Wie implementiert man ein Records-Management-System für Ihr Unternehmen?

Da das Volumen an digitalen und physischen Informationen weiter zunimmt, erkennen Organisationen jeder Größe die Notwendigkeit für strukturierte, effiziente und sichere Methoden zur Verwaltung ihrer Daten. 

Ein Records Management System ist unerlässlich, um die Integrität, Zugänglichkeit und Compliance der Informationen einer Organisation sicherzustellen. 

Die Implementierung eines solchen Systems mag entmutigend erscheinen, doch mit der richtigen Strategie und Unterstützung wird es zu einem transformierenden Prozess. 

In diesem Artikel führen wir Sie durch die umfassenden Schritte zur Implementierung eines Records-Management-Systems, das auf die Bedürfnisse Ihrer Organisation zugeschnitten ist, und beleuchten gleichzeitig die Bedeutung von RM sowie die Ausrichtung an Branchen-Best-Practices.

Vorbereitung und Planung

Vor der Implementierung sind angemessene Vorbereitung und Planung entscheidend. Beginnen Sie damit, die Arten von Unterlagen zu identifizieren, die Ihre Organisation verwaltet, wie Verträge, Mitarbeiterakten, Kundendaten, Finanzberichte und operative Dokumente. 

Bewerten Sie, wie diese Unterlagen derzeit gespeichert, abgerufen und entsorgt werden. Identifizieren Sie Lücken im aktuellen System – egal, ob papierbasiert oder digital – und analysieren Sie die damit verbundenen Risiken wie Datenverlust, unbefugten Zugriff oder rechtliche Non-Compliance.

Ein umfassendes Bestandsverzeichnis der Unterlagen ist ein hervorragender Ausgangspunkt. Es ermöglicht Ihnen, Volumen, Format, Speicherort, Aufbewahrungsanforderungen und Eigentümer jeder Unterlagenart zu bewerten. Darüber hinaus müssen Sie den Umfang der RMS-Implementierung festlegen: Soll sie die gesamte Organisation umfassen oder mit bestimmten Abteilungen wie HR oder Rechtsabteilung beginnen?

Binden Sie Stakeholder frühzeitig ein. Beziehen Sie IT-Mitarbeiter, Compliance-Beauftragte, Abteilungsleiter und Rechtsberater ein, um wertvolle Einblicke zu erhalten. Ihre Beteiligung stellt sicher, dass das System tatsächliche Arbeitsabläufe und Compliance-Anforderungen widerspiegelt. 

Schließlich ist eine Budgetplanung unerlässlich. Bestimmen Sie, welche finanziellen, personellen und technischen Ressourcen für Implementierung und laufende Wartung erforderlich sind.

Zielsetzung

Eine erfolgreiche RMS-Implementierung wird von klaren, messbaren Zielen geleitet. Diese Ziele können beispielsweise die Verbesserung des Zugriffs auf Unterlagen, die Reduzierung von Speicherkosten, die Verbesserung der regulatorischen Compliance oder die Minimierung rechtlicher Risiken umfassen. 

Definieren Sie sowohl kurzfristige Ziele, wie die Digitalisierung von Papierunterlagen oder die Einführung von Benutzerzugriffsrechten, als auch langfristige Ziele, wie die Integration in Unternehmenssysteme oder die Automatisierung von Aufbewahrungsplänen.

Zusätzlich zu operativen Verbesserungen sollten die Ziele den übergeordneten strategischen Wert des Records Management widerspiegeln. Ein gut strukturiertes RMS kann beispielsweise die Geschäftsfortführung unterstützen, schnellere Reaktionszeiten bei Audits ermöglichen und das Vertrauen der Stakeholder stärken, indem Transparenz und Verantwortlichkeit gewährleistet werden. 

Darüber hinaus kann die Festlegung von Zielen in Bezug auf Umweltaspekte, wie die Reduzierung des Papierverbrauchs oder die Optimierung der digitalen Speicherressourcen, das RMS mit unternehmerischen Nachhaltigkeitsinitiativen in Einklang bringen.

Erwägen Sie auch die Festlegung von Leistungskennzahlen, um den Fortschritt bei der Erreichung dieser Ziele zu messen. Dies könnten Metriken wie durchschnittliche Abrufzeiten von Unterlagen, Prozentsatz korrekt kategorisierter Unterlagen, Compliance-Audit-Erfolgsraten oder Benutzerakzeptanz in verschiedenen Abteilungen sein. Die Festlegung von Benchmarks hilft, die Effektivität des Systems zu bewerten und kontinuierliche Investitionen in Updates oder Schulungen zu rechtfertigen.

Gut definierte Ziele bieten den Rahmen für die Auswahl der richtigen Software und Tools, die Zuweisung von Rollen und Verantwortlichkeiten sowie die Erfolgsmessung. Sie stimmen auch mit den Organisationszielen überein und stellen sicher, dass das RMS nicht als isoliertes Projekt, sondern als strategische Investition mit messbaren Vorteilen betrachtet wird.

