Häufige Fehler im Records Management, die Sie vermeiden sollten

Diese häufigen Fehler im Records Management, die vermieden werden sollten, kosten Unternehmen richtig viel Geld.

Datenverstöße verursachen für Unternehmen im Durchschnitt Kosten von 4,88 Millionen US-Dollar. Die meisten Unternehmen brauchen 194 Tage, um überhaupt zu erkennen, dass sie gehackt wurden. Rund 28 % der Unternehmen wurden in den letzten Jahren Opfer von Datenverletzungen – viele davon hätten durch bessere Aufbewahrung und Verwaltung von Unterlagen verhindert werden können.

Früher wurden Unterlagen einfach in Aktenschränken aufbewahrt, und das war’s. Heute jonglieren Unternehmen mit physischen Akten, E-Mails, Cloud-Speichern, Datenbanken und allem, was ihre IT-Abteilung sich letzten Monat ausgedacht hat. Verpatzt man nur ein Teil dieses Puzzles, bricht das ganze System zusammen.

Die größten Fehler im Records Management, die vermieden werden sollten

Einige Unternehmen glauben immer noch, Records Management bedeute, mehr Aktenschränke zu kaufen. Das sind die gleichen Leute, die sich wundern, warum ihre Versicherungsprämien steigen und warum Anwälte ihnen beängstigende Briefe wegen Compliance-Verstößen schicken.

Geschäftspartnerschaften verschlimmern die Lage zusätzlich. Wenn ein Unternehmen in einer Lieferkette gehackt wird, spüren es alle. 98 % der Unternehmen arbeiten mit mindestens einem Anbieter zusammen, der kürzlich einen Datenverstoß hatte. Ihre Unterlagen sind nur so sicher wie die Ihres schwächsten Geschäftspartners.

Alles in Lagerräumen stapeln

Betritt man die meisten kleinen Unternehmen, findet man Räume (oder mehrere Räume), die von Boden bis Decke mit Kisten voller alter Akten gefüllt sind. Der Besitzer glaubt, so Geld zu sparen, statt für professionelle Lagerung zu zahlen. Falsch.

Lagerräume nehmen teure Flächen ein, die für umsatzgenerierende Aktivitäten genutzt werden könnten. Temperaturschwankungen beschädigen Dokumente. Keine wirkliche Sicherheit bedeutet, dass jeder hereinkommen und vertrauliche Unterlagen mitnehmen kann. Wenn Mitarbeiter Zeit damit verschwenden, in Kisten nach einem bestimmten Vertrag zu suchen, ist das Geldverschwendung.

Professionelle DMS-Lösungen im Geschäftsumfeld kosten oft weniger als gedacht, besonders wenn man die Kosten für Platz, Klimakontrolle, Sicherheitssysteme und die bereits bezahlte Arbeitszeit berücksichtigt.

Auf Aufbewahrungsfristen improvisieren

Die meisten Unternehmen bewahren Dokumente nach Bauchgefühl statt nach tatsächlichen Vorschriften auf. Jemand denkt, Steuerunterlagen sollte man sieben Jahre aufbewahren, Personalakten "für alle Fälle" und Kundenverträge für immer, weil man nie weiß. Dieser Ansatz garantiert entweder, dass Dokumente zu lange aufbewahrt werden (teuer und riskant) oder zu früh vernichtet werden (potenziell illegal).

Verschiedene Arten von Unterlagen haben unterschiedliche Regeln. Die Anforderungen an die Aufbewahrungsfrist variieren je nach Branche, Standort und Geschäftsmodell. Die Aufbewahrungsfrist für Gehaltsunterlagen in Kalifornien unterscheidet sich von der in Texas, und beide unterscheiden sich von den bundesweiten Anforderungen.

Sicherheit als Nachgedanke behandeln

Aktenschränke mit kaputten Schlössern, geteilte Passwörter, Dokumente, die auf Druckern liegen – das ist wie die Haustür weit offen lassen mit einem Schild "Wertsachen drinnen".

Gesundheitsunternehmen haben diese Lektion auf die harte Tour gelernt. Durchschnittliche Kosten einer Datenverletzung liegen bei etwa 7,42 Millionen US-Dollar. Darin enthalten sind Klagen, Bußgelder, entgangene Umsätze und der anschließende PR-Albtraum.

Moderne elektronische Dokumentenmanagement-Systeme integrieren Sicherheit in alle Prozesse. Wer hat welches Dokument wann geöffnet und welche Änderungen vorgenommen – alles wird automatisch protokolliert.

Operative Probleme, die die Produktivität töten

Schlechtes Records Management erschwert die Arbeit aller und reduziert die Produktivität auf eine Weise, die in Berichten vielleicht nicht sichtbar ist, aber sich definitiv im Ergebnis niederschlägt.

Willkürliche Ablagesysteme, die keinen Sinn ergeben

Schon mal versucht, ein Dokument im Ablagesystem eines anderen zu finden? Einige Dateien werden nach Datum benannt, andere nach Kunde, wieder andere nach Projekt, und der Rest folgt einem System, das nur derjenige kennt, der es eingerichtet hat (und der das Unternehmen vor drei Jahren verlassen hat).

