Den Wert von Geschäftsinformationen verstehen
Nachdem ich nun den kleinen (und wichtigsten) Prozentsatz der Informationen meines Unternehmens als Aufzeichnungen identifiziert habe, muss ich mir die verbleibenden Informationen ansehen.
Das erinnert mich an das Pareto-Prinzip und die 80/20-Regel. 20 % der Informationen meines Unternehmens enthalten 80 % des Werts. Leider muss ich mich trotzdem um die restlichen 80 % kümmern und Entscheidungen treffen, auch wenn sie nur 20 % des Werts ausmachen. Schmerzhaft, ich weiß – aber vielleicht kann ich dadurch viele Kisten loswerden und alte Speichermedien sinnvoll wiederverwenden.
Dieser Prozess hilft mir auch, mehr Empathie für die vielen Bereinigungs- und Migrationsprojekte zu entwickeln, an denen ich beteiligt bin. Wenn ich Mitarbeitende frage, welche wichtigen Inhalte migriert werden sollen, lautet die Antwort meist: „Alles, bitte.“ Wenn ich sie jedoch bitte, Inhalte zuerst zu bereinigen und zu identifizieren, bevor die Migration beginnt, bekomme ich selten die gleiche Antwort. Wichtigkeit und Wert verändern sich eindeutig, wenn sie mit Aufwand verbunden sind – und die Herausforderung besteht darin, dass der Großteil der erstellten Inhalte nicht als wertvoll angesehen wird.
Ephemera
Pl. n. (Ephemeron, Sg.) Materialien – meist gedruckte Dokumente – die für einen bestimmten, begrenzten Zweck erstellt wurden und in der Regel nach Gebrauch verworfen werden sollen.
Geschäftsinformationen ohne Wert
Die einfachste Methode für mich, um festzustellen, ob Informationen für mich einen Wert haben, besteht darin, mir folgende Frage zu stellen: „Wenn ich diesen Ordner mit Dokumenten oder diese Box mit Dateien verliere – hätte das negative Auswirkungen auf mich oder mein Unternehmen?“ Wenn die Antwort „Nein“ lautet, dann hat sie tatsächlich keinen Wert.
Denke an E-Mails, die nichts mit deiner Arbeit oder deinen Aufgaben zu tun haben, Newsletter, Kopien und Entwürfe von Dokumenten sowie informelle erstellte Inhalte. Meine persönliche Herausforderung besteht darin, dass ich selten zurückgehe, um Inhalte zu bereinigen oder zu löschen – und genau diese Informationen machen den größten Teil der Daten aus, die ich horte.
Geschäftsinformationen mit Wert
Wenn ich auf die obige Frage mit „Ja“ antworte, dann haben die Informationen für mich einen Wert. Auch wenn sie nicht als Aufzeichnungen gelten und nur eine begrenzte Lebensdauer haben, sind sie dennoch nützlich – insbesondere als Referenz oder zur Wiederverwendung. Beispiele hierfür wären für mich Schulungshandbücher und -videos, projektbezogene E-Mails, formale Kommunikation, Budgets und Verkaufsprognosen.