Wesentliche Unterschiede zwischen Records Management und Dokumentenmanagement

Records Management und Dokumentenmanagement befassen sich mit verschiedenen Phasen des Informationszyklus und verfolgen unterschiedliche strategische Ziele.

Dokumentenmanagement konzentriert sich in erster Linie auf Zusammenarbeit, indem es den Nutzern ermöglicht, Dokumente zu erstellen, zu teilen, zu bearbeiten und zu speichern, als Teil des täglichen Arbeitsablaufs.

Moderne Organisationen verlassen sich auf beide Systeme, um effizient zu arbeiten und die Einhaltung von Branchenvorschriften sicherzustellen.

Deshalb bieten Plattformen wie KORTO integrierte Lösungen, die sowohl Dokumentenzusammenarbeit als auch Records-Aufbewahrung unterstützen und Organisationen helfen, die Kontrolle über den gesamten Content-Lebenszyklus zu behalten.

Verständnis des Kernfokus: Compliance vs Zusammenarbeit

Der grundlegende Unterschied zwischen Records Management und Dokumentenmanagement liegt in ihrem Kernzweck.

Records Management basiert auf der Notwendigkeit, regulatorische Rahmenbedingungen einzuhalten und verlässliche Nachweise für Geschäftsentscheidungen, Handlungen und Verpflichtungen bereitzustellen. Es ist besonders in Sektoren wie Gesundheitswesen, Finanzen und Rechtsdienstleistungen von entscheidender Bedeutung, in denen das Versäumnis, kritische Informationen zu bewahren, schwerwiegende Folgen haben kann.

Dokumentenmanagement hingegen konzentriert sich darauf, nahtlose Zusammenarbeit zwischen Nutzern zu ermöglichen.

In den meisten Branchen müssen Teams gemeinsam an Dokumenten arbeiten, die mehrere Entwürfe und Überarbeitungen durchlaufen. Diese Dokumente können Marketingmaterialien, interne Berichte, Projektpläne oder Verträge sein, die noch verhandelt werden.

Dokumentenmanagement-Systeme sind darauf ausgelegt, diese dynamische Arbeitsweise zu unterstützen, und bieten Funktionen wie Echtzeitbearbeitung, Versionsverfolgung und flexible Zugriffskontrollen. Zusammenarbeit ist hier das primäre Ziel, und das System ist darauf optimiert, Produktivität und Kommunikation zu fördern, anstatt rechtliche Aufbewahrung zu gewährleisten.

Lifecycle-Management vs aktive Nutzung

Ein weiterer entscheidender Unterschied liegt darin, wie jedes System den Lebenszyklus von Informationen handhabt.

Beim Dokumentenmanagement liegt der Schwerpunkt auf der aktiven Nutzung. Dokumente werden erstellt, bearbeitet, überprüft und häufig geteilt. Sie sind dynamische Einheiten, die sich im Laufe der Zeit entwickeln und die laufenden Geschäftsprozesse unterstützen.

Sobald der Zweck eines Dokuments erfüllt ist oder es nicht mehr benötigt wird, kann es archiviert oder gelöscht werden, ohne dass ein formaler Aufbewahrungsprozess erforderlich ist.

Im Gegensatz dazu folgt Records Management einem strukturierten und gut dokumentierten Lebenszyklus.

Nachdem ein Dokument seine endgültige Form erreicht hat – zum Beispiel ein unterzeichneter Vertrag oder ein abgeschlossener Finanzbericht – wird es zu einem Record. Zu diesem Zeitpunkt tritt es in eine andere Phase seiner Existenz ein, die von strikten Aufbewahrungsplänen und Compliance-Anforderungen geregelt wird. Das Record wird nicht mehr bearbeitet oder verändert. Stattdessen wird es an einem sicheren und zugänglichen Ort gespeichert, von dem es für Prüfungen, Untersuchungen oder rechtliche Verfahren abgerufen werden kann.

Jede Phase dieses Lebenszyklus, von der Erstellung bis zur endgültigen Verfügung, wird überwacht und verwaltet, um die Authentizität und Integrität des Records zu gewährleisten.

Die Vorteile von Records Management werden in diesem Zusammenhang deutlich. Organisationen können Konsistenz sicherstellen, rechtliche Risiken reduzieren und Verantwortlichkeit durch genaue und verlässliche Aufzeichnungen demonstrieren.

Darüber hinaus können Unternehmen durch die Anwendung klar definierter Aufbewahrungsregeln den Speicher effizienter verwalten, nur das Notwendige aufbewahren und veraltete Inhalte gemäß den Richtlinien entsorgen.

