Wie findet man die beste Software zur Automatisierung von Finanzprozessen?

Finanzteams überall ertrinken in Papierkram. Im Ernst – zwischen Rechnungen, Spesenabrechnungen, Compliance-Dokumenten und endlosen Genehmigungen ist es ein Wunder, dass überhaupt noch jemand strategische Arbeit erledigen kann.

Deshalb ist es absolut entscheidend, die beste Software zur Automatisierung von Finanzprozessen zu finden, wenn Sie aufhören möchten, Geld für manuelle Aufgaben zu verschwenden, und sich stattdessen auf das Wachstum Ihres Unternehmens konzentrieren wollen.

Aber der Markt ist völlig überflutet mit Lösungen, die versprechen, all Ihre Probleme zu lösen. Jeder Anbieter behauptet, seine Plattform sei revolutionär, bahnbrechend und branchenführend.

Die Realität ist, dass die meisten davon im täglichen Einsatz enttäuschen. Wie können Sie also das Marketing-Geschwätz durchschauen und eine Software für die Automatisierung von Finanzprozessen finden, die tatsächlich funktioniert?

Was eine Software zur Automatisierung von Finanzprozessen leisten muss

Ihre Software muss mit Dokumenten umgehen können – und zwar mit vielen. Rechnungen in allen erdenklichen Formaten, Quittungen von diesem einen Anbieter, der anscheinend immer noch im Jahr 1995 lebt. Die Software muss all diese Dinge automatisch lesen und die wichtigen Informationen extrahieren, ohne dass jemand ständig darauf schauen muss.

Aber die Dokumentenverarbeitung ist nur der Anfang. Die eigentliche Magie passiert, wenn alles richtig miteinander verbunden ist. Ihr ERP-System muss mit der Buchhaltungssoftware kommunizieren, die wiederum mit der Banking-Plattform zusammenarbeiten muss – und das alles, ohne dass ein Datenchaos entsteht. Wenn ein System andere Zahlen anzeigt als ein anderes, bekommen Finanzdirektoren schlaflose Nächte.

Dann gibt es noch das Genehmigungschaos. Sie wissen, wie das läuft – Rechnungen liegen wochenlang im Posteingang, weil jemand im Urlaub ist, oder bleiben stecken, weil niemand weiß, ob ein Kauf von 500 € die Zustimmung des Direktors oder nur des Managers braucht. Gute Automatisierungssoftware erkennt diese Dinge automatisch und leitet alles anhand klarer Geschäftsregeln an die richtigen Personen weiter.

Und dann wäre da noch die Compliance. Zwischen Aufbewahrungsvorschriften, die sich alle paar Monate ändern, und Prüfern, die jede einzelne Transaktion der letzten drei Jahre sehen wollen, ist es eine Vollzeitaufgabe, alles organisiert und zugänglich zu halten. Die Software sollte all das automatisch übernehmen, denn niemand hat Zeit, Aufbewahrungsfristen manuell zu überwachen.

Die großen Anbieter und ihre Probleme

Oracle, SAP, Microsoft – die üblichen Verdächtigen bieten alle Lösungen für Finanzautomatisierung an. Auf dem Papier sieht das beeindruckend aus. In der Praxis? Da wird es interessant.

Nehmen wir Oracle. Ihre Lösung hat viele Funktionen, aber viel Glück beim Versuch, die Hälfte davon zu verstehen, ohne einen Doktortitel in „Oracle-ologie“ zu haben.

SAP ist nicht viel besser. Sicher, es integriert sich wunderbar in andere SAP-Produkte (Überraschung!), aber sobald Sie es mit etwas anderem verbinden wollen, brauchen Sie spezialisierte Berater, die Beraterhonorare verlangen, nur um einfache Verbindungen herzustellen. Außerdem scheint ihr Lizenzmodell von jemandem entworfen worden zu sein, der wiederkehrende Einnahmen wirklich liebt.

Microsoft versucht, seine Angebote als freundliche Alternative zu positionieren, aber wenn man genauer hinschaut, findet man die gleichen Probleme – starre Workflows, die davon ausgehen, dass Ihr Unternehmen genau so arbeitet, wie Microsoft es sich vorstellt, Integrationsprobleme, die teure Middleware erfordern, und Support-Teams, die die Software in einem echten Geschäftsumfeld noch nie benutzt haben.

Das Schlimmste ist, dass diese Plattformen für IT-Abteilungen gebaut wurden, nicht für Finanzteams. Wenn Ihr Kreditorenmanager also einen Genehmigungsworkflow anpassen möchte, muss er ein Ticket einreichen, auf IT-Ressourcen warten, Testzyklen durchlaufen und hoffen, dass nichts in der Produktion kaputtgeht. Bis die Änderung live ist, hat sich der Geschäftsbedarf wahrscheinlich schon dreimal geändert.

Warum KORTO es tatsächlich richtig macht

KORTO versteht, dass Finanzleute keine Softwareentwickler sind – und das ist völlig in Ordnung. Die Plattform wurde speziell für den Umgang mit Dokumenten und Workflows entwickelt, was genau das ist, worum es bei Finanzprozessen geht.

