Was ist Records Management?

Records Management basiert auf strategischer Ordnung und ist ein Ansatz zur Regulierung der Datensätze einer Organisation von dem Moment an, in dem sie entstehen, bis zu ihrem unvermeidlichen Ende – der Vernichtung. Von Geschäftsdokumenten bis hin zu digitalen Archiven umfasst dieser Prozess Datensätze in allen Formaten.

Schutz, Zugänglichkeit und Erhaltung sind nicht nur Versprechen, sondern die wesentlichen Merkmale dieser Aufgabe, die sicherstellen, dass jede relevante Information geschützt, leicht zugänglich und intakt bleibt, genau so lange, wie sie benötigt wird.

Was ist das Endziel? Das Ziel ist einfach, aber wirkungsvoll: die Einführung einer effizienten, kostengünstigen Strategie für das Management dieser Datensätze.

Die Bedeutung eines effektiven Records Managements

Die Implementierung angemessener Records-Management-Praktiken bietet Organisationen jeder Größe viele Vorteile:

Regulatorische Compliance

Unternehmen kämpfen täglich mit Vorschriften wie DSGVO, HIPAA, Sarbanes-Oxley und anderen branchenspezifischen Protokollen.

Laut einer Gartner-Studie könnten diejenigen, die Daten unkontrolliert lassen, mit Bußgeldern belegt werden, die bis 2026 auf 1 Milliarde US-Dollar steigen. Ein ordnungsgemäßes Records Management stellt sicher, dass Organisationen die Compliance durch genaue Dokumentation und Prüfpfade nachweisen können.

Risikominderung

Ein korrektes Records Management reduziert organisatorische Risiken, indem es sicherstellt, dass kritische Informationen nicht verloren gehen, kompromittiert oder unangemessen zugänglich werden.

Forschung von PwC zeigt, dass Unternehmen mit formalisierten Records-Prozessen 40 % weniger Datenverstöße und Informationsverluste erleben. Im Falle von Rechtsstreitigkeiten ermöglichen gut organisierte Records-Systeme die schnelle Bereitstellung relevanter Dokumente und reduzieren so das rechtliche Risiko.

Betriebliche Effizienz

Gut organisierte Datensätze führen zu optimierten Abläufen und höherer Produktivität. IBM-Forschung zeigt, dass Mitarbeiter etwa 30 % ihres Arbeitstages mit der Suche nach Informationen verbringen – effektives Records Management kann diese Zeit um bis zu 60 % reduzieren. Diese Effizienz führt direkt zu Kosteneinsparungen und verbesserter Servicequalität.

Kostenreduktion

Effizientes Records Management spart auf mehreren Ebenen Kosten. Eine Studie von AIIM ergab, dass Organisationen die Lagerkosten durch ordnungsgemäße Aufbewahrungs- und Entsorgungsverfahren um 20–40 % senken können.

Darüber hinaus reduziert eine effiziente Informationswiedergewinnung die Arbeitskosten, während die systematische Entsorgung veralteter Datensätze die Lagerkosten minimiert.

Verbesserte Entscheidungsfindung

Klartext: Genauigkeit und Vollständigkeit von Informationen sind die Grundlage kluger Geschäftsentscheidungen. McKinsey-Forschung unterstützt diese These und zeigt, dass datengetriebene Organisationen 23-mal wahrscheinlicher ihre Wettbewerber in Bezug auf Profitabilität übertreffen.

Wie funktioniert ein Records-Management-System?

Ein umfassendes Records-Management-System arbeitet über mehrere miteinander verbundene Prozesse, die Informationen während ihres gesamten Lebenszyklus steuern:

Erstellung und Erfassung von Datensätzen

Das System identifiziert, welche Dokumente offizielle Datensätze darstellen, und erfasst wesentliche Metadaten jedes Datensatzes, einschließlich Erstellungsdatum, Autor, Zweck und Zusammenhang mit Geschäftsaktivitäten. Diese Metadaten werden für die zukünftige Verwaltung und Wiederauffindung entscheidend.

Klassifizierung und Organisation

Datensätze werden gemäß einem vorgegebenen Ablagesystem oder einer Taxonomie kategorisiert, um sie leichter auffindbar und verwaltbar zu machen. Die Klassifizierung kann nach Abteilung, Funktion, Themenbereich oder anderen organisatorischen Bedürfnissen erfolgen. Konsistente Klassifizierungsstandards stellen sicher, dass Datensätze korrekt kontextualisiert sind.