Sicherheits- und Zugriffskontrollen für sensible Informationen

Sicherheit hat in sowohl Dokumenten- als auch Records Management Priorität, jedoch variiert Art und Tiefe der Sicherheitsmaßnahmen je nach Zweck des Systems.

Dokumentenmanagement-Systeme bieten typischerweise Zugriffskontrollen auf Benutzerebene und Versionshistorien, um den kollaborativen Prozess sicher zu verwalten. Diese Systeme sollen Flexibilität ermöglichen, während versehentliche Löschungen oder unbefugte Änderungen während der aktiven Nutzung minimiert werden.

Wenn es jedoch um sensible oder rechtlich bedeutsame Inhalte wie EMR oder Finanzangaben geht, hebt Records Management die Sicherheit auf ein anderes Niveau. Diese Systeme stellen sicher, dass Records unverändert und nachvollziehbar bleiben. Der Zugriff ist streng eingeschränkt, und alle Aktionen an einem Record – wie Anzeigen, Kopieren oder Exportieren – werden protokolliert, um eine umfassende Prüfspur zu erstellen. In stark regulierten Branchen ist dieses Maß an Kontrolle nicht nur empfohlen, sondern gesetzlich vorgeschrieben.

Darüber hinaus werden Records oft verschlüsselt, in sicheren Umgebungen gesichert und so gespeichert, dass sie im Falle von Datenverlust oder Cyberangriffen schnell wiederhergestellt werden können. Die Fähigkeit, nachzuweisen, dass ein Record nicht manipuliert wurde, kann während regulatorischer Überprüfungen oder Gerichtsverfahren entscheidend sein, und Records Management-Systeme werden mit diesem Anspruch entwickelt.

Sicherheit im Kontext von Records Management bedeutet nicht nur Datenschutz, sondern auch Aufbau von Vertrauen und Verantwortlichkeit. Während Dokumentenmanagement-Systeme Benutzerfreundlichkeit und operative Effizienz priorisieren, bieten Records Management-Systeme die Grundlage für rechtliche Verteidigbarkeit und langfristige Zuverlässigkeit.

Aufbewahrungs- und Archivierungspraktiken

Aufbewahrungs- und Archivierungspraktiken verdeutlichen die Unterschiede zwischen den beiden Systemen weiter.

Dokumentenmanagement kümmert sich weniger um langfristige Speicherung oder formale Aufbewahrungsregeln. Dateien werden typischerweise basierend auf unmittelbaren betrieblichen Anforderungen oder Projektfristen aufbewahrt. Wenn Archivierung genutzt wird, erfolgt sie oft manuell und informell, wobei wenig Augenmerk auf regulatorische Anforderungen oder rechtliche Verteidigbarkeit gelegt wird.

Records Management hingegen ist durch die Einhaltung strukturierter Aufbewahrungspläne definiert. Diese Pläne basieren auf regulatorischen, rechtlichen oder geschäftlichen Anforderungen und bestimmen, wie lange ein Record aufbewahrt werden muss, wann er überprüft werden sollte und wie er letztendlich entsorgt oder archiviert werden sollte.

Beispielsweise müssen EMRs je nach nationalen und branchenspezifischen Gesetzen möglicherweise bis zu 20 Jahre oder länger aufbewahrt werden.

Integration von Records Management und Dokumentenmanagement

Obwohl Records Management und Dokumentenmanagement unterschiedliche Funktionen erfüllen, sind sie am effektivsten, wenn sie zusammen in einer kohärenten Informationsstrategie implementiert werden.

Eine Organisation, die ausschließlich auf Dokumentenmanagement setzt, könnte Schwierigkeiten haben, Compliance und Nachvollziehbarkeit sicherzustellen, während eine Organisation, die sich nur auf Records Management konzentriert, möglicherweise die Agilität und Kollaborationstools für den täglichen Betrieb vermissen würde.

Die Integration beider Systeme ermöglicht es Unternehmen, den gesamten Lebenszyklus von Informationen zu verwalten – vom ersten Entwurf über die gemeinsame Entwicklung bis zur endgültigen Archivierung als rechtlich bindender Record.

KORTO.io bietet Lösungen, die die Lücke zwischen Records- und Dokumentenmanagement schließen, indem sie Unternehmen ermöglichen, Informationen nahtlos zu klassifizieren, zu speichern und zu schützen, unter Einhaltung von Best-Practice-Standards für Compliance und Produktivität.