Mitarbeiter verbringen viel zu viel Zeit mit der Suche nach Dateien, anstatt echte Arbeit zu erledigen. Inkonsistente Benennungen verwandeln einfache Aufgaben in Schatzsuchen. Wenn jemand den Vertrag für ein Kundengespräch nicht findet, läuft das Meeting schlecht, und die Kunden merken es.

Gute Systeme haben Regeln, die jeder jedes Mal befolgt. Kunde zuerst, dann Projekttyp, dann Datum – was für Ihr Unternehmen funktioniert, muss in allen Abteilungen und bei allen Mitarbeitern konsistent sein.

Digitale Dateien komplett ignorieren

Manche Unternehmen haben so viel Energie in die Organisation ihrer Papierakten gesteckt, dass sie E-Mails, PDFs, Datenbanken und Cloud-Speicherkonten vergessen haben, die heutzutage die meisten wichtigen Informationen enthalten.

E-Mail ist der größte Übeltäter. Jeder behandelt sein Postfach wie ein persönliches Ablagesystem und mischt wichtige Geschäftskommunikation mit Essensplänen und Urlaubsfotos. Wenn jemand das Unternehmen verlässt, gehen Jahrzehnte an Geschäftskorrespondenz mit.

DMS im Rechnungswesen und anderen Geschäftsfunktionen müssen alles abdecken – Papier, E-Mails, Datenbanken, Cloud-Dateien. Alles, was geschäftsrelevant ist, muss korrekt verwaltet werden.

Rechtliche Probleme, die das Unternehmen lahmlegen können

Regulatorische Compliance ist nicht optional, auch wenn viele Unternehmer das so sehen. Wenn die Aufsichtsbehörden anklopfen, ist "Wir wussten es nicht" keine gültige Verteidigung vor Gericht.

Aufbewahrungsanforderungen nach Branche variieren stark. Was für ein Einzelhandelsgeschäft funktioniert, passt nicht für eine Arztpraxis oder einen Finanzberater. Fehler können existenzgefährdende Strafen nach sich ziehen.

Sensible Dokumente im normalen Müll entsorgen

Konkurrenten, Identitätsdiebe und andere durchsuchen regelmäßig Geschäftsmüll nach verwertbaren Informationen. Kontoauszüge, Kundenlisten, Mitarbeiterakten, strategische Pläne – alles landet in normalen Müllcontainern, wo es jeder mitnehmen kann.

Einfaches Löschen von Computerdateien reicht ebenfalls nicht. Jeder halbwegs kompetente Datenwiederherstellungsdienst kann "gelöschte" Dateien wiederherstellen, und viele Kriminelle wissen das.

Richtige Vernichtung bedeutet industrielles Schreddern von Papier und vollständiges Löschen elektronischer Medien. Führen Sie Aufzeichnungen darüber, was wann vernichtet wurde – diese Dokumentation benötigen Sie später eventuell.

Mitarbeiter nie in Verfahren schulen

Das beste Records Management System nützt nichts, wenn die Mitarbeiter nicht wissen, wie man es benutzt oder warum es wichtig ist. Die meisten sehen Records Management als lästige Arbeit, die ihre "richtige" Arbeit behindert.

Schulungen sollten praktische Dinge abdecken (wie ablegen, wie finden) und das große Ganze (warum korrektes Records Management jeden schützt). Machen Sie klar, dass jeder verantwortlich ist, die Regeln einzuhalten, nicht nur der Office-Manager oder die IT-Abteilung.

Nachhaltige Verbesserungen aufbauen

Die Behebung häufiger Fehler im Records Management erfordert mehr als nur neue Software oder mehr Personal. Es erfordert ein Umdenken in der Unternehmensführung und die Integration von Records Management in den täglichen Ablauf aller Mitarbeiter.

Beginnen Sie mit Best Practices für die Datenaufbewahrung, die zu Ihrer Branche und Situation passen. Erstellen Sie eine Unternehmensrichtlinie zur Dokumentenaufbewahrung, die die Mitarbeiter tatsächlich befolgen können (komplexe Richtlinien werden ignoriert).

Überprüfen Sie regelmäßig die Umsetzung. Was letztes Jahr funktioniert hat, passt möglicherweise dieses Jahr nicht mehr, wenn das Unternehmen gewachsen ist oder sich Vorschriften geändert haben. Planen Sie vierteljährliche Kontrollen, um Probleme zu erkennen, bevor sie zu Notfällen werden.

Gutes Records Management zahlt sich durch niedrigere Versicherungsprämien, weniger Rechtsprobleme, bessere Effizienz und einfachere Entscheidungen aus. Unternehmen, die dies richtig umsetzen, haben einen großen Vorteil gegenüber Konkurrenten, die immer noch alles in Lagerräume stopfen und hoffen, dass es gut geht.

Hören Sie auf, diese teuren Fehler zu machen

Probleme im Records Management lösen sich nicht von selbst und werden jedes Jahr teurer, wenn Sie warten.

KORTO hilft Unternehmen, ihre Dokumente unter Kontrolle zu bringen, ohne das Budget zu sprengen oder den Tagesbetrieb zu stören. Lassen Sie schlechtes Records Management nicht Ihr Unternehmen gefährden.

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