Wie werden medizinische Unterlagen gespeichert?

Besitzer von Speichersystemen für medizinische Unterlagen sollten sorgfältig darauf achten, wo sie ihre Dokumente aufbewahren. Jeder, der im Gesundheitswesen gearbeitet hat, kennt das Szenario – man braucht die Patientenakte JETZT SOFORT, und sie ist nirgendwo zu finden. Oder sie liegt unter einem Stapel anderer Papiere begraben, oder jemand hat vergessen, sie wieder an den richtigen Platz zu legen.

Früher war alles auf Papier. Tonnenweise Papier, gestopft in Aktenschränke, die sich über Nacht zu vermehren schienen. Heute übernehmen Computer den größten Teil – aber ehrlich gesagt? Das hat ganz neue Probleme geschaffen.

Klar, man findet Dinge schneller (wenn das System funktioniert), aber jetzt haben wir es mit Hackern, Systemabstürzen und Mitarbeitern zu tun, die lieber wieder Papier benutzen würden, als ein weiteres Software-Update zu lernen. Unternehmen wie KORTO haben daraus ein ganzes Geschäft gemacht, Krankenhäusern bei diesem Chaos zu helfen.

Traditionelle Methoden der Aufbewahrung medizinischer Unterlagen

Wenn man ein Krankenhaus betritt, das seit den 80er- oder 90er-Jahren existiert, stößt man wahrscheinlich auf einen vergessenen Raum, der vom Boden bis zur Decke mit Metallschränken gefüllt ist. Je weiter man hineingeht, desto älter werden die Akten.

Jedes Krankenhaus hatte sein eigenes System. Einige ordneten alphabetisch, andere nach Patientennummern, und die ganz alten Einrichtungen hatten diese seltsamen Farbcodes, die nur für denjenigen Sinn ergaben, der sie erfunden hatte.

Papierakten hatten jedoch auch ihre guten Seiten. Es war befriedigend, durch echte Seiten zu blättern, die Handschrift des Arztes über die Jahre zu sehen oder einen Haftzettel zu entdecken, den jemand als Erinnerung hinterlassen hatte. Wenn der Strom ausfiel (was immer im ungünstigsten Moment passierte), waren Papierakten immer noch da.

Aber die Probleme waren endlos. Feuer war immer eine Gefahr – man stelle sich vor, Jahrzehnte an Patientenhistorie zu verlieren, weil jemand einen Heizlüfter angelassen hat. Wasserschäden waren ein weiterer Albtraum. Ich kenne Einrichtungen, deren gesamte Archivräume überflutet wurden, und sie verbrachten Monate damit, mit Haartrocknern und Entfeuchtern zu retten, was zu retten war.

Der Aufstieg elektronischer Gesundheitsakten (EHRs)

Der Umstieg auf elektronische Akten erfolgte nicht über Nacht. Man wusste, dass es passieren würde, aber es dauerte ewig, bis Ergebnisse sichtbar wurden.

Die ersten Computersysteme in den 60er- und 70er-Jahren waren im Grunde überdimensionierte Taschenrechner. Sie konnten grundlegende Patientendaten und vielleicht einige Laborwerte speichern – das war’s. Der eigentliche Durchbruch kam, als Personal Computer so günstig wurden, dass jede Pflegestation einen haben konnte.

Plötzlich konnten Ärzte Notizen direkt am Computer eingeben, statt sie auf Papier zu kritzeln. Laborergebnisse erschienen automatisch. Röntgenbilder zeigten sich auf Bildschirmen anstelle der alten Leuchtkästen. Es war wie Magie – wenn es funktionierte.

Die Regierung trieb den Wandel in den 2000ern mit dem HITECH-Gesetz voran. Im Grunde sagten sie: „Nutzt elektronische Akten, sonst zahlen wir euch weniger.“ Die meisten Krankenhäuser verstanden die Botschaft ziemlich schnell.

