5 Herausforderungen im Records Management im Jahr 2025

Im heutigen Zeitalter der exponentiell wachsenden Datenmengen ist Records Management nicht nur eine Notwendigkeit, sondern auch eine Herausforderung. Viele Unternehmen und Organisationen stehen unter dem Druck, sich an die digitale Umgebung anzupassen und sensible Informationen gemäß den geltenden Vorschriften zu schützen.

Es geht darum, neue Technologien zu implementieren und große Datenmengen zu verwalten. Infolgedessen stehen Organisationen vor mehreren Herausforderungen im Zusammenhang mit effektivem Records Management. Die fünf größten Herausforderungen werden im Folgenden näher erläutert.

Übergang zu digitalen Unterlagen

Im Gegensatz zu herkömmlichen papierbasierten Systemen, bei denen Dokumente physisch gespeichert und manuell bearbeitet werden, bietet ECM-Software wie KORTO eine digitale Lösung. Traditionelle Methoden führen häufig zu Problemen wie Dokumentenverlust, langen Suchzeiten und erhöhtem Speicherbedarf. ECM-Lösungen ermöglichen den sofortigen Zugriff auf Dokumente, reduzieren den physischen Speicherbedarf und verbessern die Sucheffizienz sowie die Sicherheit der Dokumente.

Obwohl viele Unternehmen damit begonnen haben, ihre Dokumentation zu digitalisieren, ist der Prozess in den meisten Fällen inkonsistent oder unvollständig. Die Herausforderungen, denen sie begegnen, sind veraltete Systeme und unvollständige Aufzeichnungen.

Ein erfolgreicher Übergang zu digitalen Dokumenten erfordert die beste Software sowie Infrastruktur-Upgrades. Es ist auch notwendig, allen Mitarbeitern eine angemessene Schulung zu bieten. Unternehmen müssen die Integrität digitaler Unterlagen und einen einfachen Zugriff sicherstellen. Um all diese Herausforderungen zu meistern, ist es entscheidend, eine klar entwickelte digitale Strategie zu haben, die einen nahtlosen Übergang von Papier zu digital gewährleistet.

Verwaltung von Datenvolumen und -komplexität

Im Jahr 2025 werden ständig neue Daten erstellt, und die Verwaltung dieser Daten in einer digitalen Umgebung ist einer der komplexesten Aspekte, der ausreichend Aufmerksamkeit erfordert. Organisationen sammeln und speichern Informationen auf zahlreichen Plattformen, sei es über E-Mail oder Cloud-Dateien.

Angesichts der großen Menge und Vielfalt dieser Daten entsteht das Problem, sie zu klassifizieren, zu speichern und später wiederzufinden. Wichtige Daten können leicht verloren gehen, wenn keine effektive Strategie für deren Speicherung und Nutzung entwickelt wird.

Deshalb ist die Bedeutung von RM unbestreitbar. Dazu ist es notwendig, fortschrittliche Datenindexierung zu implementieren, und Organisationen profitieren am meisten von automatisierten Tools, die den gesamten "Lebenszyklus" der Daten berücksichtigen.

Sicherstellung von Datensicherheit und Datenschutz

Mit der technologischen Entwicklung steht das elektronische Dokumentenmanagement vor Herausforderungen in Bezug auf Sicherheit und Datenschutz. Organisationen müssen alle erforderlichen Maßnahmen ergreifen, um Daten vor Cyberangriffen zu schützen.

Wenn wir über Dokumentenmanagement in einer digitalen Umgebung sprechen, umfasst Cybersicherheit mehrere Punkte: den Schutz der Vertraulichkeit, Integrität und Verfügbarkeit elektronisch gespeicherter Informationen. Es ist wichtig, geeignete Systeme für Verschlüsselung, Zugriffskontrolle und Aktivitätsprotokollierung zu verwenden, um das Risiko von Datenlecks, Diebstahl oder Manipulation zu verringern.

Zusätzlich ist eine ständige Schulung der Mitarbeiter im Bereich Cybersicherheit notwendig. Mitarbeiter müssen über verfügbare Optionen und Möglichkeiten zum Schutz elektronischer Dokumente informiert werden.

