Warum ist es wichtig, ein DMS in Ihrem Unternehmen zu haben?

Geordnete Dokumentenverwaltung hat oberste Priorität in Unternehmen jeder Größe. Von regulatorischen Herausforderungen bis hin zur operativen Effizienz haben sich Dokumentenmanagement-Systeme (DMS) als unverzichtbare Werkzeuge für Unternehmen etabliert, die ihre Abläufe optimieren und vertrauliche Daten sichern möchten.

Egal, ob Ihr Einflussbereich ein Großunternehmen, ein innovatives Start-up oder ein regulierter Sektor wie Bankwesen ist – die Einführung eines DMS kann Ihre Dokumentenprozesse erheblich transformieren.

Doch wo liegt die Bedeutung eines DMS für Ihr Unternehmen? In diesem Artikel beleuchten wir fünf zentrale Gründe, warum Investitionen in ein DMS den Kurs Ihrer Organisation nachhaltig beeinflussen können.

Verbesserte Dokumentensicherheit und Compliance

In Zeiten stetig zunehmender Cyber-Bedrohungen und verschärfter Datenschutzgesetze steigt die Notwendigkeit für gesicherte Datenspeicherung und die Einhaltung rechtlicher Vorgaben erheblich – ein Thema, das für Unternehmen alarmierend sein kann.

Ein entscheidender Faktor zur Verbesserung der Dokumentensicherheit ist ein Dokumentenmanagement-System (DMS). Wie? Durch die Kombination effizienter Strategien wie starker Verschlüsselung, Zugriffssteuerung und Audit-Trails; der Zugriff wird nur autorisiertem Personal gewährt.

Ziel ist es, Risiken durch Datenverstöße zu verringern, die zu hohen Strafen und gleichzeitig zu Reputationsschäden führen könnten.

Besonders in Branchen wie dem Bankwesen, wo sensible Kundendaten im Mittelpunkt stehen, sorgt ein DMS für eine dringend benötigte beruhigte Umgebung.

Viele elektronische DMS Systeme sind mit Compliance-Funktionen ausgestattet, die Unternehmen helfen, strenge regulatorische Vorgaben wie GDPR, HIPAA und andere einzuhalten.

So wird das höchste Maß an Sicherheit und Compliance für wichtige Unternehmensdaten gewährleistet – unabhängig von der Branche.

Verbesserte Effizienz und Produktivität

Manuelle Dokumentenverwaltung in vielen Unternehmen führt oft zu Zeit- und Ressourcenverschwendung, insbesondere bei papierbasierten Systemen.

Indexierung, Archivierung und Verteilung von Dokumenten beanspruchen wertvolle Zeit, die besser für strategische Aufgaben genutzt werden könnte. DMS automatisiert die Dokumentenverwaltung und verkürzt die Zeit für Abruf, Weitergabe oder Aktualisierung von Informationen erheblich.

Ein DMS wie KORTO überzeugt durch nahtlose Integration in unterschiedliche Workflows, sodass Mitarbeiter wichtige Dokumente sofort von jedem Ort abrufen können – dies steigert Effizienz und Zusammenarbeit.

Ob Verträge, Kundendaten oder interne Unterlagen – ein DMS ermöglicht es, sich auf wesentliche Aufgaben zu konzentrieren, anstatt Zeit mit der Suche nach Dokumenten zu verschwenden. Dies ist besonders in großen Unternehmen wichtig, die täglich mit einer Flut von Dokumenten arbeiten.

Ein digitales DMS minimiert zudem die Wahrscheinlichkeit von Fehlern durch manuelle Dateneingabe oder verlorene Dokumente und gewährleistet so einen reibungslosen Ablauf.

Kosteneinsparungen und reduzierte Betriebsausgaben

Ein weiterer Vorteil eines DMS ist das Einsparpotenzial. Die anfänglichen Investitionskosten erscheinen hoch, doch der langfristige Nutzen rechtfertigt sie. Durch den Einsatz eines digitalen DMS können Unternehmen ihren Papierverbrauch, Druckkosten und physischen Archivierungsaufwand erheblich reduzieren – was zu spürbaren Kostensenkungen führt.

Beispielsweise verringert der Einsatz von DMS in großen Unternehmen den Bedarf an physischen Lagerflächen wie Aktenschränken und Lagern, was die Gesamtkosten senkt. Außerdem wird weniger Personal für Verwaltung und Wartung benötigt, sobald das System läuft.

