Was bedeutet DMS in der Buchhaltung?

Buchhalter bearbeiten viele verschiedene Dokumententypen, wie Rechnungen, Belege, Finanzberichte, Steuerunterlagen und Prüfungsunterlagen. Diese Dokumente können sich schnell anhäufen, was es für Buchhalter schwierig macht, die benötigten Informationen zu finden und alles organisiert zu halten.

Ein DMS-System ist in dieser Situation erforderlich, da es hilft, diese Probleme zu lösen, indem Papierdokumente in digitale Dateien umgewandelt und an einem zentralen Ort gespeichert werden. Das System erleichtert tägliche Aufgaben durch Automatisierung einfacher Arbeiten, unterstützt die Einhaltung gesetzlicher Vorschriften und ermöglicht ein schnelleres Auffinden und Nachverfolgen von Dokumenten, wodurch Fehler reduziert werden.

Hauptfunktionen eines DMS in der Buchhaltung

Ein elektronisches DMS bietet viele Funktionen, die die Buchhaltungsarbeit erleichtern, Daten organisieren und die Effizienz insgesamt verbessern. Hier ein Überblick, was ein DMS für die Buchhaltung leisten kann:

Dokumentenspeicherung und Organisation

Eine Hauptanwendung eines DMS in der Buchhaltung, ebenso wie bei einem DMS im Bankwesen, besteht darin, Dokumente zu speichern und zu organisieren. Die Nutzung von Papierakten kann langsam und schwer zu verwalten sein. Mit einem DMS werden alle Dokumente gescannt und digital in einem zentralen System gespeichert. Buchhalter können diese Dateien nach Kunde, Projekt, Jahr oder Typ sortieren, was das Auffinden erleichtert.

Das System nutzt außerdem Tags und Schlüsselwörter, sodass Dokumente mit einer einfachen Suche schnell gefunden werden können. Diese Funktion spart Buchhaltern Zeit und ermöglicht ihnen, sich auf wichtige Aufgaben zu konzentrieren. Außerdem sorgt die Versionskontrolle dafür, dass alle immer mit der aktuellsten Version eines Dokuments arbeiten, wodurch Verwirrung und Fehler vermieden werden.

Workflow-Automatisierung

Ein großer Vorteil eines DMS ist, dass es Aufgaben automatisieren kann. Vorgänge wie die Genehmigung von Rechnungen, die Verarbeitung von Zahlungen und das Teilen von Dokumenten können manuell langsam und fehleranfällig sein. Ein DMS beschleunigt diese Prozesse, indem Dokumente automatisch durch die verschiedenen Schritte geleitet werden.

Wenn beispielsweise eine Rechnung hochgeladen wird, kann sie sofort an die zuständige Person zur Genehmigung gesendet werden. Erinnerungen sorgen dafür, dass alles reibungslos weiterläuft und Verzögerungen vermieden werden. Dies reduziert Fehler und Nacharbeiten, wodurch Buchhaltungsteams effizienter arbeiten und sich auf wertvollere Aufgaben konzentrieren können.

Compliance und Audit-Unterstützung

Die Einhaltung von Buchhaltungsregeln und Vorschriften ist für Unternehmen sehr wichtig. Ein DMS unterstützt dies, indem es detaillierte Aufzeichnungen über jede Aktion an einem Dokument führt, z. B. wann es erstellt, angesehen, bearbeitet oder geteilt wurde und von wem. Dies ist sowohl für interne als auch externe Prüfungen hilfreich, da es eine klare Historie jedes Dokuments liefert.

Ein DMS unterstützt auch Vorschriften, die verlangen, dass Dokumente für einen bestimmten Zeitraum aufbewahrt werden. Dadurch können Unternehmen Bußgelder und andere Probleme vermeiden, indem sie sicherstellen, dass Dokumente sicher gespeichert und rechtlichen Anforderungen entsprechen.

