Warum Ihr Unternehmen jetzt Dokumentenarchivierungslösungen benötigt

Dokumente drohen, Ihr Leben zu übernehmen. Heute läuft noch alles reibungslos, und morgen ersticken Sie in Rechnungen, Verträgen, Personalakten und Compliance-Berichten, die sich scheinbar vermehren, sobald Sie nicht hinschauen.

Das Aufschieben von Dokumentenarchivierungslösungen ist wie das Ignorieren dieses seltsamen Geräuschs, das Ihr Auto macht. Sicher, es läuft noch eine Weile, aber irgendwann stehen Sie am Straßenrand und fragen sich, warum Sie das Problem nicht früher angegangen sind.

Dokumentenarchivierungslösungen sind das Gedächtnissystem Ihres Unternehmens. Und so wie Sie Ihre wichtigsten Erinnerungen nicht in einer Kiste unter dem Bett aufbewahren würden, sollten Sie auch Ihre Geschäftsdokumente nicht einem improvisierten System anvertrauen.

Was sind Dokumentenarchivierungslösungen und warum sind sie wichtig?

Dokumentenarchivierungslösungen sind im Grunde extrem intelligente Ablagesysteme, die nie vergessen, wo etwas liegt. Stellen Sie sich einen Assistenten vor, der nie krank wird, niemals etwas verliert und jedes Dokument in etwa zwei Sekunden findet – genau das leisten moderne Archivierungssysteme.

Aber es sind längst nicht mehr nur digitale Aktenschränke. Moderne Systeme lernen von Ihrer Arbeitsweise: Sie erkennen, welche Dokumente Sie am häufigsten abrufen, verstehen Ihre Namenskonventionen und organisieren die Dateien so, wie es für Ihr Gehirn am sinnvollsten ist.

Das Beste daran: Sie übernehmen automatisch alle lästigen Compliance-Aufgaben. Verschiedene Dokumente müssen unterschiedlich lange aufbewahrt werden? Ihre Aufbewahrungsfristen sorgen nicht mehr für schlaflose Nächte, da das System das automatisch regelt.

Anzeichen, dass Sie im Dokumentenchaos versinken und professionelle Archivierung benötigen

Ein Beispiel: Freitag, 16:30 Uhr, und Ihr größter Kunde ruft an und verlangt Unterlagen zu einem Projekt vom letzten Quartal. Sie wissen, dass die Dokumente irgendwo sind, aber „irgendwo“ könnte genauso gut auf dem Mars sein, während Sie auf siebzehn verschiedenen Desktop-Ordnern starren, alle mit hilfreichen Namen wie „Neuer Ordner (3)“.

Weitere Warnsignale, dass Sie Hilfe brauchen:

• Ihr Team verbringt mehr Zeit mit dem Suchen von Dokumenten als mit deren Nutzung – 20-minütige Suchen werden zu stundenlangen Expeditionen durch digitale Unordnung.
• Physische Ablage frisst Ihr Budget – teure Aktenschränke und Lagerflächen werden oft nur einmal im Jahr genutzt.
• Versionierung ist ein Running Gag – jeder hat seine eigene „aktuelle Version“ und niemand weiß, welche wirklich aktuell ist.
• Sicherheit bereitet Sorgen, da sensible Dokumente auf Laptops, USB-Sticks und Cloud-Konten mit schwachen Passwörtern verteilt sind.
• Compliance-Saison fühlt sich wie eine Apokalypse an – wenn Auditoren kommen, müssen Sie nachweisen, dass Sie die Datenaufbewahrungsrichtlinien einhalten.
• Der Notfallplan lautet: „Hoffen, dass nichts passiert.“ Physische Dokumente können brennen, überflutet werden oder verloren gehen. Lokale digitale Dateien sind ebenso gefährdet.

Vorteile moderner Dokumentenarchivierung

Die Implementierung von Archivierungslösungen ist zwar nicht kostenlos, aber der ROI spricht für sich: Viele Unternehmen senken ihre dokumentenbezogenen Kosten im ersten Jahr um 30–50 % und sparen zusätzlich enorm viel Zeit.

Dokumente lassen sich in Sekunden statt Stunden finden. Compliance-Aufgaben werden automatisch erledigt, ohne dass Sie sich darum sorgen müssen. Cloud-basierte Systeme sichern die Geschäftskontinuität – Dokumente bleiben trotz Naturkatastrophen, Cyberangriffen oder Pandemien jederzeit verfügbar.

Die Einhaltung von Best Practices zur Datenaufbewahrung geschieht automatisch im Hintergrund.

Warum KORTO die Dokumentenarchivierung einfach und stressfrei macht

KORTO lässt sich nahtlos in bestehende Systeme integrieren. Unsere Plattform ist für echte Anwender konzipiert, nicht nur für IT-Abteilungen. Ihr Team kann innerhalb weniger Stunden produktiv arbeiten.

Integration ist einfach: Microsoft Office? Check. Google Workspace? Absolut. KORTO arbeitet mit Ihren bestehenden Tools, ohne dass alles ersetzt werden muss.

Support ist dauerhaft verfügbar – Onboarding, technischer Support und regelmäßige Schulungen sorgen dafür, dass Ihr Team jederzeit Hilfe bekommt.

Sicherheit entspricht Unternehmensstandards, ohne unnötige Komplexität: Verschlüsselung, Multi-Faktor-Authentifizierung und umfassende Audit-Trails schützen Ihre Dokumente zuverlässig.

Die Umsetzung einer unternehmensweiten Aufbewahrungsrichtlinie wird unkompliziert: Das System wendet Regeln automatisch an, überwacht Compliance und erstellt Berichte für die Einhaltung gesetzlicher Vorgaben.