Ein DMS reduziert zudem Personalkosten, da monoton wiederkehrende Aufgaben wie Ablage, Abruf und Verteilung automatisiert werden. Mitarbeiter können sich auf Tätigkeiten konzentrieren, die Wachstum und Innovation fördern.

Vereinfachte Dokumentensuche und -verwaltung

Ein gut implementiertes DMS ermöglicht schnellen und einfachen Zugriff auf Dokumente. Veraltete Aktenordner und unübersichtliche Serverordner gehören der Vergangenheit an. Dokumente lassen sich über Schlüsselwörter, Daten, Autoren oder benutzerdefinierte Tags finden, sodass Mitarbeiter präzise das finden, was sie benötigen.

Elektronische DMS-Plattformen ermöglichen es, alle Unterlagen in einem System zu organisieren, sodass sie mit wenigen Klicks abrufbar sind – besonders wertvoll im Bankwesen, wo schneller Zugriff auf aktuelle Finanzinformationen entscheidend ist.

In großen Unternehmen, die täglich Tausende von Dokumenten verarbeiten, vereinfacht ein DMS die Dokumentenverwaltung, indem es autorisierten Nutzern erlaubt, relevante Dateien von jedem Ort und Gerät aus abzurufen.

Diese erhöhte Zugänglichkeit beschleunigt Prozesse und stellt sicher, dass Dokumente stets aktuell sind, wodurch das Risiko der Nutzung veralteter Informationen minimiert wird.

Durch die zentrale Ablage und rollenbasierte Zugriffskontrollen reduziert ein DMS auch das Risiko von Duplikaten und Fehlern und steigert so die betriebliche Effizienz.

Umweltnachhaltigkeit

Nachhaltigkeit ist für viele Unternehmen ein wichtiges Thema. Papierbasierte Systeme tragen erheblich zu Abholzung, Abfall und Energieverbrauch durch Druck, Vervielfältigung und Lagerung bei. Der Umstieg auf ein DMS unterstützt die Umweltziele eines Unternehmens und reduziert den Papierverbrauch deutlich.

Digitale DMS-Lösungen ermöglichen es, alle Dokumente in digitaler Form zu speichern, wodurch die Abhängigkeit von Papier verringert wird. Verträge, Rechnungen und andere wichtige Dokumente können digital verwaltet werden.

Dies schont nicht nur die Umwelt, sondern positioniert Ihr Unternehmen auch als verantwortungsbewusste Organisation – ein Vorteil im umweltbewussten Markt.

Darüber hinaus werden durch den geringeren Papierverbrauch Kosten für Abfallmanagement gesenkt und CO₂-Emissionen reduziert – besonders relevant für große Unternehmen mit hohem Dokumentenvolumen.

Ein DMS ermöglicht es Ihrem Unternehmen, Nachhaltigkeitsziele zu erreichen und gleichzeitig die Betriebseffizienz zu steigern.

Arbeiten leichter machen mit KORTO

Verlorene Dateien, endlose Papierstapel, langsame manuelle Prozesse und der ständige Druck, Sicherheits- und Compliance-Anforderungen zu erfüllen – das sind alltägliche Herausforderungen für Unternehmen. Sie verschwenden Zeit, Ressourcen und hindern Ihr Team daran, sich auf das Wesentliche zu konzentrieren – Ihr Geschäft zu wachsen und Kunden einen Mehrwert zu bieten.

Zusätzlich besteht ein hohes Risiko für Datenverletzungen oder Nichteinhaltung von Vorschriften. Die Suche nach wichtigen Dokumenten kann Stunden dauern, Fehler in manuellen Prozessen sind unvermeidlich, und die Umweltbelastung durch papierbasierte Systeme ist nicht zu ignorieren.

KORTO bietet eine bessere Lösung. KORTO speichert alle Ihre Dateien sicher an einem zentralen Ort, sodass sie einfach zu finden und zu verwalten sind – von überall aus. Unser System automatisiert Routineaufgaben, reduziert menschliche Fehler und sorgt dafür, dass Ihr Unternehmen regelkonform mit aktuellen Vorschriften wie GDPR oder HIPAA bleibt.

KORTO vereinfacht nicht nur Ihre Abläufe, sondern hilft auch, Kosten zu sparen, indem Papierverbrauch und Lagerbedarf reduziert werden. Zudem unterstützt der Umstieg auf ein digitales DMS Ihre Nachhaltigkeitsziele und zeigt Ihr Engagement für den Umweltschutz – etwas, das Kunden und Stakeholder heute besonders schätzen.