Was ist der beste Weg, medizinische Unterlagen zu organisieren?

Der beste Ansatz zur Organisation medizinischer Unterlagen besteht darin, sie wie ein kontrolliertes Informationssystem zu behandeln: mit einer einzigen „Source of Truth“, einer konsistenten Klassifikationsstruktur, strengen Benennungsregeln, klarer Versionskontrolle sowie Aufbewahrungs- und Zugriffsrichtlinien, die den Datenschutzanforderungen im Gesundheitswesen entsprechen.

Dies ist dieselbe Kernlogik, die im professionellen Records Management eingesetzt und auch in patientenorientierten Leitlinien empfohlen wird: ein zentral organisierter Dokumentenbestand, nach Dokumenttyp gruppiert und chronologisch sortiert.

Zweck und Umfang zuerst festlegen

Ein System für medizinische Unterlagen scheitert, wenn es ohne klare Regeln „alles für alle“ sein will. Der erste Schritt ist die Definition von:

• Wessen Unterlagen: eine einzelne Person, eine Familie oder eine gesamte Klinik- bzw. Krankenhausabteilung
• Anwendungsfall: Versorgungskontinuität (Arztbesuche), Überwachung chronischer Erkrankungen, Versicherung und Abrechnung, rechtliche Dokumentation oder eine Kombination davon
• Format: ausschließlich papierbasiert, ausschließlich digital oder hybrid (häufig während Übergangsphasen)

Diese Entscheidung ist entscheidend, da die optimale Struktur für einen privaten Familienordner deutlich einfacher ist als die Anforderungen einer Klinik mit Audit-Trails, Berechtigungskonzepten und standardisierter Indexierung.

Eine „Single Source of Truth“ aufbauen

Für Einzelpersonen und Familien

Wählen Sie einen zentralen Ablageort für Ihre Unterlagen:

• einen Ordner (Papier) oder
• einen sicheren Cloud-Speicher bzw. ein verschlüsseltes Laufwerk (digital)

Die wichtigste Regel lautet: Bewahren Sie nicht „die echte Version“ eines Dokuments im E-Mail-Postfach, eine weitere auf dem Smartphone und eine dritte in einem zufälligen Ordner auf. Das führt zwangsläufig zu Duplikaten und veralteten Versionen.

Für Kliniken und Gesundheitseinrichtungen

In Organisationen besteht die „Source of Truth“ in der Regel aus:

• dem EHR für strukturierte klinische Informationen (Behandlungen, Verordnungen, Medikation, Ergebnisse) und
• einer Dokumenten- bzw. Content-Management-Ebene für unstrukturierte Inhalte wie eingescannte Überweisungen, Einwilligungserklärungen oder externe PDFs – inklusive Governance und kontrolliertem Zugriff

So wird verhindert, dass medizinische Dokumente über Netzlaufwerke und Posteingänge verstreut sind – eine häufige Ursache für unvollständige oder inkonsistente Patientenakten. Moderne EDMS zentralisieren unstrukturierte Dokumente und bieten die Suchfunktionen, Sicherheit und Versionskontrolle, die Gesundheitseinrichtungen benötigen.

Organisationen, die sich von klassischen Ordnerhierarchien lösen, profitieren von tag-basierten Enterprise Content Management Systemen. Dabei werden Dokumente zentral gespeichert und über Metadaten gefunden, statt durch komplexe Ordnerstrukturen navigiert zu werden.

Klare Klassifikation nach Suchlogik

Die einfachste und langlebigste Methode orientiert sich daran, wie Menschen nach Informationen suchen:

• Patient (oder Familienmitglied)
• Kategorie (Art des Dokuments)
• Datum (Zeitpunkt des Ereignisses)

Diese Struktur folgt bewährten Empfehlungen zur Organisation medizinischer Unterlagen und ermöglicht es Ärzt:innen und Patient:innen, den Behandlungsverlauf nachvollziehbar zu verfolgen.

Empfohlene Kategorien

• Klinische Zusammenfassungen (Arztberichte, Entlassungsberichte, Behandlungspläne)
• Diagnosen und Problemlisten
• Medikation (aktuelle Liste, Dosisänderungen, Allergien, Unverträglichkeiten)
• Labor und Pathologie
• Bildgebung (Radiologieberichte, Verknüpfungen, Bilddatenträger)
• Eingriffe und Krankenhausaufenthalte
• Impfungen
• Überweisungen und Konsile
• Versicherung und Abrechnung
• Einwilligungen und rechtliche Dokumente

Bei großen Datenmengen – etwa bei chronischen Erkrankungen oder langen Behandlungszeiträumen – können zusätzliche Unterteilungen nach Fachrichtung oder Behandlungsepisode sinnvoll sein. Zu viele Ebenen sollten jedoch vermieden werden, da sie den Zugriff verlangsamen.

