstößt gegen die DSGVO-Grundsätze der Rechtmäßigkeit und Datenminimierung – es dürfen nur wirklich notwendige Daten erhoben und gespeichert werden.

3. Fehlende interne Kontrolle und Mitarbeiterschulungen

Mitarbeitende verarbeiteten personenbezogene Daten ohne klare Anweisungen oder ausreichende Kontrolle. Schulungen fanden unregelmäßig und in unzureichendem Umfang statt, wodurch unnötige Risiken entstanden.

Kurz gesagt: Das Problem waren nicht nur Menschen – sondern das Fehlen eines strukturierten Systems.

Warum das in Unternehmen häufig passiert

Die meisten DSGVO-Verstöße passieren nicht absichtlich. Typische Ursachen sind:

• Ablagesysteme basieren auf Ordnern und manuellen Dateinamen
• Dokumente liegen verteilt in E-Mails, Laufwerken und persönlichen Speicherorten
• Es gibt keine automatisierten Aufbewahrungsrichtlinien
• Mitarbeitende entscheiden selbst, was gespeichert oder gelöscht wird
• Unternehmen können Zugriffe kaum nachvollziehen

Das führt zu „Datenchaos“ – und Aufsichtsbehörden werten dies zunehmend als Fahrlässigkeit.

Die praktische Lösung: Enterprise Content Management (ECM)

Enterprise Content Management wurde entwickelt, um diese Risiken zu eliminieren, indem gesteuert wird, wie Dokumente erfasst, gespeichert, abgerufen und letztlich gelöscht werden.

Statt sich darauf zu verlassen, dass Mitarbeitende Regeln im Kopf behalten, setzen ECM-Systeme diese automatisch um – genau hier kommt KORTO.io ins Spiel.

Wie KORTO.io DSGVO-Probleme verhindert, bevor sie entstehen

Tag-basierte Ablage statt chaotischer Ordnerstrukturen

KORTO ersetzt komplexe Ordnerhierarchien durch ein intelligentes Tagging-System.

Jedes Dokument erhält automatisch System-Tags (z. B. Quelle, Datum und Typ), die Teams zusätzlich erweitern können. Das bedeutet:

• Dateien können nicht mehr verloren gehen
• Dokumente lassen sich schnell und konsistent finden
• Die Klassifizierung funktioniert teamübergreifend einheitlich

Keine Fragen mehr wie: „Wo haben wir diesen Vertrag gespeichert?“

Automatisierte Aufbewahrung und Löschung

Das größte Problem im AZOP-Fall war die zu lange Speicherung von Daten.

Mit KORTO können Sie Action Tags verwenden, um Aufbewahrungs- und Lifecycle-Workflows auszulösen, zum Beispiel:

• Mitarbeiterdaten nach festgelegten Fristen automatisch löschen
• Rechnungen nach Ablauf der Aufbewahrungsfrist entfernen
• Rechtliche Prüfung vor der Löschung sensibler Dokumente starten
• DSGVO-Löschregeln automatisch anwenden

Aufbewahrung wird so Teil des Systems – nicht mehr eine Frage des Erinnerns.

Kontrollierter Zugriff über Teams hinweg

Viele Compliance-Verstöße entstehen, weil zu viele Personen Zugriff auf sensible Daten haben.

KORTO unterstützt rollenbasierte Berechtigungen, sodass:

• Mitarbeitende nur die Informationen sehen, die sie benötigen
• Datensilos und parallele Ablagesysteme vermieden werden
• Zugriffe über Aktivitätsprotokolle nachvollziehbar sind

KI-gestützte Automatisierung für sichereres Dokumentenhandling

Durch Integrationen unterstützt KORTO unter anderem:

• Automatisches Tagging
• OCR-Texterkennung in verschiedenen Formaten
• Kontextanalyse (z. B. Daten, Orte, juristische Entitäten)
• Konsistente Klassifizierung im großen Maßstab

Das Ergebnis ist ein zuverlässigeres Archiv mit weniger manuellem Aufwand.

Compliance- und Audit-fähige Sicherheitsfunktionen

KORTO stärkt Compliance und Audit-Readiness mit Funktionen wie:

• Audit-Logs
• Granulares Zugriffsmanagement
• Elektronische Signaturen und Zeitstempel
• Optionale Blockchain-Integration für manipulationssichere Aufzeichnungen

Was Unternehmen jetzt tun sollten

Wenn Ihr Unternehmen:

• Alte Verträge „nur für den Fall“ speichert
• Kopien von Ausweisen oder Finanzdokumenten ohne klare Regeln aufbewahrt
• Uneinheitliche Arbeitsweisen zwischen Teams hat
• Personenbezogene Daten nicht schnell finden, exportieren oder löschen kann

… dann besteht das Risiko bereits. Der schnellste Weg, es zu reduzieren, ist der Wechsel von manuellen Prozessen zu automatisierten ECM-Workflows.

So starten Sie mit KORTO.io

Sie müssen nicht alles neu aufbauen. KORTO kann mit bestehenden Quellen (Dateifreigaben, SharePoint und E-Mail-Systemen) verbunden werden, um Dokumente automatisch zu erfassen, zu taggen und über ihren gesamten Lebenszyklus zu verwalten.

Sobald Inhalte zentralisiert und konsistent klassifiziert sind, lassen sich Aufbewahrungsrichtlinien, Zugriffskontrollen und Audit-Reporting skalierbar umsetzen.

DSGVO-Compliance bedeutet heute nicht mehr Papierarbeit – sondern das richtige System.