Speicherung und Pflege

Das System legt geeignete Speichermethoden basierend auf Datensatztyp, Nutzungsfrequenz und Erhaltungsanforderungen fest. Aktive Datensätze benötigen leicht zugänglichen Speicher, während inaktive Datensätze auf kostengünstigere Speicheroptionen übertragen werden können. Umweltkontrollen schützen physische Datensätze vor Verschlechterung.

Aufbewahrungsplanung

Jeder Datensatztyp erhält eine Aufbewahrungsfrist basierend auf gesetzlichen Anforderungen, betrieblichen Notwendigkeiten und historischem Wert. Aufbewahrungspläne legen fest, wie lange Datensätze vor der Entsorgung oder Archivierung aufbewahrt werden müssen. Diese Pläne balancieren Compliance-Anforderungen mit Speicherkosten.

Entsorgung von Datensätzen

Nach Ablauf der Aufbewahrungsfrist werden Datensätze systematisch vernichtet oder gemäß festgelegten Protokollen archiviert. Richtige Entsorgungsmethoden gewährleisten, dass vertrauliche Informationen selbst während der Vernichtung geschützt bleiben.

Audit und Überwachung

Regelmäßige Audits überprüfen die Einhaltung der Records-Management-Richtlinien und identifizieren Verbesserungsbereiche. Die Überwachung umfasst die Nachverfolgung von Zugriffsmustern, die Bewertung der Systemleistung und die Sicherstellung der Einhaltung von Aufbewahrungsplänen.

Physische vs. digitale Datensätze

Organisationen verwalten typischerweise sowohl physische als auch digitale Datensätze, die jeweils unterschiedliche Herausforderungen und Vorteile bieten:

Physisches Records Management

Physische Datensätze umfassen Papierdokumente, Fotos, Mikrofilme und andere greifbare Elemente. Obwohl der Papierverbrauch zurückgegangen ist, pflegen viele Organisationen weiterhin umfangreiche physische Sammlungen.

Vorteile:

• Keine technologischen Abhängigkeiten oder Bedenken hinsichtlich Formatobsoleszenz
• Einige Dokumente erfordern gesetzlich physische Unterschriften oder Originale
• Geringere Anfälligkeit für technologische Obsoleszenz
• Kann für historische oder Archivzwecke bevorzugt werden

Herausforderungen:

• Erfordert erheblichen physischen Speicherplatz und Umweltkontrollen
• Verfällt im Laufe der Zeit und erfordert Erhaltungsmaßnahmen
• Schwer über Standorte oder mit Remote-Mitarbeitern zu teilen
• Höheres Risiko des Verlusts bei Katastrophen wie Feuer oder Überschwemmungen
• Kann nur von einer Person gleichzeitig genutzt werden
• Manuelle Indexierung und Wiederauffindung sind zeitaufwendig

Digitales Records Management

Digitale Datensätze umfassen E-Mails, elektronische Dokumente, Datenbanken, Websites, Inhalte aus sozialen Medien und andere computererzeugte Informationen.

Vorteile:

• Reduzierter Speicherbedarf im Vergleich zu physischen Datensätzen
• Verbesserte Durchsuchbarkeit durch Volltextindizierung
• Einfacheres Teilen und Zusammenarbeiten über Standorte hinweg
• Automatisierte Aufbewahrungs- und Entsorgungsfunktionen
• Bessere Disaster-Recovery-Fähigkeiten durch Backups
• Mehrere Benutzer können gleichzeitig auf denselben Datensatz zugreifen
• Schnellere Wiederauffindung durch automatisierte Suchfunktionen

Herausforderungen:

• Technologische Obsoleszenz erfordert Formatmigrationen
• Höhere Anfangskosten für Software und Infrastruktur
• Komplexitäten bei der Datenmigration beim Systemwechsel
• Informationssicherheitsbedenken einschließlich Cyberrisiken
• Schwierigkeiten bei der Erfassung und Sicherung von Social-Media- und Website-Inhalten
• Erfordert kontinuierliche IT-Unterstützung und Wartung

Die meisten Organisationen betreiben hybride Systeme und verwalten sowohl physische als auch digitale Datensätze gleichzeitig, was koordinierte Richtlinien und Verfahren erfordert.

Wie Records Management das Unternehmenswachstum unterstützt

Ein Records-Management-Programm bietet mehrere wachstumsfördernde Vorteile:

Wissensbewahrung

Records Management stellt sicher, dass organisatorisches Wissen auch dann zugänglich bleibt, wenn Mitarbeiter das Unternehmen verlassen oder die Rolle wechseln. Dieses institutionelle Gedächtnis verhindert kostspielige Fehler und unterstützt Innovationen, indem es historischen Kontext für aktuelle Entscheidungen liefert.

