Was ist die Aufbewahrungsfrist für Daten?

Organisationen erzeugen täglich große Mengen an Daten, aber nicht alle sollten unbegrenzt aufbewahrt werden. Eine Aufbewahrungsfrist definiert , wie lange Daten gespeichert werden, bevor sie gelöscht oder archiviert werden. Diese Fristen hängen von Branchenvorschriften, geschäftlichen Anforderungen und gesetzlichen Bestimmungen ab. Klare Aufbewahrungsrichtlinien sorgen für eine effiziente Verwaltung von Unterlagen und die Einhaltung von Datenschutzgesetzen.

Wenn Sie neu in diesem Thema sind, beginnen Sie damit, was eine unternehmensweite Richtlinie zur Dokumentenaufbewahrung ist, zu lernen. Anschließend können Sie zurückkommen, um Aufbewahrungsfristen zu erkunden und Ihr Verständnis über alles, was Sie wissen müssen, zu vervollständigen.

Aufbewahrungsfristen gelten für verschiedene Arten von Daten, wie z. B.:

• Finanzunterlagen – Rechnungen, Steuerdokumente und Gehaltsabrechnungen
• Kundendaten – persönliche Daten, Transaktionshistorie und Supportprotokolle
• Mitarbeiterunterlagen – Verträge, Leistungsbewertungen und Gehaltsinformationen
• Rechtsdokumente – Verträge, Vereinbarungen und Compliance-Berichte

Das Verständnis der Bedeutung von Aufbewahrungsfristen gewährleistet eine ordnungsgemäße Datenverwaltung und Risikominderung.

Warum sind Aufbewahrungsfristen wichtig?

Aufbewahrungsfristen sind für Unternehmen entscheidend, um:

• Rechtliche und regulatorische Compliance sicherzustellen: Die Anforderungen an die Datenaufbewahrung variieren je nach Branche, und Nichtbeachtung kann zu hohen Geldstrafen und rechtlichen Problemen führen.
• Datensicherheit und Datenschutz zu gewährleisten: Veraltete oder unnötige Daten erhöhen das Risiko von Sicherheitsverletzungen. Richtige Aufbewahrungsrichtlinien helfen, Risiken zu reduzieren, indem sichergestellt wird, dass sensible Informationen nicht länger als nötig gespeichert werden.
• Speicher- und Kostenmanagement zu optimieren: Die Speicherung übermäßiger Datenmengen kann teuer sein. Regelmäßiges Löschen veralteter Datensätze hilft, Speicherplatz zu optimieren und Betriebskosten zu senken.
• Effiziente Datenverwaltung zu ermöglichen: Aufbewahrungsrichtlinien ermöglichen es Unternehmen, Daten effizient zu kategorisieren und zu verwalten. Relevante Informationen sind leicht zugänglich, während Unordnung reduziert wird.
• Rechtliche Absicherung: Die Aufbewahrung von Daten für den entsprechenden Zeitraum hilft Unternehmen, sich bei rechtlichen Streitigkeiten zu schützen, da sie die erforderliche Dokumentation bereitstellen können.

Nach der DSGVO muss die Speicherung personenbezogener Daten den Grundsätzen der Speicherbegrenzung folgen – Daten dürfen nur so lange aufbewahrt werden, wie es für den ursprünglichen Zweck erforderlich ist. Dies verhindert eine unbegrenzte Verarbeitung und stellt sicher, dass Unternehmen klare Aufbewahrungsfristen basierend auf rechtlichen und betrieblichen Anforderungen festlegen.

Wie bestimmt man die richtige Aufbewahrungsfrist?

Es ist sehr herausfordernd zu bestimmen, wann Daten gespeichert oder gelöscht werden sollten. Die DSGVO legt keine exakte Aufbewahrungsfrist fest. Sie besagt jedoch, dass sie auf das für den vorgesehenen Zweck erforderliche Maß beschränkt sein sollte. Die sorgfältige Bewertung der folgenden Faktoren hilft, die angemessene Aufbewahrungsfrist zu bestimmen:

• Regulatorische Anforderungen: Verschiedene Branchen haben spezifische gesetzliche Vorgaben zur Datenaufbewahrung.
• Geschäftliche Anforderungen: Daten, die für Analysen, Kundeninformationen oder betriebliche Prozesse wertvoll sind, können eine längere Aufbewahrung erfordern. Unternehmen sollten jedoch die Aufbewahrung mit Sicherheitsrisiken abwägen.
• Datenempfindlichkeit: Hochsensible Daten sollten nur so lange aufbewahrt werden, wie es zur Vermeidung von Sicherheitsrisiken erforderlich ist.
• Rechtsstreitigkeiten und Prüfungen: Organisationen müssen potenzielle rechtliche Ansprüche und Prüfungen berücksichtigen, wenn sie Aufbewahrungsrichtlinien festlegen. Die Aufbewahrung von Unterlagen für den empfohlenen Zeitraum stellt sicher, dass Unternehmen auf Anfragen vorbereitet sind.

Automatisierung und Technologie: Der Einsatz moderner Softwarelösungen wie KORTO kann Aufbewahrungsprozesse automatisieren, sodass Daten sicher verwaltet und bei Bedarf gelöscht werden.

Best Practices für die Verwaltung von Aufbewahrungsfristen

Um effektive Aufbewahrungsrichtlinien umzusetzen, sollten Organisationen die folgenden Best Practices befolgen:

• Entwickeln Sie eine klare Aufbewahrungs-Richtlinienvorlage,
• Kategorisieren Sie Daten nach Wichtigkeit,
• Digitalisierung: Wo möglich, speichern Sie Dokumente in digitaler Form, um die Verwaltung und den Zugriff zu erleichtern.
• Automatisierte Datenverwaltung: Verwenden Sie Tools wie KORTO, um die Speicherung und Löschung von Daten automatisch zu handhaben. Dies reduziert Fehler und hilft, die Regeln einzuhalten.
• Aktualisieren Sie Ihre Richtlinien regelmäßig: Regeln zur Datenaufbewahrung können sich ändern, daher ist es wichtig, Ihre Richtlinien von Zeit zu Zeit zu überprüfen, um sicherzustellen, dass Sie sie weiterhin einhalten.
• Schulen Sie Ihr Team zum Thema Daten: Schulen Sie Mitarbeiter regelmäßig zu den Grundsätzen der sicheren Dokumentenspeicherung und -verwaltung.
• Daten sicher löschen: Wenn Daten nicht mehr benötigt werden, stellen Sie sicher, dass sie sicher gelöscht oder archiviert werden, sodass niemand ohne Erlaubnis darauf zugreifen kann.

Eine bessere Organisation durch sichere Dokumentenspeicherung erreichen

Eine effiziente und sichere Dokumentenspeicherung erfordert sorgfältige Planung, Verständnis der geltenden Vorschriften und Anwendung bewährter Verfahren.

Ob es sich um medizinische, buchhalterische oder andere Dokumente handelt, der Schlüssel zum Erfolg liegt im richtigen Vorgehen auf organisatorischer und technischer Ebene. Denken wir daran, dass eine ordnungsgemäße Dokumentenspeicherung nicht nur vor rechtlichen Konsequenzen schützt, sondern auch die Grundlage für den Aufbau von Vertrauen und Professionalität in jeder Organisation bildet.