Warum Records Management für den Geschäftserfolg entscheidend ist

Die meisten Unternehmen versinken in Papierkram und digitalen Dateien. Wir haben aus erster Hand gesehen, wie chaotisch es wird, wenn kein System vorhanden ist! Records Management geht weit über einen aufgeräumten Schreibtisch oder organisierte Computerordner hinaus. Es geht darum, eine echte Strategie für den Umgang mit allen Informationen zu haben, die Ihr Unternehmen täglich erstellt und nutzt.

Denken Sie einmal darüber nach – wie viel Zeit haben Sie schon damit verschwendet, genau dieses eine wichtige Dokument oder diese E-Mail zu suchen? Oder noch schlimmer: Haben Sie jemals dieses beklemmende Gefühl gehabt, dass wichtige Geschäftsinformationen fehlen oder veraltet sind? Wir alle kennen das. Aber es muss nicht so sein.

Gutes Records Management ist nicht einfach eine langweilige administrative Aufgabe, die man dem Praktikanten überlässt. Es ist tatsächlich etwas Großartiges, das die Funktionsweise Ihres Unternehmens transformieren kann, sensible Daten schützt, Entscheidungen unterstützt und letztlich – Geld spart. 

Sie wollen mehr Vorteile von effektivem Records Management kennen? Sie sind hier genau richtig. Hier sind 10 wesentliche Vorteile des Records Managements.

Geschäftsabläufe optimieren

Gutes Records Management ist wie ein persönlicher Assistent, der immer weiß, wo alles ist. Kein langes Suchen in E-Mail-Ketten oder Aktenschränken mehr.

Hier ist, was wir beobachten, wenn Unternehmen vom Chaos zu organisierten Aufzeichnungen wechseln:

Wir haben mit vielen Gesundheitseinrichtungen gearbeitet, die EMR-Systeme implementierten, und gesehen, wie Krankenschwestern von hektischem Suchen nach Patientenakten zu sofortigem Zugriff auf alle Informationen wechselten. Ein Krankenhausadministrator berichtete uns, dass die Wartezeiten der Patienten durch die Verbesserung ihres Records-Systems um 40% reduziert wurden!

Auch der Bankensektor hat darauf reagiert. Mein Freund, der in einer Regionalbank arbeitet, sagt, dass ihre neue Records-Plattform die Bearbeitungszeiten für Kredite und Kontodienste fast um ein Drittel verkürzt hat.

Wenn Sie Ihre Aufzeichnungen unter Kontrolle bringen, läuft das gesamte Geschäft besser. Die Mitarbeiter verbringen Zeit mit ihren eigentlichen Aufgaben, anstatt Informationen zu suchen. Es ist, als würde man alle Staus in Ihrem Arbeitsablauf auf einmal beseitigen.

Datensicherheit und Vertraulichkeit schützen

Erinnern Sie sich an die großen Datenschutzverletzungen in den Nachrichten? Diejenigen, die Unternehmen Millionen kosten und das Vertrauen der Kunden zerstören? Viele davon hätten durch besseres Records Management verhindert werden können.

Hier zeigen sich die Vorteile des Records Managements und es wird zu Ihrem Sicherheitsschild. Es hilft Ihnen:

• Zu erkennen, welche Dokumente wirklich sensible Informationen enthalten
• Zu kontrollieren, wer was sehen kann (nicht jeder braucht Zugriff auf alles!)
• Nachzuverfolgen, wer Dokumente angesehen oder geändert hat
• Alte Aufzeichnungen ordnungsgemäß zu entsorgen, wenn sie nicht mehr benötigt werden
• Einen klaren Überblick darüber zu behalten, wer welche Dokumente wann bearbeitet hat

Die Kosten eines Fehlers sind enorm. Ein Unternehmen erlitt letztes Jahr eine Datenschutzverletzung, die über 4 Millionen Dollar kostete. Das Schlimmste: Sie hatten die Sicherheitstechnik, aber kein richtiges Records-System zur Nachverfolgung sensibler Informationen.

KORTO kann dies für Sie lösen, und die Bedienung ist sehr einfach. Ihre Sicherheitsmaßnahmen umfassen:

• Ernsthafte Verschlüsselung, die Daten schützt, egal ob beim Transfer oder in der Speicherung
• Intelligente Zugriffskontrollen, die Benutzer mehrfach verifizieren
• Detaillierte Aktivitätsprotokolle, damit Sie genau wissen, wer was wann gemacht hat
• Automatisierte Tools zur Überwachung von Compliance-Anforderungen
• Ordnungsgemäße Vernichtungsmethoden für Papier- und Digitalunterlagen

Ein korrektes Records Management hält nicht nur Hacker fern – es zeigt auch Kunden und Aufsichtsbehörden, dass Sie deren Informationen ernst nehmen.

Strategische Entscheidungsfindung unterstützen

Haben Sie schon einmal gesehen, dass Führungskräfte große Entscheidungen auf Basis von Vermutungen oder veralteten Informationen treffen? Wir haben es gesehen, und es ist nicht schön.

Deshalb ist korrektes Records Management ein strategischer Vorteil. Wenn Ihre Aufzeichnungen organisiert und zugänglich sind:

1. Können Sie Muster in historischen Daten erkennen, die Vorhersagen über zukünftige Entwicklungen ermöglichen
2. Verschiedene Abteilungen können sehen, was die anderen tun (bahnbrechend, ich weiß!)
3. Ihre Entscheidungsträger arbeiten mit genauen, aktuellen Informationen statt mit Erinnerungen
4. Wenn Susan aus der Buchhaltung nach 30 Jahren in Rente geht, geht ihr Wissen nicht mit ihr

Die Vorteile von Records Management gehen weit über Ordnung hinaus. Gutes Records Management gibt Führungskräften die Grundlage, um:

• Marktveränderungen vor der Konkurrenz zu erkennen
• Klar zu sehen, was in früheren Projekten funktioniert hat und was nicht
• Entscheidungen auf Basis tatsächlicher Daten statt Bauchgefühl zu treffen
• Schnell zu reagieren, wenn sich Geschäftsbedingungen ändern

Mit allen heutigen AI- und Analysetools ist gut organisiertes Records Management wie Premium-Kraftstoff für einen Hochleistungsmotor. Unternehmen mit unorganisierten, verstreuten Aufzeichnungen können diese Technologien nicht effektiv nutzen – Garbage in, Garbage out.

Kosten senken und Effizienz steigern

"Wir können uns derzeit kein neues Records-System leisten."

Wir hören das ständig und antworten immer gleich: "Können Sie es sich leisten, weiterhin Geld für Ihr aktuelles Nicht-System zu verschwenden?"

Ein mittelgroßes Anwaltsbüro, mit dem wir vor ein paar Jahren gearbeitet haben, zahlte monatlich 8.500 $ für ein externes Lager mit alten Akten. Nach der Implementierung von richtigem Records Management identifizierten sie sofort 40 % dieser Akten, die legal vernichtet werden konnten. Das sind allein im ersten Jahr über 40.000 $ Einsparungen – und das Beste kommt noch.

Hier passiert die eigentliche Kostenersparnis:

Speicher-Albträume gelöst

Wir haben Unternehmen gesehen, die zusätzlichen Büroraum nur für ihre Papierunterlagen mieten. Auch digitale Speicherplätze summieren sich schnell, wenn man 15 Kopien von allem behält. Besseres Records Management bedeutet:

• Keine doppelten Kopien "für alle Fälle" mehr
• Altes Material loswerden, das rechtlich nicht mehr benötigt wird