Skalierbarkeit

Mit dem Wachstum von Organisationen werden ihre Informationsmanagementbedürfnisse komplexer. Records-Management-Systeme bieten einen skalierbaren Rahmen, der mit dem Unternehmen wächst und steigende Mengen an Datensätzen bewältigt, ohne Effizienz oder Kontrolle zu verlieren.

Unterstützung bei Fusionen und Übernahmen

Bei Fusionen oder Übernahmen erleichtern gut organisierte Datensätze Due-Diligence-Prozesse und Integrationsmaßnahmen. Unternehmen mit ausgereiften Records-Management-Programmen schließen M&A-Übergänge deutlich schneller ab, reduzieren Integrationskosten und beschleunigen die Wertrealisierung.

Wettbewerbsintelligenz

Historische Datensätze liefern wertvolle Einblicke in Markttrends, Kundenpräferenzen und Unternehmensleistung und informieren die strategische Planung. Organisationen, die ihre historischen Daten effektiv nutzen, verschaffen sich erhebliche Wettbewerbsvorteile.

Rechtsbereitschaft

Organisationen mit etablierten Records-Management-Programmen reagieren schneller und kostengünstiger auf Anfragen im Rahmen rechtlicher Prüfungen. Diese Bereitschaft reduziert Rechtskosten und minimiert Störungen des Geschäftsbetriebs während Rechtsstreitigkeiten.

Unsere Best Practices & Beispiele

Die Umsetzung der folgenden Best Practices im Records Management hilft Organisationen, Effizienz und Compliance zu maximieren:

Entwicklung einer umfassenden Records-Richtlinie

Formulieren Sie eine sorgfältige Richtlinie, die das gesamte Records Management abdeckt, von Aufgaben über Methoden bis hin zur Einhaltung gesetzlicher Vorschriften.

Diese professionell erstellte Richtlinie legt Governance-Rahmenwerke fest, definiert wichtige Begriffe, skizziert Verfahren und verteilt Verantwortlichkeiten in der gesamten Organisation.

Erstellung klarer Aufbewahrungspläne

Erstellen Sie Aufbewahrungspläne basierend auf gesetzlichen Anforderungen, betrieblichen Bedürfnissen und historischem Wert.

Beispielsweise müssen Finanzunterlagen möglicherweise sieben Jahre aufbewahrt werden, während Verträge für die Dauer der Vereinbarung plus mehrere Jahre aufbewahrt werden müssen. Systematische Aufbewahrungspläne verhindern sowohl vorzeitige Vernichtung als auch unnötige Aufbewahrung.

Regelmäßige Schulungen durchführen

Stellen Sie sicher, dass alle Mitarbeiter ihre Verantwortlichkeiten im Records Management durch Einführungs- und Auffrischungsschulungen verstehen. Organisationen, die vierteljährliche Schulungen durchführen, berichten über höhere Compliance-Raten.

Die Schulungen sollten Klassifizierung, Handhabungsverfahren, Aufbewahrungsvorgaben und Sicherheitsprotokolle abdecken.

Regelmäßige Audits durchführen

Führen Sie systematische Überprüfungen Ihres Records-Management-Programms durch, um Verbesserungsmöglichkeiten zu identifizieren. Unternehmen, die ihre Records-Programme jährlich auditieren, identifizieren und beheben Compliance-Probleme 70 % schneller.

Audits sollten die Einhaltung von Richtlinien, die Genauigkeit der Klassifizierung und die Angemessenheit der Zugriffskontrollen bewerten.

Disaster-Recovery planen

Entwickeln Sie umfassende Disaster-Recovery-Pläne für physische und digitale Datensätze. Nach dem Hurrikan Katrina konnten Unternehmen mit Offsite-Backup-Systemen 15 Tage früher den Betrieb wieder aufnehmen als Unternehmen ohne solche Systeme.

Die Wiederherstellungspläne sollten Backup-Verfahren, alternative Speicherorte und Wiederherstellungsprioritäten umfassen.

Records-Management-Software in Betracht ziehen

Moderne Records-Management-Anwendungen zentralisieren die Informationskontrolle und automatisieren viele Aspekte des Datensatz-Lebenszyklus.

Organisationen, die spezialisierte Records-Management-Software nutzen, berichten von einer 40 % schnelleren Wiederauffindung von Datensätzen. Diese Systeme können Klassifizierungen automatisieren, Aufbewahrungsfristen nachverfolgen und die rechtskonforme Entsorgung erleichtern.

Records-Koordinatoren ernennen

Bestimmen Sie Personen in jeder Abteilung, die die Records-Management-Aktivitäten überwachen. Unternehmen mit zugewiesenen Records-Koordinatoren erreichen 55 % höhere Compliance-Raten bei Aufbewahrungsrichtlinien.