Was ist eine unternehmensweite Richtlinie zur Dokumentenaufbewahrung?

Ein Unternehmen zu führen bedeutet, sich täglich durch eine Flut von Dokumenten zu kämpfen. Verträge, E-Mails, Rechnungen, Berichte – die Menge wächst schneller, als man denkt.

Eine Richtlinie zur Dokumentenaufbewahrung ist Ihr Rettungsanker in diesem Meer aus Papier und Daten. Sie hilft, wichtige Unterlagen zu bewahren und alles Überflüssige sicher zu entsorgen. Doch Vorsicht – Richtlinien und Anforderungen unterscheiden sich je nach Branche.

Die Bedeutung einer Dokumentenaufbewahrungsrichtlinie

Viele Unternehmer lernen die Wichtigkeit dieser Richtlinie auf die harte Tour. Ich sprach einmal mit einem Inhaber eines kleinen Unternehmens, der einen wichtigen Vertrag verlor, weil das Originaldokument unauffindbar war. Ein einziges Blatt Papier kostete ihn ein Projekt im Wert von 75.000 US-Dollar.

Das zeigt, warum Dokumentenaufbewahrung so wichtig ist.

Stellen Sie sich vor, Sie müssen Jahre später die Gültigkeit eines Vertrags beweisen – und das Dokument ist verschwunden. Oder Sie stehen vor einer Betriebsprüfung und finden Ihre Finanzunterlagen nicht rechtzeitig. Solche Situationen kommen häufiger vor, als man glaubt.

Doch die Vorteile gehen weit über reine Ordnung hinaus:

Erstens: Sie schaffen ein rechtliches Sicherheitsnetz.
Verschiedene Branchen unterliegen unterschiedlichen Vorschriften für die Aufbewahrung von Dokumenten. Ein Restaurant bewahrt Gesundheitsinspektionsberichte anders auf als ein Technologieunternehmen seine Entwicklungsunterlagen. Ihre Aufbewahrungsrichtlinie sorgt dafür, dass Sie stets gesetzeskonform handeln.

Zweitens: Sie sparen Kosten.
Speicherplatz ist teuer – ob physisch in Aktenschränken oder digital in der Cloud. Jedes Dokument für immer aufzubewahren, summiert sich schnell zu erheblichen Kosten. Eine smarte Aufbewahrungsrichtlinie hilft Ihnen, nur das zu speichern, was wirklich notwendig ist.

Unternehmen wie KORTO unterstützen Organisationen dabei, diese Herausforderungen branchenübergreifend zu meistern und Daten effizient zu verwalten.

Wie entwickelt man eine effektive Aufbewahrungsrichtlinie?

Eine gute Richtlinie ist kein theoretisches Dokument – sie basiert auf den realen Abläufen Ihres Unternehmens.

Beginnen Sie mit einer Analyse Ihrer Dokumentenflüsse:
Welche Dokumente entstehen täglich? Welche werden benötigt? Welche können gelöscht werden?

Berücksichtigen Sie dabei vier Schlüsselfaktoren:

• Gesetzliche Anforderungen Ihrer Branche

• Potenzielle zukünftige Anforderungen an historische Daten

• Speicher- und Verwaltungskosten

• Risikomanagement

Technologie erleichtert diesen Prozess erheblich. Moderne Dokumentenmanagementsysteme (DMS) wie KORTO verfolgen automatisch Aufbewahrungsfristen, senden Erinnerungen für Überprüfungen und sorgen für sichere Löschung abgelaufener Dokumente.

Die erfolgreichsten Richtlinien sind klar, verständlich und werden aktiv genutzt – nicht vergessen in einem Ordner auf dem Server.

Vorlage und Beispiel für eine Richtlinie zur Dokumentenaufbewahrung

Eine gute Richtlinie muss nicht kompliziert sein.
Sie sollte folgende Kernpunkte enthalten:

• Welche Dokumente werden erfasst

• Wie lange werden sie aufbewahrt

• Wo und wie werden sie gespeichert

• Wer ist verantwortlich

• Wann und wie erfolgt die Löschung

Das Verständnis der Aufbewahrungsdauer ist eine strategische Geschäftsentscheidung. Die richtige Vorgehensweise verwandelt Ihre Dokumente von einer potenziellen Haftung in einen wertvollen Unternehmensvorteil.

Digitale DMS-Lösungen haben die Art, wie Unternehmen Informationen verwalten, revolutioniert – was früher ganze Räume voller Akten erforderte, geschieht heute mit wenigen Klicks.

Beispiel für eine Aufbewahrungsrichtlinie

Zweck:
Unser Unternehmen führt diese Richtlinie zur Dokumentenaufbewahrung ein, um wichtige Geschäftsunterlagen zu organisieren, gesetzliche Vorschriften einzuhalten und unnötige Speicherkosten zu vermeiden.

Geltungsbereich:
Gilt für folgende Abteilungen:

• Finanzen & Buchhaltung

• Personalwesen

• Betrieb

• Rechtsabteilung

• Vertrieb & Marketing

• IT

Richtlinie umfasst:

• Finanzunterlagen (Steuererklärungen, Rechnungen, Belege)

• Personalakten

• Verträge und Vereinbarungen

• Unternehmensdokumente

• Betriebsunterlagen

• Korrespondenz

• Digitale Aufzeichnungen und E-Mails

Aufbewahrungsdauer (Beispiele):

Löschung:

• Papierdokumente: Zerkleinern mit Aktenvernichter

• Elektronische Dateien: Dauerhaft löschen aus allen Systemen und Backups

• Datenträger: Physisch zerstören durch IT-Abteilung

• Monatliche Löschsitzungen mit Nachweis (Vernichtungszertifikat)

Schutzstufen:

• Vertraulich: Verschlüsselt, nur für Abteilungsleiter zugänglich

• Sensibel: Passwortschutz, eingeschränkter Zugriff

• Öffentlich: Allgemeiner Zugriff, Standardablage

Genehmigungen:
Abweichungen erfordern Genehmigung durch den zuständigen Leiter (z. B. CFO, HR-Direktor, Rechtsberater).

Begriffsdefinitionen:

• Aktive Unterlagen: Im täglichen Gebrauch

• Inaktive Unterlagen: Nicht mehr aktiv, aber noch aufzubewahren

• Permanente Unterlagen: Dürfen niemals gelöscht werden

• Records Custodian: Verantwortliche Person je Abteilung

• Legal Hold: Aussetzung der Löschung während laufender Verfahren

Letzte Aktualisierung: [Datum]
Verantwortlich: [Name], Records Manager

Ihre Richtlinie zur Dokumentenaufbewahrung sollte ein lebendiger Bestandteil Ihrer Geschäftsstrategie sein – sie schützt Ihr Unternehmen, spart Geld und sorgt für reibungslose Abläufe.