Elektronisches Dokumentenmanagementsystem – Alles, was Sie wissen müssen

Für jede Organisation, sei es im Bankwesen oder bei großen Unternehmen, sind Dokumente von großer Bedeutung und müssen effektiv verwaltet werden. Der Berg an physischen Unterlagen kann sehr frustrierend sein, was zu fehlplatzierten Akten, Unordnung und Ineffizienz führt.

Hier kommt das EDMS ins Spiel und revolutioniert die Art und Weise, wie Unternehmen ihre Dokumente speichern, verwalten und abrufen. Egal, ob Sie ein kleines Unternehmen oder ein großes Konzern sind, es ist sehr wichtig zu verstehen, wie ein EDMS den Ablauf von Unternehmensfunktionen vereinfacht, um Produktivität und Sicherheit zu erhöhen.

Dieses Tutorial führt Sie durch die wichtigsten Vorteile eines EDMS, zeigt, wie EDMS die Suche und den Abruf erleichtert, beschreibt Funktionen, auf die Sie achten sollten, die Haupttypen von EDMS und gibt Hinweise zur Auswahl eines geeigneten EDMS für Ihre Organisation.

Die wichtigsten Vorteile der Nutzung eines EDMS

Der Hauptzweck eines EDMS besteht darin, das Dokumentenmanagement zu zentralisieren, indem Dokumente digitalisiert, gespeichert und organisiert werden. Das gesamte Konzept des DMS bietet viele Vorteile für jede Branche:

1. Effizienz und Zeitersparnis: Einer der bemerkenswertesten Vorteile eines EDMS ist die Zeitersparnis. Mitarbeiter müssen nicht mehr manuell durch Papierstapel oder mehrere Ordner suchen, um das zu finden, was sie benötigen. Digitale Dokumente werden in einem zentralen System gespeichert und sind in Sekunden über eine schnelle Suche zugänglich.
2. Kostensenkung: Durch die Reduzierung des Bedarfs an physischen Lagereinrichtungen wie Aktenschränken, Papier und Tinte kann ein Unternehmen viele betriebsbedingte Ausgaben reduzieren. Darüber hinaus wird durch erhöhte Arbeitsgeschwindigkeit weniger Mitarbeiterzeit für die Dokumentenverwaltung benötigt, die für andere wesentliche Aufgaben genutzt werden kann.
3. Erhöhte Sicherheit: Papierdokumente gehen leicht verloren, werden gestohlen oder beschädigt. Ein EDMS bietet unternehmensweit hohe Sicherheit mit Funktionen wie Verschlüsselung, Zugriffskontrollen und Audit-Trails, sodass Ihre sensiblen Dokumente nur von autorisierten Personen eingesehen werden können und Ihre kritischen Daten geschützt bleiben.

Wie verbessert ein EDMS die Suche und den Abruf von Dokumenten?

Eines der größten Probleme im Dokumentenmanagement ist die Schwierigkeit, bestimmte Informationen zeitnah zu finden. Ein leistungsfähiges EDMS löst dies, indem es den Such- und Abrufprozess optimiert.

Metadaten und Indexierung

EDMS ermöglicht es Benutzern, Dokumenten Metadaten (z. B. Tags, Schlüsselwörter, Autor, Erstellungsdatum) zuzuweisen, wodurch sie leichter zu suchen und abzurufen sind. Anstatt sich auf Dateinamen oder Ordner zu verlassen, verbessern Metadaten die Suchmöglichkeiten, indem sie Filterung nach mehreren Kriterien erlauben.

Volltextsuche

Viele EDMS-Systeme bieten auch Volltextsuchfunktionen, bei denen der gesamte Text eines Dokuments nach Schlüsselwörtern oder Phrasen durchsucht wird. Dies ist besonders nützlich, wenn lange Dokumente wie Verträge oder Forschungsarbeiten durchsucht werden, deren Titel oder Metadaten die gesuchten Informationen nicht enthalten.

