Was ist Information im Geschäftsleben?

Um ein Konzept zu analysieren, zu verstehen und zu erklären, habe ich mich immer auf Analogien und konzeptionelles Denken gestützt. Ich liebe es, Ähnlichkeiten in völlig gegensätzlichen Konzepten zu finden, und ich freue mich, dich auf meine erzählerische Reise mitzunehmen – in die Welt des Erkundens, Verifizierens und Verbreitens von Records Management.

Der logische Anfang wäre, einen Blick auf Informationen zu werfen – und wenn du so bist wie ich, hast du wahrscheinlich automatisch an „Daten“ gedacht. Aber das ist falsch – und natürlich lag auch ich falsch.

Welche Arten von Informationen gibt es?

Informationen können je nach ihrer Natur und Verwendung in mehrere Typen unterteilt werden.

• Beschreibende Informationen: Liefert Details und Beschreibungen zu verschiedenen Objekten oder Entitäten.
• Prozedurale Informationen: Beschreibt Abläufe, Methoden und Verfahren.
• Prädiktive Informationen: Wird zur Prognose und Vorhersage auf Basis historischer Daten verwendet.
• Direktive Informationen: Gibt Anweisungen und Richtlinien vor.
• Analytische Informationen: Analysiert und interpretiert Daten, um Erkenntnisse zu gewinnen.

Das Verständnis dieser Informationsarten hilft dabei, sie besser zu verwalten und für verschiedene Zwecke effektiv zu nutzen. Wenn du nach einer Software suchst, die dich bei der Informationsverwaltung unterstützt, solltest du dir KORTO ansehen.

Hier findest du wichtige Inhalte zum Lebenszyklus von Aufzeichnungen — ein Muss, um deine Reise zu einem intelligenteren Records Management fortzusetzen.

Bedeutung von Informationen

Informationen sind in vielen Lebensbereichen und insbesondere in der Geschäftsinformation von entscheidender Bedeutung. Sie treiben die Entscheidungsfindung an, erweitern Wissen und erleichtern die Kommunikation. Lassen wir uns näher auf ihre Bedeutung ein.

Warum sind Informationen wichtig für die Entscheidungsfindung?

Informationen spielen eine zentrale Rolle in Entscheidungsprozessen.

Hier ist der Grund:

• Bietet Kontext: Gut verarbeitete und strukturierte Informationen geben Rohdaten einen Kontext und machen sie verständlich und umsetzbar.
• Reduziert Unsicherheit: Zuverlässige Informationen helfen, Unsicherheiten und Risiken bei Entscheidungen zu verringern.
• Verbessert Effizienz: Der Zugriff auf genaue Informationen rationalisiert Prozesse und steigert die betriebliche Effizienz.
• Unterstützt strategische Planung: Ermöglicht es Organisationen, fundierte strategische Pläne und langfristige Ziele zu entwickeln.

Informationen im digitalen Zeitalter

Im digitalen Zeitalter haben sich die Art und der Umgang mit Informationen erheblich weiterentwickelt. Die digitale Transformation hat zu Folgendem geführt:

• Erhöhtes Volumen: Die Menge an digital erzeugten und gespeicherten Informationen ist exponentiell gewachsen.
• Verbesserte Zugänglichkeit: Informationen sind heute über digitale Geräte und das Internet leichter zugänglich.
• Datensicherheit: Der Schutz von Informationen vor Sicherheitsverletzungen und unbefugtem Zugriff ist von höchster Bedeutung.
• Erweiterte Analytik: Digitale Tools und Technologien ermöglichen fortgeschrittene Datenanalysen und liefern tiefere Einblicke sowie Prognosefähigkeiten.

Informationsmanagement

Effektives Informationsmanagement umfasst mehrere Praktiken und Strategien:

• Datenerfassung: Sammlung von Daten aus verschiedenen Quellen.
• Datenverarbeitung: Umwandlung von Rohdaten in ein nutzbares Format.
• Speicherung: Sicherstellen, dass Daten sicher gespeichert und leicht abrufbar sind.
• Verteilung: Bereitstellung von Informationen für die richtigen Interessengruppen.
• Entsorgung: Ordnungsgemäße Beseitigung veralteter oder unnötiger Informationen.

Die Umsetzung dieser Praktiken stellt sicher, dass Informationen genau, sicher und bei Bedarf verfügbar sind.

Informationslebenszyklus

Der Informationslebenszyklus beschreibt die Phasen, die Informationen von der Erstellung bis zur Entsorgung durchlaufen:

1. Erstellung: Informationen werden erzeugt oder gesammelt.
2. Speicherung: Informationen werden für die zukünftige Nutzung gespeichert.
3. Nutzung: Informationen werden zu verschiedenen Zwecken verwendet.
4. Archivierung: Informationen, die nicht mehr aktiv genutzt werden, werden langfristig archiviert.
5. Entsorgung: Informationen werden sicher gelöscht, wenn sie nicht mehr benötigt werden.

Ein effektives Management des Informationslebenszyklus stellt die Datenintegrität sicher und gewährleistet die Einhaltung gesetzlicher Vorschriften.

Daten vs. Informationen

Denke an Daten als die Rohmaterialien in einem Malprozess.

Rahmen, Leinwand, Ölfarben, Pinsel, Terpentin, ein Glas und Lappen zum Reinigen, eine Palette und eine Staffelei. Die Verwendung dieser Rohmaterialien ermöglicht es uns, Gemälde zu schaffen. Bedenke jedoch: Das Gemälde kann ohne die Rohmaterialien nicht existieren, aber die Rohmaterialien haben auch für sich genommen einen Zweck. Am Ende ist das fertige Gemälde jedoch weitaus wertvoller als die Summe seiner Bestandteile.

Genau das ist die Beziehung zwischen Daten und Informationen – mit einer kleinen Ausnahme in meiner Analogie. Wir sprechen hier über tatsächliche fertige Gemälde sowie deren Fotos, Drucke, Videos, schriftliche Beschreibungen, Broschüren, Bewertungen und Schätzungen. Das bedeutet, dass sowohl physische als auch digitale Daten als Informationen anerkannt werden.

Daten, die verarbeitet, analysiert, in Reihenfolge gebracht oder umgestaltet und dann strukturiert werden, werden zu Informationen. Der wertvollste Vorteil besteht darin, dass sie Kontext bieten und – wenn richtig gemacht – fundierte Entscheidungen ermöglichen.