Beste Softwarelösungen für Records Management im Jahr 2025

Um das wachsende Datenvolumen zu bewältigen, verlassen sich Organisationen zunehmend auf robuste, skalierbare und konforme Softwarelösungen für Records Management (RMS).

Die richtige Lösung schützt sensible Informationen und stellt die Einhaltung gesetzlicher, regulatorischer und branchenspezifischer Anforderungen sicher. Im Jahr 2025 liegt der Schwerpunkt auf intelligenteren, KI-gestützten Systemen, die nahtlos in die bestehende IT-Infrastruktur integriert werden können und gleichzeitig benutzerfreundlich bleiben.

KORTO hat durch sein tiefes Verständnis der sich entwickelnden Anforderungen im Records Management zahlreiche RMS-Plattformen analysiert und benchmarkiert, um Unternehmen dabei zu helfen, Tools zu identifizieren, die Best Practices unterstützen und messbare Vorteile im Records Management bieten.

In diesem Artikel werden einige der führenden Records Management Softwarelösungen vorgestellt, mit einem Vergleich nebeneinander und Hinweisen, wie Sie das richtige System für Ihre Organisation auswählen.

Vergleich führender Softwarelösungen

Bei der Bewertung der besten Records Management Softwarelösungen im Jahr 2025 ist es wichtig zu berücksichtigen, wie jede Plattform Funktionalität, Compliance, Benutzerfreundlichkeit und Skalierbarkeit ausbalanciert.

Jede Lösung bietet einen einzigartigen Wert, der auf unterschiedliche organisatorische Bedürfnisse zugeschnitten ist, sei es für ein kleines Unternehmen mit begrenzten IT-Ressourcen oder ein multinationales Unternehmen mit strengen regulatorischen Anforderungen.

Software 1: M-Files

M-Files bietet einen innovativen Ansatz, indem Inhalte nach ihrem Charakter und nicht nach ihrem Speicherort organisiert werden. Dieses metadatenbasierte System unterstützt Compliance, reduziert Risiken und steigert die Effizienz.

M-Files punktet auch bei Benutzertraining und Onboarding und bietet intuitive Anleitung und Unterstützung, um Teams schnell einsatzbereit zu machen. Unternehmen, die große Mengen unterschiedlicher Daten verwalten – von Personalakten bis hin zu technischen Dokumenten – finden M-Files besonders wertvoll.

Darüber hinaus bietet das System mehrsprachige Unterstützung und eignet sich gut für internationale Operationen, da es konsistente Records-Praktiken über Grenzen hinweg ermöglicht. Der Fokus auf Benutzerakzeptanz und organisatorische Ausrichtung macht es zu einem führenden System in Bezug auf Benutzerfreundlichkeit und Funktionalität im RMS.

Wichtige Vorteile von "M-Files"

Ein entscheidender Vorteil von M-Files ist die metadatenbasierte Struktur. Im Gegensatz zu traditionellen Systemen, die auf Ordner-Hierarchien basieren, organisiert M-Files Dokumente und Records nach ihren Eigenschaften, sodass Benutzer Informationen dynamisch abrufen und klassifizieren können. Dieser Ansatz erhöht Sichtbarkeit und Zugänglichkeit.

Darüber hinaus integriert M-Files künstliche Intelligenz, die Tagging automatisiert, Suchprozesse verbessert und proaktives Records Management ermöglicht. Die Plattform bietet umfassende Funktionen zur Versionskontrolle und Audit-Trails, die sicherstellen, dass jede Änderung an einem Dokument oder Record verfolgt wird, was Transparenz und Compliance fördert. Sie erfüllt internationale Standards wie ISO 15489 und entspricht Vorschriften wie GDPR und HIPAA.

Mit Bereitstellungsoptionen in Cloud, On-Premise und Hybrid-Umgebungen bietet M-Files Flexibilität, um sich an verschiedene organisatorische Anforderungen anzupassen.

Ein weiterer starker Aspekt ist die mobile Zugänglichkeit, die es Mitarbeitern ermöglicht, Records sicher unterwegs zu verwalten, was moderne Remote- und Hybrid-Arbeitsumgebungen unterstützt.

Software 2: OpenText Content Suite

OpenText ist nach wie vor ein Standard in Enterprise Content und Records Management, insbesondere für große Unternehmen mit komplexen Anforderungen an Dokumenten- und Records-Lifecycle. Die Content Suite ist bekannt für Skalierbarkeit und nahtlose Integration mit Microsoft 365 und SAP.

OpenText richtet sich auch an stark regulierte Organisationen, die strenge Kontrolle über ihre Daten benötigen, z. B. in den Bereichen Energie, Recht und öffentlicher Sektor. Die modulare Struktur ermöglicht es Organisationen, nur die benötigten Funktionen auszuwählen, wodurch die Lösung hochgradig anpassbar ist.

Darüber hinaus unterstützt OpenText eDiscovery- und Legal-Hold-Funktionen, die in compliance-getriebenen Branchen immer wichtiger werden.

Wichtige Vorteile der "OpenText Content Suite"

Die OpenText Content Suite bietet Funktionen, die besonders für Unternehmen geeignet sind, die über mehrere Abteilungen und Standorte hinweg operieren. Sie unterstützt das vollständige Lifecycle-Management, sodass Records von der Erstellung bis zur endgültigen Disposition strukturiert und richtlinienkonform verwaltet werden.

Die Suite lässt sich leicht in Drittanbieter-Enterprise-Anwendungen integrieren, einschließlich Microsoft- und SAP-Ökosystemen, und bietet ein nahtloses Benutzererlebnis.