Software/Tools auswählen

Die Wahl der richtigen Software ist eine entscheidende Entscheidung, die die Effektivität und Benutzerfreundlichkeit Ihres RMS beeinflusst. Faktoren, die berücksichtigt werden sollten, einschließlich Skalierbarkeit, Integration in bestehende Systeme, Benutzerfreundlichkeit und Compliance-Funktionen. Einige Tools sind branchenspezifisch zugeschnitten, andere allgemeiner einsetzbar.

Suchen Sie nach Software, die Versionierung, Zugriffsrechte, Audit-Trails, Aufbewahrungsrichtlinien und Suchfunktionen bietet. Sie sollte sowohl strukturierte als auch unstrukturierte Daten unterstützen. Cloud-basierte Lösungen bieten Flexibilität und Kosteneffizienz, während On-Premise-Systeme mehr Kontrolle für Organisationen mit strengen Compliance-Anforderungen bieten können.

Wie in unserem Artikel über die besten Softwarelösungen erwähnt, hilft der Vergleich verschiedener Tools im Hinblick auf die individuellen Bedürfnisse Ihrer Organisation, fundierte Entscheidungen zu treffen. Bei KORTO unterstützen wir Kunden bei der Bewertung und dem Benchmarking von RMS-Plattformen, die zu ihrer Branche und ihren Skalierungsanforderungen passen.

Unterlagen organisieren und kategorisieren

Ein kritischer Schritt bei der Implementierung ist die Entwicklung eines Klassifizierungsschemas. Dabei werden Unterlagen in Kategorien und Unterkategorien basierend auf Funktion, Abteilung, Projekt oder Lebenszyklusphase gruppiert. Eine konsistente Taxonomie stellt sicher, dass Benutzer Unterlagen mit minimalem Aufwand finden, abrufen und bearbeiten können.

Erstellen Sie einen Aktenplan oder ein Unterlagenklassifizierungssystem, das Namenskonventionen, Metadaten-Tags, Aufbewahrungsfristen und Zugriffsrechte definiert. Legen Sie Regeln für den Umgang mit Duplikaten, veralteten Versionen und inaktiven Unterlagen fest. Eine solide organisatorische Struktur reduziert Unordnung, verbessert die Abrufzeiten und unterstützt rechtliche Prüfungen und Audits.

Automatisierung kann hier ebenfalls eine Rolle spielen. Viele RMS-Plattformen enthalten automatisierte Kategorisierungstools, die Regeln basierend auf Schlüsselwörtern, Inhaltstyp oder Benutzerverhalten anwenden. Dennoch bleibt menschliche Aufsicht unerlässlich, um Genauigkeit und Relevanz sicherzustellen.

Zusätzlich zur Klassifizierung ist es wichtig, Verfahren für konsistentes Labeling, Indexierung und Aktualisierung von Unterlagen während ihrer Entwicklung zu erstellen. Dazu gehört die Verknüpfung verwandter Unterlagen, die Verwaltung von Querverweisen und die Definition, wie archivierte Unterlagen aufbewahrt und abgerufen werden. 

Schlechte Kategorisierungspraktiken können dazu führen, dass Unterlagen verlegt oder unzugänglich werden und die Effektivität des gesamten Systems untergraben. Eine intuitive Struktur, die mit den natürlichen Arbeitsabläufen der Abteilungen übereinstimmt, fördert bessere Compliance und eine reibungslosere Einführung im gesamten Unternehmen.

Mitarbeiter schulen

Kein Records-Management-System kann ohne angemessene Mitarbeiterschulung erfolgreich sein. Change-Management ist oft die größte Herausforderung bei der Implementierung. Mitarbeiter könnten neue Verfahren ablehnen, insbesondere wenn sie ihre tägliche Arbeit komplizierter machen. Frühzeitige Maßnahmen helfen, spätere Akzeptanzprobleme zu vermeiden.

Zum Beispiel erfordert KORTO.io nur minimalen Schulungsaufwand, da es nahtlos in die vertraute Umgebung der Mitarbeiter integriert ist. Mit nur einem Klick auf das KORTO Symbol werden Unterlagen sicher gespeichert – Compliance wird so mühelos und intuitiv.

Beginnen Sie damit, Power-User oder Abteilungs-Champions zu identifizieren, die ihre Teams anleiten und Schulungen unterstützen können. Schulungen sollten die Hintergründe des RMS, die Nutzung der Software, Compliance-Pflichten und die Bedeutung der Datenintegrität abdecken. Nutzen Sie Dokumentationen, visuelle Anleitungen und praktische Workshops.