Die Vorteile wurden offensichtlich, sobald die Kinderkrankheiten beseitigt waren. Notärzte konnten sofort die vollständige Patientenhistorie anderer Krankenhäuser einsehen. Fachärzte konnten Testergebnisse prüfen, bevor Patienten überhaupt auftauchten. Apotheker konnten gefährliche Wechselwirkungen erkennen, die zuvor möglicherweise übersehen wurden.

Moderne EHR-Systeme machen weit mehr als nur Informationen zu speichern. Sie können vorhersagen, welche Patienten wahrscheinlich wieder ins Krankenhaus eingewiesen werden, Behandlungen auf Grundlage der neuesten Forschung vorschlagen und Qualitätskennzahlen verfolgen, die die Patientenversorgung verbessern. Was einst digitale Aktenschränke waren, sind heute intelligente Werkzeuge, die Ärzten helfen, bessere Entscheidungen zu treffen.

Wichtige Überlegungen bei der modernen Speicherung medizinischer Daten

Werfen wir einen Blick auf einige der wichtigsten Aspekte moderner medizinischer Datenspeicherung.

Datensicherheit und Datenschutz

Datensicherheit bei der Verwaltung medizinischer Unterlagen ist das Wichtigste, worauf man achten sollte. Ihre gesamte Krankengeschichte ist auf dem Schwarzmarkt viel mehr wert als Ihre Kreditkartennummer – wir sprechen von Hunderten von Dollar pro Datensatz.

Gesundheitsorganisationen haben das auf die harte Tour gelernt. Erinnern Sie sich an den Anthem-Datenverstoß von 2015? Fast 80 Millionen Menschen hatten ihre persönlichen Daten verloren. Dann kam 2017 WannaCry – Ransomware, die Krankenhäuser weltweit lahmlegte. Manche mussten vorübergehend wieder auf Papierakten umsteigen, um weiterarbeiten zu können.

Diese Vorfälle waren Weckrufe. Krankenhäuser begannen, Cybersicherheitsexperten einzustellen und große Summen in Schutzmaßnahmen zu investieren. Heute wird alles verschlüsselt – Patientendaten werden mit komplexen Algorithmen verschlüsselt, die ohne den richtigen Schlüssel praktisch unmöglich zu knacken sind.

Zugriffskontrollen sind ein weiterer wichtiger Punkt. Nicht jeder muss alles sehen. Pflegekräfte können aktuelle Medikamente und Vitalwerte einsehen, aber keine psychiatrischen Notizen. Abrechnungsmitarbeiter können Versicherungsdaten sehen, aber keine klinischen Details. Besonders sensible Informationen – etwa HIV-Status oder Suchtherapie – erfordern oft spezielle Berechtigungen.

Jeder Klick wird protokolliert. Administratoren können genau sehen, wer welche Daten wann eingesehen hat. Diese Prüfprotokolle helfen, verdächtige Aktivitäten zu erkennen und Beweise zu liefern, wenn etwas schiefgeht.

Aber menschliches Versagen bleibt das größte Risiko. Mitarbeitende schicken Patientendaten versehentlich an die falsche E-Mail-Adresse oder lassen ihren Computer entsperrt in einem öffentlichen Bereich. Schulungen helfen – aber Fehler passieren.

Zugänglichkeit und Interoperabilität

Hier haben elektronische Akten viel versprochen, aber anfangs wenig geliefert. Die Idee war, dass Patientendaten überall und jederzeit verfügbar sind. In der Realität kauften Krankenhäuser jedoch unterschiedliche Systeme, die nicht miteinander kommunizieren konnten.

Man erhält eine Behandlung in Krankenhaus A, muss dann aber für etwas anderes in Krankenhaus B. Selbst wenn beide elektronische Akten nutzen, sind sie oft inkompatibel. Der Notarzt in Krankenhaus B sieht Ihre Medikamentenliste aus Krankenhaus A nicht – also werden Tests doppelt durchgeführt.

Diese Fragmentierung führte zu echten Problemen. Patienten begannen, USB-Sticks mit ihren Daten zu tragen oder Ausdrucke zwischen Ärzten mitzunehmen.