Vorteile eines DMS in der Buchhaltung

Der Einsatz eines DMS in der Buchhaltung bringt viele Vorteile, die Genauigkeit, Effizienz und die Arbeitsqualität insgesamt verbessern. Hier sind einige der wichtigsten Vorteile:

Genauigkeit und Effizienz steigern

Ein DMS verbessert die Genauigkeit in der Buchhaltung, indem es menschliche Fehler reduziert. Das manuelle Erfassen von Daten und Bearbeiten von Dokumenten führt häufig zu Fehlern wie doppelten Einträgen oder verlorenen Dateien. Ein DMS reduziert diese Fehler, indem es Aufgaben digitalisiert und Workflows automatisiert, sodass Daten konsistent und korrekt erfasst werden.

Das Auffinden von Dokumenten wird ebenfalls einfacher. Buchhalter können gezielt nach einem Dokument suchen und es innerhalb von Sekunden finden, egal wo es im System gespeichert ist. Dieser schnelle Zugriff unterstützt schnelle Entscheidungen und reduziert Zeitverluste bei nicht wertschöpfenden Aufgaben.

Ein DMS erleichtert nicht nur Prozesse, sondern hilft auch Teams, besser zusammenzuarbeiten und Dokumente sicher zu halten. Teammitglieder können gleichzeitig an Dokumenten arbeiten, Kommentare hinzufügen und Änderungen vornehmen, die alle sehen können. Diese Echtzeit-Zusammenarbeit reduziert Missverständnisse und sorgt dafür, dass alle auf dem gleichen Stand bleiben.

Sicherheit ist ein weiterer wesentlicher Vorteil. Ein DMS verfügt über Funktionen wie Zugriffskontrollen und Datenverschlüsselung, sodass nur autorisierte Personen bestimmte Dokumente einsehen können. Dies schützt sensible Finanzinformationen. Regelmäßige Backups und Sicherheitsfunktionen verhindern den Verlust von Dokumenten durch technische Probleme oder Cyberangriffe.

Papierkram und Kosten reduzieren

Der Umstieg von Papierakten auf ein DMS spart Geld und reduziert Papierkram. Die Aufbewahrung physischer Dokumente benötigt Platz und verursacht Kosten für Druck, Kopien und Verwaltung. Diese Kosten summieren sich im Laufe der Zeit. Ein DMS reduziert viele dieser Kosten, da alles digital bleibt, was weniger Papier, Druckertinte und Speicherplatz erfordert.

Die digitale Natur eines DMS erleichtert zudem das Arbeiten aus der Ferne. Mitarbeiter können sicher von überall auf Dokumente zugreifen. Dies unterstützt Buchhaltungsteams, produktiv zu bleiben, egal ob sie im Büro oder von zu Hause arbeiten. Die Digitalisierung von Dokumenten fördert zudem eine umweltfreundlichere Arbeitsweise.

Verbessern Sie Ihre Buchhaltungsprozesse mit einem DMS

Die langfristigen Vorteile eines DMS gehen über reine Kosteneinsparungen hinaus. Es steigert die Produktivität, verbessert die Datenqualität und unterstützt bei rechtlichen Anforderungen – alles entscheidend, um wettbewerbsfähig zu bleiben. Die Wahl eines DMS ist mehr als nur die Einführung neuer Technologie, weshalb die Wahl eines guten Systems so wichtig ist.

Für Buchhaltungsunternehmen bietet Software wie KORTO moderne Werkzeuge, die speziell für sie entwickelt wurden. Sie kombinieren eine benutzerfreundliche Oberfläche mit starken Sicherheitsfunktionen, um Dokumente sicher und rechtskonform zu halten.

KORTO bietet leistungsstarke Such- und Indexierungsfunktionen, die Buchhaltern helfen, Dokumente schnell zu finden, Zeit zu sparen und Stress bei Prüfungen oder der Berichterstellung zu reduzieren. Außerdem ermöglicht es den sicheren Dokumentenaustausch, sodass Buchhalter wichtige Dateien über verschlüsselte Links und Zugriffskontrollen sicher mit Kunden oder Kollegen teilen können und die Informationen jederzeit geschützt bleiben.

Darüber hinaus unterstützt KORTO automatisierte Workflows, sodass Buchhalter Prozesse für Dokumentengenehmigungen und -prüfungen einrichten können, die automatisch ablaufen. Dies sorgt für konsistente Abläufe, beschleunigt Routineaufgaben und stellt sicher, dass Fristen eingehalten werden, ohne die Genauigkeit zu beeinträchtigen.