Fördern Sie Feedback von Mitarbeitern während dieses Prozesses. Ihre Erkenntnisse können helfen, Arbeitsabläufe zu optimieren, Usability-Probleme zu erkennen und die Systemleistung zu verbessern. Kontinuierliche Lernmöglichkeiten, wie Auffrischungskurse und Online-Module, sollten auch nach dem Rollout angeboten werden.

System testen

Vor der vollständigen Implementierung führen Sie einen gründlichen Pilot-Test durch. Wählen Sie eine oder mehrere Abteilungen aus, um das RMS in einer kontrollierten Umgebung zu testen. Dieser Schritt hilft, Funktionalität, Benutzerabläufe und Systemintegration zu validieren und unvorhergesehene Probleme vor der breiten Einführung zu identifizieren.

Während der Testphase sammeln Sie sowohl quantitative als auch qualitative Rückmeldungen. Überwachen Sie Benutzerinteraktionen, Reaktionszeiten, Fehlerprotokolle und Systemverfügbarkeit. Führen Sie Interviews und Umfragen durch, um Benutzerzufriedenheit, Prozessklarheit und mögliche Hindernisse zu bewerten.

Nutzen Sie die Testphase, um Klassifizierungsschemata zu feinjustieren, Schulungsmaterialien zu aktualisieren und technische Konfigurationen zu optimieren. Ein erfolgreicher Test stärkt das Vertrauen der Stakeholder und ebnet den Weg für die vollständige Einführung.

System einführen

Der Systemstart sollte phasenweise und strukturiert erfolgen, um Störungen zu minimieren. Führen Sie das System abteilungs- oder funktionsweise ein und stellen Sie sicher, dass jede Phase angemessen unterstützt wird. Halten Sie die Kommunikationswege offen und geben Sie Updates in Echtzeit sowie Antworten auf Fragen.

Stellen Sie sicher, dass IT-Support verfügbar ist, um technische Probleme umgehend zu lösen. Weisen Sie Verantwortlichkeiten für das Records Management in jeder Abteilung zu, um Eigentum und Rechenschaftspflicht zu fördern. Regelmäßige Check-ins und Leistungsüberprüfungen während der Einführungsphase helfen sicherzustellen, dass das System wie vorgesehen funktioniert.

Nach der Einführung überwachen Sie die Benutzeraktivität und Systemmetriken. Verwalten die Benutzer aktiv die Unterlagen im System? Werden Unterlagen korrekt abgerufen und kategorisiert? Gibt es Zugriffsverletzungen oder Datenredundanzen? Metriken helfen, den ROI des Systems zu bestimmen und zukünftige Optimierungen zu steuern.

Compliance und Sicherheit gewährleisten

Eines der Kernziele eines RMS ist die Sicherstellung der Einhaltung gesetzlicher und regulatorischer Rahmenbedingungen. Dazu gehören möglicherweise GDPR, HIPAA, SOX und branchenspezifische Standards. Ein gut implementiertes RMS sollte Aufbewahrungsrichtlinien durchsetzen, den Zugriff kontrollieren und Audit-Trails für alle Benutzeraktionen bereitstellen.

Sicherheit ist ebenso entscheidend. Datenverschlüsselung, Zugriffskontrollen, Multi-Faktor-Authentifizierung und sichere Backup-Protokolle sollten Teil Ihres Systems sein. Regelmäßige Sicherheitsüberprüfungen, Penetrationstests und Risikoanalysen sollten geplant werden, um die Systemintegrität zu gewährleisten.

Darüber hinaus sollte Compliance nicht als einmalige Überprüfung betrachtet werden. Richten Sie ein Governance-Team ein oder benennen Sie einen Compliance Beauftragten, der regulatorische Änderungen überwacht und die fortlaufende Einhaltung sicherstellt. Diese Maßnahmen sind nicht nur Best Practices, sondern essenziell, um Unternehmenswerte zu schützen und Vertrauen zu erhalten.

Fazit

Die Implementierung eines Records-Management-Systems ist komplex, aber ein lohnendes Unterfangen. Sie erfordert sorgfältige Planung, Zusammenarbeit und einen starken Fokus auf Compliance und Benutzerakzeptanz. Von der Vorbereitung und Auswahl der Tools über die Schulung der Mitarbeiter bis hin zur langfristigen Sicherheit trägt jeder Schritt zum Erfolg Ihres RMS bei.

KORTO spezialisiert sich darauf, Organisationen effektiv durch diesen Prozess zu begleiten. Durch die Ausrichtung der Implementierung an der Bedeutung von RM, Best Practices und den langfristigen Vorteilen einer strukturierten Datenverwaltung stellen wir sicher, dass Ihre Records-Management-Strategie zu einer Grundlage für den Erfolg wird und nicht nur einer regulatorischen Verpflichtung. 

Ob Sie von Grund auf starten oder ein veraltetes System aktualisieren – ein gut implementiertes RMS bietet Transparenz, Kontrolle und Vertrauen in die Informationsmanagement-Fähigkeiten Ihrer Organisation.