Warum ordnungsgemäße Dokumentenaufbewahrung wichtig ist: Compliance-Risiken in der EU und den USA

Im heutigen regulatorischen Umfeld kann das Versäumnis, Geschäftsdokumente ordnungsgemäß zu verwalten, nicht nur ein internes Risiko darstellen – es kann zu enormen finanziellen Strafen, betrieblichen Störungen und Reputationsschäden führen.

Lassen Sie uns die realen Konsequenzen aufschlüsseln und sehen, wer diese Vorschriften durchsetzt.

EU: GDPR- und MiFID-II-Anforderungen

In der Europäischen Union wird die Aufbewahrung von Dokumenten durch mehrere Vorschriften geregelt, insbesondere:

• DSGVO (Datenschutz-Grundverordnung) — Die Artikel 5 und 32 verlangen eine sichere Speicherung und die Möglichkeit, personenbezogene Daten auf Anfrage abzurufen.

• MiFID II — Finanzinstitute müssen Kundenkommunikationen und Transaktionsaufzeichnungen mindestens fünf Jahre lang in einem manipulationssicheren und leicht abrufbaren Format aufbewahren.

Nichtbeachtung kann folgende Strafen nach sich ziehen:

• Bußgelder von bis zu 20 Millionen € oder 4 % des weltweiten Jahresumsatzes — je nachdem, welcher Betrag höher ist.

• Aussetzung oder Entzug von Geschäftslizenzen (insbesondere für Finanzdienstleister).

• Schädigung des Rufs, was zu Kundenverlusten und Vertrauensverlust bei Investoren führt.

• Erhöhte Kontrolle und zusätzliche Prüfungen durch Aufsichtsbehörden.

Wer setzt dies durch?

• Nationale Datenschutzbehörden (z. B. CNIL in Frankreich, BfDI in Deutschland, AZOP in Kroatien).

• ESMA (Europäische Wertpapier- und Marktaufsichtsbehörde) überwacht gemeinsam mit den nationalen Regulierungsbehörden Finanzinstitute.

USA: SEC- und FINRA-Dokumentenaufbewahrungsregeln

In den Vereinigten Staaten müssen Finanzinstitute Folgendes einhalten:

• SEC Rule 17a-4 — Verlangt von Broker-Dealern, elektronische Aufzeichnungen in einem nicht überschreibbaren, nicht löschbaren Format aufzubewahren.

• FINRA Rule 4511 — Verlangt von Unternehmen, Bücher und Aufzeichnungen für bestimmte Zeiträume und in bestimmten Formaten zu führen.

Nichtbeachtung kann folgende Strafen nach sich ziehen:

• Bußgelder von mehreren hunderttausend bis zu mehreren Millionen Dollar.

• Geschäftsbeschränkungen oder Lizenzsuspendierungen.

• Gerichtsverfahren und in schweren Fällen strafrechtliche Haftung für Führungskräfte.

• Pflichtprüfungen durch Dritte und laufende Überwachung durch Regulierungsbehörden.

Wer setzt dies durch?

• SEC (Securities and Exchange Commission) — Hauptfinanzaufsichtsbehörde.

• FINRA (Financial Industry Regulatory Authority) — Beaufsichtigt Broker-Dealer und Investmentgesellschaften.

• CFTC — Reguliert Rohstoff- und Terminmärkte und setzt Regeln zur Aufbewahrung von Unterlagen durch.

Beispiele für hohe Strafen aufgrund mangelhafter Dokumentenaufbewahrung

Weltweit wurden zahlreiche Finanzinstitute mit hohen Geldstrafen belegt, weil sie ihre Unterlagen nicht ordnungsgemäß verwaltet oder archiviert haben. Hier sind einige bemerkenswerte Fälle:

Vereinigte Staaten 🇺🇸

Wells Fargo – 185 Mio. USD (2016)
Grund: Unzureichende Handhabung und Archivierung von Kundendaten, darunter unerlaubte Kontoeröffnungen und mangelhafte Dokumentationspraktiken.
Aufsichtsbehörden: SEC, CFPB.

Deutsche Bank – 630 Mio. USD (2017)
Grund: Unvollständige Aufzeichnungen und fehlende Dokumentation verdächtiger Finanztransaktionen.
Aufsichtsbehörden: U.S. Department of Justice, New York Department of Financial Services.

Deutschland 🇩🇪

Deutsche Bank – 13,5 Mio. EUR (2020)
Grund: Mängel bei der ordnungsgemäßen Aufbewahrung von Geschäftsunterlagen und Berichterstattung.
Aufsichtsbehörde: BaFin (Bundesanstalt für Finanzdienstleistungsaufsicht).

Schweiz 🇨🇭

UBS – 1,5 Mrd. USD (2009)
Grund: Unzureichende Dokumentationspraktiken im Zusammenhang mit der Unterstützung von Kunden bei der Umgehung von US-Steuern.
Aufsichtsbehörden: U.S. SEC, Department of Justice.

Vereinigtes Königreich 🇬🇧

British Airways – 183 Mio. GBP (2019)
Grund: Unzureichende Datensicherheitsmaßnahmen führten zu Datenschutzverletzungen, die Millionen von Kunden betrafen.
Aufsichtsbehörden: ICO (Information Commissioner’s Office), DSGVO.

Equifax UK – 500.000 GBP (2018)
Grund: Datenschutzverletzung und unzureichender Schutz von Kundendaten.
Aufsichtsbehörden: ICO, DSGVO.

Österreich 🇦🇹

Raiffeisen Bank International – 4,5 Mio. EUR (2017)
Grund: Fehlerhafte Dokumentation und Aufbewahrung von Finanztransaktionen im Rahmen der EU-Meldepflichten.
Aufsichtsbehörde: Finanzmarktaufsicht (FMA).

Frankreich 🇫🇷

Orange – 350.000 EUR (2018)
Grund: Schlechte Verwaltung personenbezogener Kundendaten und Nichteinhaltung der DSGVO-Vorgaben.
Aufsichtsbehörde: CNIL (Commission Nationale de l’Informatique et des Libertés).

Google France – 50 Mio. EUR (2019)
Grund: Mangelnde Transparenz in der Datenverarbeitung und unzureichende Speicherung personenbezogener Informationen.
Aufsichtsbehörden: CNIL, DSGVO.

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