Organisationen mit hohem Dokumentenvolumen können von KI-gestützter Dokumentenklassifikation profitieren, die Inhalte automatisch analysiert, taggt und kategorisiert.

Eine Ordnungsregel festlegen und konsequent einhalten

Innerhalb jeder Kategorie sollte eine einheitliche Sortierung gewählt werden:

• neueste Dokumente zuerst (praktisch für den täglichen Gebrauch) oder
• älteste Dokumente zuerst (geeignet für eine medizinische Zeitachse)

Wichtig ist, diese Regel konsequent im gesamten System anzuwenden.

Konsistente Dateibenennung für schnelle Auffindbarkeit

Bei digitalen Unterlagen ist die Dateibenennung entscheidend für die Wiederauffindbarkeit. Bewährt hat sich eine Konvention, die:

• mit einem ISO-Datum beginnt (YYYY-MM-DD)
• den Dokumenttyp enthält
• Einrichtung, Fachbereich oder Behandler nennt
• optional eine Patientenkennung enthält (für Organisationen)

Beispiele:

• 2025-11-03_LABOR_CMP_Klinikname.pdf
• 2025-09-18_BILDGEBUNG_MRT-LWS_Radiologiebericht.pdf
• 2025-01-07_ARZTBERICHT_Endokrinologie_DrRossi.pdf

Eine „Medical Snapshot“-Seite erstellen

Eine stets aktuelle Übersichtsseite (digital oder papierbasiert) sollte enthalten:

• aktuelle Diagnosen
• aktuelle Medikation inklusive Dosierung und Zweck
• Allergien und Unverträglichkeiten
• Operationen und Krankenhausaufenthalte
• wichtige Kontaktpersonen
• Versicherungsinformationen

Diese Übersicht ist besonders wertvoll in Notfällen, bei Überweisungen oder Facharztterminen.

Duplikate vermeiden und Versionen kontrollieren

Doppelte oder widersprüchliche Dokumente gehören zu den häufigsten Problemen im medizinischen Dokumentenmanagement. Klare Versionsregeln helfen:

• aktualisierte Dokumente ersetzen die alte Version, die archiviert wird, oder
• beide Versionen bleiben erhalten, werden jedoch eindeutig als ENTWURF bzw. FINAL gekennzeichnet

Professionelle Dokumentenprozesse betrachten den gesamten Lebenszyklus von Unterlagen – von der Erstellung über die Nutzung bis zur Archivierung oder Löschung.

Datenschutz, Sicherheit und Zugriffskontrollen

Für Organisationen mit personenbezogenen Gesundheitsdaten

Ordnerstrukturen allein sind nicht ausreichend. Erforderlich sind:

• rollenbasierte Zugriffsrechte
• Auditierbarkeit und Protokollierung
• Unterstützung gesetzlicher Aufbewahrungsfristen
• HIPAA- und DSGVO-konforme Sicherheitsfunktionen wie Verschlüsselung, elektronische Signaturen und detaillierte Aktivitätsprotokolle

Für Einzelpersonen und Familien

• Papierunterlagen möglichst sicher verschließen
• starke Passwörter verwenden
• medizinische PDFs nicht ungesichert weitergeben

Aufbewahrung und Lebenszyklusmanagement

Ein vollständiges System unterscheidet zwischen:

• Aktiv: häufig genutzte Unterlagen der letzten 12–24 Monate
• Referenz: ältere, gelegentlich benötigte Dokumente
• Archiv: selten genutzte Altunterlagen
• Löschung: sichere Vernichtung, sofern rechtlich zulässig

Für Kliniken ist es entscheidend, Aufbewahrungsfristen stets an regionale Vorschriften und Fachgebiete anzupassen.

Empfohlene Workflows für dauerhafte Ordnung

Ein System bleibt nur dann organisiert, wenn die Dokumentenerfassung standardisiert ist. Moderne Records- und Enterprise-Content-Management-Lösungen automatisieren diese Abläufe und sorgen für Konsistenz.

Grundregel: Scannen, sofort benennen, sofort ablegen – niemals „später organisieren“.

Praktische Vorlagen

Private Ordnerstruktur

/Medizinische Unterlagen/
  /Alice Rossi/
    /00 Snapshot/
    /01 Arztbesuche/
    /02 Labor/
    /03 Bildgebung/
    /04 Medikation/
    /05 Krankenhausaufenthalte/
    /06 Versicherung/
    /07 Einwilligungen/
    /99 Archiv/

Klinische Indexierung

Patienten-ID → Fall/Episode → Dokumenttyp → Datum/Uhrzeit

Implementierungsressourcen

Gesundheitseinrichtungen, die über einfache Ordnersysteme hinausgehen möchten, finden umfassende Implementierungsleitfäden für Enterprise Content Management und Records Management Systeme. Für spezielle Compliance- oder Workflow-Anforderungen stehen individuelle Beratungen zur Verfügung.