Elektronisches Dokumentenmanagement im Kontext der Cybersicherheit erfordert kontinuierliche Überwachung und Anpassung der Strategien an die sich verändernde Cyber-Umgebung. Nur durch wirksame präventive und reaktive Maßnahmen sowie Schulungen der Mitarbeiter zu best practices im Bereich Cybersicherheit können Organisationen ihre elektronischen Dokumente effektiv vor potenziellen Bedrohungen schützen.

Einhaltung regulatorischer Standards

Ein weiterer herausfordernder Aspekt des Records Managements ist die Compliance. Organisationen müssen den aktuellen gesetzlichen Rahmenbedingungen in Bezug auf Speicherung, Aufbewahrung und Vernichtung von Unterlagen gerecht werden.

Unzureichendes Dokumentenmanagement oder Nichteinhaltung kann zu finanziellen Strafen, rechtlichen Komplikationen und natürlich zu Schäden am Ruf des Unternehmens führen.

Dieser Aspekt ist besonders komplex für Organisationen, die mit verschiedenen gesetzlichen Anforderungen arbeiten. Was das Risiko weiter erhöhen kann, ist das Fehlen qualitativ hochwertiger Aufzeichnungen und eine generell schlechte Dokumentation. Um diese Herausforderung erfolgreich zu meistern, müssen Organisationen eine Kultur schaffen, in der die Einhaltung gesetzlicher Vorschriften an erster Stelle steht. Automatisierte Tools wie KORTO können sie bei Compliance und Records Management unterstützen, indem sie Änderungen in der Gesetzgebung überwachen, beim Organisieren, Speichern und Sicherstellen der Verfügbarkeit von Daten helfen und Berichte erstellen.

Einführung neuer Technologien

Im digitalen Zeitalter ist das Online-Records-Management zu einer zentralen Herausforderung für viele Unternehmen und Organisationen geworden. Der Einsatz von Künstlicher Intelligenz (KI), maschinellem Lernen und Blockchain-Technologien bietet wertvolle Vorteile und steigert die Effizienz dieses Prozesses erheblich. Siehe 10 Hauptvorteile von RM für Ihr Unternehmen.

Die Implementierung bringt jedoch auch Herausforderungen mit sich. Es handelt sich um technisch anspruchsvolle Lösungen, die das Budget belasten. Da es sich um relativ neue Technologien handelt, kann Unsicherheit bestehen, wie eine Lösung implementiert werden kann, die den operativen Anforderungen Ihres Unternehmens gerecht wird.

Schließlich darf auch der regelmäßige Schulungsbedarf aller Mitarbeiter im Umgang mit diesen Tools nicht vergessen werden. All dies kann zu schlechter Leistung und unzureichendem Datenmanagement in einer digitalen Umgebung führen.

Digitales Records Management: Die Zukunft gehört den Vorbereiteten

Der Übergang zum elektronischen Dokumentenfluss ist ein technologisches Upgrade, zugleich aber ein strategischer Schritt zu mehr Effizienz, Sicherheit und Anpassungsfähigkeit in einer digitalen Welt. Die Vorteile des elektronischen Dokumentenmanagements sind unbestreitbar, doch müssen bestimmte Herausforderungen beachtet werden.

Kurz gesagt, das Dokumentenmanagement im digitalen Zeitalter wird immer anspruchsvoller, bietet aber auch viele Chancen und Herausforderungen dank Innovationen in elektronischen Dokumentenmanagementsystemen.

Prozessautomatisierung, Cloud-Speicherung und der Einsatz von Blockchain-Technologie sind nur einige Beispiele, die zur Verbesserung der Effizienz und Sicherheit des elektronischen Dokumentenmanagements beitragen können.

Während der Weg komplex ist, werden diejenigen, die sich schnell anpassen und widerstandsfähige Records-Management-Praktiken aufbauen, einen Wettbewerbsvorteil und langfristige Nachhaltigkeit erzielen. Der Schlüssel liegt darin, Records nicht nur als statische Dateien zu betrachten, sondern als dynamische Vermögenswerte, die fundierte Entscheidungen und Unternehmenswachstum fördern.