Technische Standards wie HL7 und FHIR sollten das Problem lösen, indem sie gemeinsame Formate zum Datenaustausch schaffen. Der Fortschritt war langsam, aber er kommt. In manchen Regionen gibt es inzwischen Gesundheitsinformationsnetzwerke, die autorisierten Ärzten den Zugriff auf Daten aus mehreren Einrichtungen ermöglichen.

Mobiler Zugriff hat ebenfalls vieles verändert. Ärzte können Laborergebnisse von zu Hause prüfen oder Patientendaten auf dem Smartphone abrufen. Das bringt aber neue Sicherheitsrisiken – was passiert, wenn ein Gerät mit Patientendaten gestohlen wird?

Cloud-Computing bietet neue Möglichkeiten, aber auch neue Sorgen. Daten in entfernten Rechenzentren zu speichern ermöglicht bessere Notfallwiederherstellung und automatische Backups. Doch viele Gesundheitsorganisationen sind weiterhin vorsichtig, Patientendaten in die Cloud zu verlagern.

KORTOs Rolle bei sicherer und effizienter Speicherung

Zu wissen, wie und wo medizinische Unterlagen aufbewahrt werden, bedeutet mehr, als nur Arztberichte und Testergebnisse zu speichern. Gesundheitseinrichtungen erzeugen riesige Mengen anderer Dokumente – Versicherungsformulare, Einverständniserklärungen, Richtlinienhandbücher, Schulungsunterlagen. Traditionelle EHR-Systeme bewältigen klinische Daten recht gut, kommen aber mit all dem anderen oft nicht zurecht.

Hier kommt KORTO ins Spiel. Das Unternehmen hat erkannt, dass effektive Gesundheitsversorgung nur funktioniert, wenn all diese Dokumenttypen nahtlos zusammenarbeiten. Ihre Enterprise Content Management (ECM)-Plattform deckt die komplexen Arbeitsabläufe ab, mit denen Gesundheitsorganisationen täglich konfrontiert sind.

Ein Krankenhaus kann Verträge mit Dutzenden von Anbietern, Compliance-Dokumentation für verschiedene Behörden und Schulungsunterlagen für Hunderte von Mitarbeitenden haben. Diese Dokumente beeinflussen die Patientenversorgung direkt, befinden sich jedoch oft in völlig getrennten Systemen von den klinischen Daten.

KORTOs Electronic Document Management Systems (EDMS) erfassen Dokumente aus mehreren Quellen – gescannte Papierformulare, digitale Dateien, Faxberichte und elektronische Einsendungen. Dank intelligenter Indexierung lassen sich spezifische Dokumente schnell finden, sei es eine Einverständniserklärung von vor fünf Jahren oder die neueste Version eines klinischen Protokolls.

Sicherheit ist in jedes Detail integriert. Detaillierte Prüfprotokolle zeigen, wer wann auf welche Dokumente zugegriffen hat. Rollenbasierte Berechtigungen stellen sicher, dass sensible Informationen nur autorisierte Personen erreichen. Verschlüsselung schützt Dokumente sowohl im Speicher als auch bei der Übertragung.

Automatisierte Workflows helfen, Routineprozesse zu vereinfachen. Neue Patientendokumente werden automatisch an die richtigen Abteilungen weitergeleitet. Aktualisierte Richtlinien können an relevante Mitarbeitende verteilt und deren Empfang automatisch bestätigt werden. Qualitätskontrollen lassen sich direkt in Dokumentenprozesse integrieren.

Die Integration in bestehende Systeme bedeutet, dass Organisationen ihre bisherigen EHR-Investitionen nicht aufgeben müssen. Patientendokumente, die in KORTOs Systemen gespeichert sind, können mit klinischen Daten verknüpft werden – so erhalten Ärztinnen und Ärzte eine vollständige Sicht auf alle Patientendaten, ohne in mehreren Systemen suchen zu müssen.