Aufbewahrungspflichten nach Branche

Die sichere Aufbewahrung von Unternehmensdokumenten ist entscheidend für den Datenschutz und die Einhaltung gesetzlicher Vorgaben. Wichtige Dokumente wie Personalakten und Steuerunterlagen müssen gemäß den Vorschriften aufbewahrt werden, um zukünftige Probleme zu vermeiden.

Schauen wir uns die Aufbewahrungsfristen in den einzelnen Branchen an.

Gesundheitswesen: HIPAA-Richtlinien zur Aufbewahrung von Patientendaten

HIPAA, Health Insurance Portability and Accountability Act, dient dem Schutz der Privatsphäre von Gesundheitsinformationen einer Person und stellt den sicheren Austausch von Gesundheitsinformationen zwischen den beteiligten Einrichtungen und deren Geschäftspartnern sicher. Dies ist besonders wichtig für alle, die sensible Gesundheitsinformationen im Gesundheitssystem verarbeiten.

Es gibt mehrere Gründe, warum HIPAA-Aufbewahrungsrichtlinien für Gesundheitsorganisationen essenziell sind:

• korrekte Verwaltung von Patientendaten,
• Sicherstellung der Compliance und
• Schutz der Privatsphäre.

HIPAA legt keine spezifischen Aufbewahrungsfristen für medizinische Unterlagen fest. Es verlangt jedoch, dass sensible Patientendaten mindestens sechs Jahre aufbewahrt werden.

Um teure Geldstrafen und Reputationsschäden zu vermeiden, müssen Gesundheitsorganisationen die HIPAA-Aufbewahrungsregeln einhalten. Organisationen müssen Dokumente wie Einwilligungsformulare der Patienten, Sicherheitsbewertungen und Vorfallberichte aufbewahren.

Dies hilft ihnen zu zeigen, dass ihnen Datenschutz und Datensicherheit wichtig sind, insbesondere während Audits oder Gerichtsverfahren. Neben der Einhaltung gesetzlicher Vorschriften unterstützt eine ordnungsgemäße Datenaufbewahrung eine bessere Organisation und schützt die Privatsphäre der Patienten.

HIPAA gilt für verschiedene Organisationen, die geschützte Gesundheitsinformationen (PHI) verarbeiten, darunter Gesundheitsdienstleister, Telemedizinanbieter, Krankenversicherungen und Clearingstellen im Gesundheitswesen. Diese Einrichtungen sowie ihre Geschäftspartner (wie Abrechnungsanbieter und IT-Dienste) müssen die HIPAA-Aufbewahrungsregeln und länderspezifische Vorschriften einhalten.

HIPAA deckt eine Vielzahl von Datenarten für die Aufbewahrung ab, darunter medizinische Unterlagen, Abrechnungsunterlagen, PHI-Risikoanalysen, Sicherheitsrichtlinien, Prüfprotokolle und Dokumentationen zu Sicherheitsverletzungen und Vorfällen. Jede Organisation muss diese Daten sicher speichern und schließlich gemäß den geltenden Aufbewahrungsfristen entsorgen, um Compliance sicherzustellen.

Für eine effizientere Verwaltung kann der Einsatz von Tools wie KORTO die Datenverwaltung automatisieren und die Einhaltung der Vorschriften sicherstellen.

Wie kann KORTO helfen?

KORTO.io automatisiert die Verwaltung sensibler Gesundheitsdaten und stellt sicher, dass medizinische Unterlagen, Einwilligungsformulare der Patienten und Sicherheitsberichte mindestens sechs Jahre lang sicher aufbewahrt werden, wie von HIPAA vorgeschrieben. Die Plattform kategorisiert Dokumente automatisch nach Typ und Aufbewahrungsfrist und sendet Benachrichtigungen für rechtzeitige Archivierung oder Löschung, um die Compliance zu wahren.

Ein Beispiel:
Stellen Sie sich eine Klinik vor, die KORTO.io nutzt, um alle Patientendokumente zu verfolgen. Nach sechs Jahren ab dem letzten Behandlungstag erstellt KORTO einen Bericht mit Hervorhebung der Dokumente, die sicher gelöscht werden können, und hilft der Klinik, teure Geldstrafen für unnötig lange aufbewahrte Daten zu vermeiden.