Neben der Verwaltung von Inhalten bietet OpenText Analysefunktionen, die es Organisationen ermöglichen, Nutzung, Compliance und Prozessleistung zu überwachen. Das System unterstützt Governance-Rahmenwerke wie DoD 5015.2 und entspricht internationalen Vorschriften wie der DSGVO.

Dieser Fokus auf Compliance, kombiniert mit einer hochskalierbaren Architektur, macht die Suite zur bevorzugten Wahl für Organisationen mit großem Records Management-Bedarf.

Sie verfügt auch über robuste Disaster-Recovery-Funktionen und gewährleistet die Geschäftskontinuität bei Ausfällen oder Datenverlust, was für kritische Geschäftsprozesse entscheidend ist.

Wie man die richtige Software auswählt

Die Auswahl der besten Records Management Softwarelösung erfordert mehr als nur einen Funktionsvergleich. Organisationen müssen ihre spezifischen Bedürfnisse, Branchenanforderungen und Wachstumspläne bewerten, um eine fundierte Entscheidung zu treffen.

Es ist auch wichtig zu prüfen, wie gut die Software mit den aktuellen Arbeitsabläufen übereinstimmt und wie leicht sie von Endbenutzern übernommen werden kann. Einige Plattformen bieten herausragende Funktionalität, erfordern jedoch umfangreiche Schulungen, was die Implementierung erschweren kann.

Branchenspezifische Anforderungen

Verschiedene Sektoren haben unterschiedliche regulatorische und operative Anforderungen.

Die Gesundheitsbranche muss beispielsweise HIPAA-Vorschriften einhalten und große Mengen sensibler Patientendaten sicher verwalten.

Rechtsanwaltskanzleien benötigen detaillierte Audit-Trails, Management der Fallaktenhistorie und Durchsetzung von Aufbewahrungsrichtlinien, um den gerichtlichen Standards zu entsprechen.

Finanzinstitute müssen Rahmenwerke wie SOX einhalten und Systeme haben, die Kundendaten präzise verwalten können.

Daher ist es entscheidend, eine Lösung zu wählen, die den in einem bestimmten Sektor erforderlichen Standards und Zertifizierungen entspricht. Funktionen wie rollenbasierter Zugriff, umfassende Audit-Protokollierung und integrierte Unterstützung für regulatorische Compliance sollten bei der Auswahl von RMS-Lösungen für regulierte Branchen unverzichtbar sein.

Budget und Skalierbarkeit

Budget und Skalierbarkeit sind zentrale Faktoren bei der Auswahl der richtigen Records Management Software. Kleine Unternehmen neigen zu erschwinglichen, cloudbasierten Plattformen, die grundlegende Funktionen ohne hohe Anfangsinvestitionen bieten.

Große Unternehmen sollten hingegen funktionsreiche Systeme priorisieren, die erweiterte Automatisierung, hohe Speicherkapazität und Integration in bestehende IT-Infrastrukturen unterstützen.

Es ist wichtig, die Gesamtbetriebskosten zu berücksichtigen, die nicht nur die anfänglichen Lizenzgebühren, sondern auch Ausgaben für Upgrades, Schulungen und laufende Wartung umfassen.

Darüber hinaus ist die Fähigkeit der Software, mit dem Wachstum der Organisation zu skalieren, entscheidend. Dies umfasst die Erweiterung von Benutzerlizenzen, die Aufnahme von erhöhten Datenvolumen und die Bereitstellung anpassbarer Arbeitsabläufe.

Schließlich können Anbieterunterstützung und eine aktive Benutzer-Community die Implementierung und den täglichen Gebrauch der Software erheblich verbessern, sodass Probleme schnell und effizient gelöst werden.

Fazit: Warum Records Management Software unverzichtbar ist

Die Bedeutung moderner Records Management Lösungen kann nicht hoch genug eingeschätzt werden. Mit zunehmendem Volumen und der Vielfalt digitaler Informationen müssen Unternehmen Systeme einsetzen, die Daten nicht nur speichern, sondern deren Lebenszyklus intelligent und regelkonform verwalten.

Das Verständnis der Unterschiede zwischen Records und Dokumenten hilft Organisationen, Best Practices im Datenmanagement anzuwenden. Records sind häufig rechtlich bindend und müssen nach strikten Richtlinien verwaltet werden, während Dokumente flexibler sind und häufig bearbeitet werden können.

Die richtige Unterscheidung und Verwaltung beider Typen ist entscheidend für eine effiziente Informationsverarbeitung und regulatorische Compliance.

Die Vorteile von Records Management umfassen bessere Compliance, höhere operative Effizienz, geringeres Risiko und langfristige Kosteneinsparungen.

Mit einem soliden RMS können Unternehmen konsistente Aufbewahrungsrichtlinien umsetzen, dokumentenzentrierte Workflows automatisieren und sensible Inhalte abteilungsübergreifend sichern.

KORTO versteht diese Bedürfnisse und unterstützt die Implementierung flexibler und zukunftsorientierter Records Management Lösungen, die Organisationen helfen, sowohl aktuellen als auch zukünftigen Herausforderungen gerecht zu werden.

Egal, ob ein Unternehmen gerade erst startet oder ein globales Unternehmen ist – in eine zuverlässige und effektive RMS-Plattform zu investieren, ist nicht nur eine IT-Entscheidung, sondern ein strategischer Schritt, der Compliance, Leistung und Vertrauen im digitalen Zeitalter sichert.