Die Dokumentenverarbeitungs-Engine sucht nicht einfach nur nach bestimmten Feldern an bestimmten Stellen wie ältere OCR-Technologien. Stattdessen versteht sie den Kontext. Wenn also ein Anbieter sein Rechnungsformat neu gestaltet (weil er offenbar nichts Besseres zu tun hat), passt sich KORTO automatisch an, statt Fehlermeldungen auszugeben und manuelle Eingriffe zu verlangen.

Das Enterprise-Content-Management ist ebenfalls kein nachträglicher Gedanke. Dokumente verschwinden nicht einfach in einem digitalen schwarzen Loch – sie sind organisiert, durchsuchbar und archiviert.

Die Preisgestaltung von KORTO skaliert mit dem Dokumentenvolumen, nicht mit der Benutzeranzahl. Wenn Sie es also auf mehr Personen ausweiten möchten (und das werden Sie, weil es tatsächlich funktioniert), müssen Sie keine unerwarteten Lizenzgebühren fürchten, die Ihren CFO an seinen Lebensentscheidungen zweifeln lassen.

Integration leicht gemacht

Integration ist der Punkt, an dem die meisten Automatisierungsprojekte scheitern. Nicht, weil die Technologie nicht funktioniert, sondern weil die Verbindung von System A zu System B plötzlich Systeme C, D und E sowie drei verschiedene Berater und einen Projektplan erfordert, der an den Bau einer Kathedrale erinnert.

KORTO umgeht diesen Unsinn mit vorgefertigten Konnektoren für die wichtigsten ERP- und Buchhaltungsplattformen. Wenn QuickBooks also eine neue Version veröffentlicht, müssen Sie sich keine Sorgen machen, dass Ihre Automatisierung plötzlich ausfällt.

Der Einrichtungsprozess folgt bewährten Best Practices für Records Management und beinhaltet Mapping-Tools, die Feldverbindungen größtenteils automatisch erkennen. Anstatt Wochen damit zu verbringen, „PO_Number“ mit „Purchase_Order_ID“ in siebzehn verschiedenen Systemen abzugleichen, macht die Software intelligente Vorschläge und lässt Sie nur Ausnahmen anpassen.

Wenn individuelle Integrationen erforderlich sind (was manchmal der Fall ist, insbesondere bei alten Systemen, die noch aus der Zeit vor dem Internet stammen), macht KORTOs API-Ansatz das einfach. Keine proprietäre Middleware, keine Anbieterabhängigkeit – nur saubere Verbindungen, die zuverlässig funktionieren.

Die Plattform enthält außerdem solide Enterprise-Content-Management-Governance-Funktionen, sodass die Datenqualität während des gesamten Integrationsprozesses hoch bleibt. Schlechte Daten können nicht zwischen Systemen hindurchschlüpfen und Ihre Finanzberichte verfälschen – genau die Art von Katastrophenschutz, die Finanzdirektoren ruhig schlafen lässt.

Starten Sie mit der Automatisierung Ihrer Finanzprozesse mit KORTO

KORTO verfolgt einen anderen Ansatz: Beginnen Sie mit dem, was gerade alle wahnsinnig macht, und erweitern Sie dann Schritt für Schritt.

In der Regel bedeutet das: Kreditorenbuchhaltung, denn nichts ruiniert den Tag eines Finanzmanagers so sehr wie Anrufe von Lieferanten wegen überfälliger Zahlungen für Rechnungen, die irgendwo in einer E-Mail verborgen sind. Automatisieren Sie zuerst die Rechnungsverarbeitung, sehen Sie sofort Ergebnisse, dann kümmern Sie sich um Spesenmanagement und schließlich um komplexere Prozesse.

Die Plattform enthält Analysen, die für Finanzleute Sinn ergeben – nicht nur für IT-Abteilungen. Sie sehen genau, wie viel Zeit Sie sparen, wo Engpässe bestehen und welche Prozesse als Nächstes automatisiert werden sollten, um den größten Nutzen zu erzielen.

KORTO funktioniert sowohl bei Cloud-Bereitstellung als auch bei On-Premises-Installationen, wenn Sicherheitsanforderungen dies erfordern. Der modulare Ansatz bedeutet, dass Sie die Kosten über die Zeit verteilen können, anstatt einen großen Scheck auf einmal zu schreiben.

Hören Sie auf, manuelle Finanzprozesse Ressourcen verschlingen zu lassen, die besser für das Wachstum des Unternehmens eingesetzt werden könnten. Die richtige Software zur Automatisierung von Finanzprozessen verwandelt Abläufe von reaktivem Krisenmanagement in proaktive strategische Planung. KORTO liefert nachweisliche Ergebnisse – mit Implementierungen, die in Wochen statt in Jahren gemessen werden.

Kontaktieren Sie uns, um zu erfahren, wie automatisierte Finanzprozesse Engpässe beseitigen und wertvolle Zeit für wirklich wichtige Aufgaben freisetzen können.