Erfahren Sie mehr darüber, wie KORTO die Abläufe in Kliniken optimieren kann.

Finanzen und Banken

Bei der Bestimmung der Aufbewahrungsfristen für Steuer- und Finanzunterlagen von Unternehmern sind die wichtigsten Vorschriften:

• Buchhaltungsgesetz
• Allgemeines Steuergesetz
• Regelungen zur Buchführung

Aufbewahrungsfristen für Buchhaltungsunterlagen:

• Unterlagen, auf deren Grundlage Daten ins Journal, Hauptbuch und Nebenbücher eingetragen wurden, sind mindestens 11 Jahre aufzubewahren.
• Lohn- und Gehaltsunterlagen, analytische Aufzeichnungen über Gehälter, für die Pflichtbeiträge gezahlt werden, sind dauerhaft aufzubewahren.

Ein Steuerpflichtiger kann entscheiden, Dokumentationen außerhalb der Grenzen der Republik Kroatien aufzubewahren. Diese Regel gilt nur, wenn das Land, in dem er die Unterlagen speichern möchte, Mitglied der Europäischen Union ist. Unabhängig vom Speicherort ist der Steuerpflichtige jederzeit für die Unterlagen verantwortlich und muss sie den zuständigen Aufsichtsbehörden jederzeit auf Anfrage zugänglich machen.

Ohne Dokumentation wäre es nicht möglich, die Richtigkeit von Geschäftsvorfällen und deren steuerliche Auswirkungen nachträglich zu überprüfen. Aus diesem Grund ist jeder Steuerpflichtige verpflichtet, Geschäftsdokumentationen, die im Rahmen der Geschäftstätigkeit entstehen, innerhalb der von Buchhaltung, Steuer-, Zoll-, Devisen- und anderen Vorschriften vorgegebenen Fristen aufzubewahren.

Unternehmer können Geschäftsdokumente auch in elektronischer Form aufbewahren. Unternehmer, die Geschäftsbücher mit elektronischen Geräten speichern, die Online-Zugriff auf Daten gewährleisten, müssen der Aufsichtsbehörde auf Anfrage den Zugriff, Download und die Nutzung dieser Geschäftsbücher ermöglichen.

Nach Ablauf der Aufbewahrungsfrist dürfen Steuerpflichtige die Unterlagen nicht eigenständig vernichten, alles ist im Archiv- und Archivmaterialgesetz geregelt. Dies muss berücksichtigt werden, bevor man die Unterlagen vernichtet und das Gesetz studiert.

Wie kann KORTO helfen?

KORTO.io unterstützt Finanzinstitute und Unternehmer bei der Verfolgung von Aufbewahrungsfristen für Buchhaltungs- und Steuerunterlagen. Es automatisiert Klassifizierung, Speicherung und Abruf von Finanzunterlagen und gewährleistet die Einhaltung von Buchhaltungsgesetz, allgemeinem Steuergesetz und weiteren Vorschriften. Dies macht Audits und Steuerprüfungen effizienter und stressfreier.

Szenario:
Ein Unternehmer nutzt KORTO.io, um automatisch Lohn- und Gehaltsunterlagen sowie Buchhaltungsbücher zu archivieren und Benachrichtigungen über bevorstehende Fristen zur Dokumentenaufbewahrung zu erhalten. Wenn Steuerprüfer Zugriff anfordern, kann der Unternehmer die erforderlichen Dokumente schnell über das System bereitstellen, wodurch Transparenz und Compliance gewährleistet werden.

Erfahren Sie mehr darüber, wie KORTO Finanzinstitute unterstützen kann.

Recht und Strafverfolgung: Aufbewahrung von Fällen und Beweismitteln

Verschiedene Vorschriften legen unterschiedliche Aufbewahrungsfristen für einzelne Dokumente fest. In diesen Fällen sollten die Unterlagen für die längste vorgeschriebene Frist aufbewahrt werden. Für Dokumente, deren Aufbewahrungsfrist gesetzlich nicht vorgeschrieben ist, sollte der Unternehmer die Frist selbst durch interne Regelungen festlegen.

