Kann ich alte medizinische Papierunterlagen digitalisieren und archivieren?

Betritt man ein älteres Krankenhaus oder eine alte Klinik, findet man oft Räume, die bis unter die Decke mit Papierakten gefüllt sind. Ein echtes Chaos. Etwas zu finden dauert ewig – und jeder weiß, dass irgendwann ein Rohr platzen oder ein Brand ausbrechen wird, und Jahrzehnte medizinischer Geschichte sind einfach verloren.

Die Gesundheitsbranche spricht seit Jahren über die Digitalisierung, aber diese alten Papierakten? Sie stehen immer noch herum, nehmen Platz weg und verursachen Kopfschmerzen.

Moderne Systeme für das Management medizinischer Unterlagen wie KORTO wurden speziell für diesen Übergang entwickelt. Die eigentliche Frage ist jedoch nicht, ob man sie digitalisieren kann – sondern ob es sich lohnt und wie man es richtig macht, ohne alles durcheinanderzubringen.

Warum sich der Aufwand lohnt

Medizinische Papierakten sind gleichzeitig wertlos und unbezahlbar. Wertlos, weil sie ineffizient und schwer zu handhaben sind. Unbezahlbar, weil sie unersetzliche medizinische Informationen enthalten, die Leben retten können.

Letzte Woche kam ein Patient bewusstlos in die Notaufnahme. Die Ärzte brauchten sofort seine Krankengeschichte – frühere Operationen, Allergien, Medikamente, alles. Doch seine Akten lagen in einem Lagerhaus am anderen Ende der Stadt. Bis jemand dorthin gefahren war, den richtigen Karton gefunden und die Unterlagen zurückgebracht hatte, war wertvolle Zeit vergangen. Mit digitalen Akten wäre diese Information in Sekunden verfügbar gewesen.

Auch die Lagerkosten sind enorm. Ein mittelgroßes Krankenhaus zahlte 8.000 $ pro Monat, nur um alte Akten in einem Lagerhaus aufzubewahren – fast 100.000 $ im Jahr, nur um Papiere in Kartons zu stapeln, die im Ernstfall keiner findet.

Dazu kommt das Platzproblem. Medizinische Einrichtungen sind teure Immobilien. Jeder Quadratmeter, der für Aktenlagerung genutzt wird, könnte stattdessen Einnahmen generieren oder die Patientenversorgung verbessern.

Das rechtliche Labyrinth

Gesundheitsvorschriften sind komplex, und die Digitalisierung macht sie nicht einfacher. HIPAA-Regeln gelten beim Scannen und Speichern genauso wie bei den Originalunterlagen – vielleicht sogar stärker, weil digitale Dateien kopiert und übertragen werden können.

Je nach Bundesstaat gelten unterschiedliche Vorschriften, wie lange man medizinische Unterlagen aufbewahren muss und in welchem Format. Manche verlangen, dass das Originalpapier trotz Digitalisierung erhalten bleibt, andere akzeptieren digitale Kopien, solange sie bestimmte technische Standards erfüllen.

Die Patienteneinwilligung ist bei älteren Unterlagen ein weiteres Problem. Akten aus den 1990er-Jahren entstanden, bevor es digitale Datenschutzrichtlinien gab. Einige Einrichtungen mussten Patienten von damals ausfindig machen, um die Erlaubnis zur Digitalisierung zu erhalten. Fragen zur Eigentümerschaft medizinischer Unterlagen werden dadurch noch komplexer, wenn es um jahrzehntealte Dokumente geht.

Auch Haftungsfragen sind relevant. Was passiert, wenn beim Digitalisieren Daten verloren gehen oder beschädigt werden? Wer trägt die Verantwortung, wenn ein Sicherheitsvorfall Patientendaten offenlegt, die in Papierform sicher waren?

Dokumentenmanagementsysteme

Ein gutes Dokumentenmanagementsystem für den Gesundheitsbereich hat mit einem Aktenschrank kaum noch etwas gemein. Moderne EDMS-Lösungen durchsuchen Millionen Dokumente in Sekunden, protokollieren jeden Zugriff und integrieren sich nahtlos in elektronische Patientenakten.

Die Suchfunktionen sind beeindruckend: Statt alphabetisch zu blättern, kann das Personal nach Patientennamen, Aktennummern, Datumsbereichen, Diagnosecodes oder bestimmten Testergebnissen suchen. Alle Patienten finden, die in den letzten fünf Jahren ein bestimmtes Verfahren hatten? In Sekunden erledigt.

Zugriffsrechte sind viel ausgefeilter als bei Papierakten. Pflegekräfte sehen Behandlungsdaten, aber keine Finanzinformationen. Das Abrechnungspersonal sieht nur das, was relevant ist. Administratoren haben vollständigen, aber kontrollierten Zugriff.

Prüfprotokolle zeigen genau, wer wann welche Akte geöffnet hat – das ist tatsächlich sicherer als Papier. Bei physischen Akten konnte man nie genau wissen, wer Einsicht genommen hatte.

Die Realität der Digitalisierung

Die meisten Digitalisierungsprojekte starten mit guten Absichten und zu optimistischen Zeitplänen. „Wir scannen alles am Wochenende“ wird schnell zu „Das dauert sechs Monate und kostet doppelt so viel wie geplant.“

Die Vorbereitung der Akten ist der größte Engpass. Papierdokumente müssen entklammert, geglättet und sinnvoll sortiert werden – eine mühsame Arbeit, die viel länger dauert, als man denkt.

So gelingt die Umstellung

Erfolgreiche Digitalisierungsprojekte beginnen meist klein – mit den am häufigsten genutzten Akten oder einer einzelnen Abteilung. So erkennt man schnell, was funktioniert und was verbessert werden muss, bevor man die gesamte Organisation umstellt.

Schulungen sind entscheidend. Mitarbeitende müssen lernen, effektiv zu suchen, Zugriffsrechte zu verstehen und digitale Workflows zu nutzen. Ohne Training bleibt teure Software ungenutzt.

Change Management ist ebenso wichtig wie die Technologie. Klare Kommunikation über Vorteile, realistische Zeitpläne und kontinuierliche Unterstützung helfen, Widerstände zu verringern und Akzeptanz zu schaffen.

Die Wahl des richtigen Anbieters erfordert sorgfältige Prüfung. Erfahrung im Gesundheitswesen, Zertifizierungen und Referenzen sind entscheidend. Die günstigste Lösung ist selten die beste, wenn es um das Management medizinischer Unterlagen geht.