Schneller Abruf von mehreren Standorten

Egal, ob in der Cloud oder auf lokalen Servern gespeichert, ein EDMS zentralisiert den Dokumentenzugriff. Mitarbeiter müssen nicht zwischen mehreren Plattformen oder Speicherorten wechseln, um das Gewünschte zu finden; das System zieht Informationen aus allen Speicherpunkten.

Versionskontrolle

Ein EDMS sorgt dafür, dass Benutzer stets mit der neuesten Version eines Dokuments arbeiten. Es reguliert Verwirrung durch Kopien, verfolgt Änderungen, speichert frühere Versionen und erlaubt den Nutzern, bei Bedarf zu einer früheren Version zurückzukehren.

Wichtige Funktionen von elektronischen Dokumentenmanagementsystemen

Bei der Bewertung verschiedener EDMS-Optionen ist es wichtig, auf Schlüsselmerkmale zu achten, die ein effizientes Dokumentenmanagement gewährleisten. Dazu gehören:

1. Benutzerfreundliche Oberfläche: Das System sollte intuitiv sein, damit Mitarbeiter es schnell verstehen und nutzen können.
2. Integration mit anderen Tools: Kompatibilität oder Integration mit anderen von Ihrer Organisation genutzten Software-Tools wie CRM, ERP oder E-Mail-Systemen ist entscheidend.
3. Dokumentscanning und OCR: Ein EDMS sollte starke Scanfunktionen in Kombination mit OCR bieten, um gescannte Dokumente in durchsuchbaren und bearbeitbaren Text zu konvertieren.
4. Mobiler Zugriff: Mit zunehmendem Trend zu Remote-Arbeit ist ein mobilfreundliches EDMS entscheidend. Mitarbeiter können Dokumente von Smartphones oder Tablets aus abrufen, hochladen und bearbeiten.
5. Sicherheitsfunktionen: Achten Sie auf Funktionen wie rollenbasierte Zugriffskontrolle, Verschlüsselung und sichere Freigabeoptionen zum Schutz sensibler Informationen.

Welche Haupttypen von EDMS gibt es?

Es gibt verschiedene Arten von EDMS, die jeweils auf spezifische organisatorische Anforderungen zugeschnitten sind:

1. On-Premise EDMS

Dieses EDMS befindet sich auf den Servern Ihrer Organisation. Sie haben volle Kontrolle über das System und die Daten, müssen jedoch für Sicherheit und Hardwareaktualisierung sorgen. On-Premise-EDMS eignet sich für Organisationen, die mit besonders sensiblen Informationen arbeiten und strenge Sicherheitsrichtlinien einhalten müssen.

2. Cloud-basiertes EDMS

Cloud-EDMS speichert Dokumente auf Servern von Drittanbietern über das Internet. Diese Lösung ist skalierbar, wartungsarm und aus der Ferne zugänglich. Ideal für Unternehmen, die Flexibilität benötigen, die anfänglichen Kosten reduzieren möchten oder ein mobiles Team haben.

3. Hybrides EDMS

Hybrides EDMS kombiniert On-Premise- und Cloud-Systeme. So können sensible Dokumente vor Ort gespeichert werden, während weniger kritische Dateien die Cloud nutzen. Diese Flexibilität ermöglicht es Unternehmen, ihre Dokumentenmanagementstrategie je nach Art der Daten anzupassen.

4. Branchenspezifisches EDMS

Ein EDMS für Branchen wie Gesundheitswesen oder Recht kann branchenspezifische Anpassungen mit vorinstallierten Spezialtools für das Dokumentenmanagement gemäß den Vorschriften dieser Sektoren erfordern.

Wie wählt man das richtige EDMS für die eigene Organisation aus?

Definieren Sie genau, welche Probleme Sie mit dem EDMS lösen möchten. Beispielsweise könnte es die Dokumentensuche beschleunigen oder Unordnung reduzieren. Denken Sie auch an zukünftige Bedürfnisse, damit das System mit Ihrem Unternehmen mitwachsen kann.

Wenn es an der Zeit ist, ein EDMS für Ihre Organisation zu wählen, sollte KORTO Ihre erste Wahl sein. KORTO ist ein sicheres Fundament für das Dokumentenmanagement, das Compliance reibungslos und ohne Unterbrechungen gewährleistet.

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