Im Rechts- und Strafverfolgungsbereich ist die Datenaufbewahrung für die Fallbearbeitung und die Beweissicherung entscheidend. Strafbeweise, Akten und Ermittlungsunterlagen müssen über mehrere Jahre oder in einigen Fällen unbegrenzt aufbewahrt werden.

Geschäftsbücher (Journal, Hauptbuch und Nebenbücher) sind mindestens 11 Jahre aufzubewahren. Die Aufbewahrungsfrist beginnt am letzten Tag des Geschäftsjahres, auf das sie sich beziehen. Jahresabschlüsse, Jahresberichte und Prüfberichte (sofern das Unternehmen prüfungspflichtig ist) sind dauerhaft in Originalform aufzubewahren.

Die Nachverfolgung kann ohne geeignete Systeme schwierig sein, daher sind Best Practices zur Verwaltung der Aufbewahrung über Fälle hinweg wichtig.

Wie kann KORTO helfen?

KORTO.io unterstützt Anwaltskanzleien und Strafverfolgungsbehörden bei der sicheren Aufbewahrung von Akten, Beweisen und Ermittlungsunterlagen gemäß den gesetzlichen Aufbewahrungsfristen. Es ermöglicht langfristiges Archivieren und kontrollierten Zugriff, mit anpassbaren Aufbewahrungsrichtlinien auf Basis interner Regeln, wenn keine gesetzliche Frist existiert.

Szenario:
Eine Kanzlei, die sensible Fallakten verwaltet, nutzt KORTO.io, um die Aufbewahrung von Beweisen und Fallunterlagen für die gesetzlich vorgeschriebenen Fristen zu automatisieren. Das System verhindert eine vorzeitige Löschung und erleichtert die sichere, schnelle Wiederauffindung von Dateien während Gerichtsverfahren oder Audits.

Einzelhandel und E-Commerce

Die Aufbewahrung von Kundendaten ist notwendig für Kundenservice, Auftragsabwicklung und die Einhaltung steuerlicher Vorschriften. Transaktionsunterlagen und persönliche Daten müssen in der Regel mindestens fünf Jahre aufbewahrt werden.

Unternehmen müssen jedoch auch Datenschutzvorschriften wie die DSGVO einhalten, die die Speicherdauer personenbezogener Daten begrenzen, sofern kein klarer und gerechtfertigter Grund vorliegt. Eine ordnungsgemäße Datenaufbewahrung unterstützt bei Kundenanfragen, Rücksendungen und dem Schutz der Verbraucherrechte.

Wie kann KORTO helfen?

KORTO.io optimiert das Kundenmanagement, indem es Aufbewahrungspläne automatisiert – für Transaktionsunterlagen und persönliche Daten, wodurch die Einhaltung steuerlicher Vorschriften und der DSGVO gewährleistet wird. Es sorgt für ein Gleichgewicht zwischen der notwendigen Aufbewahrung von Daten für Geschäftszwecke und dem Schutz der Kundendaten.

Szenario:
Ein Online-Shop nutzt KORTO.io, um Kundendaten zu Bestellungen und Transaktionen für die erforderlichen fünf Jahre aufzubewahren, während persönliche Informationen, die nicht mehr benötigt oder gesetzlich nicht mehr gespeichert werden dürfen, automatisch gekennzeichnet und gelöscht werden, um die DSGVO-Konformität zu gewährleisten.

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Die Rolle der Datenaufbewahrung beim Schutz der Kundendaten

Datenaufbewahrung ist für Unternehmen aller Branchen entscheidend, vom Gesundheitswesen über Finanzen, Recht bis hin zu Einzelhandel und E-Commerce.

Das Verständnis branchenspezifischer Aufbewahrungsanforderungen gewährleistet Compliance, Sicherheit und effizientes Datenmanagement.

Die Automatisierung dieses Prozesses mit Tools wie KORTO hilft, Vorschriften einzuhalten und die Effizienz zu steigern. Durch Best Practices und Richtlinienbeispiele können Unternehmen Daten schützen, konform bleiben und Vertrauen bei ihren Kunden aufbauen.