Der Lebenszyklus von Dokumenten: Die 4 Phasen im Records Management

Jedes geschäftliche Dokument durchläuft einen Lebenszyklus. Es wird erstellt oder empfangen, zur Unterstützung der Arbeit verwendet, so lange aufbewahrt, wie es einen geschäftlichen oder rechtlichen Wert hat, und schließlich vernichtet oder dauerhaft archiviert.

Der Lebenszyklus von Dokumenten bietet Ihrem Unternehmen eine einheitliche Methode, diesen Prozess zu steuern, anstatt Dateien ohne klare Zuständigkeiten in Ordnern, Posteingängen und Speichersystemen zu belassen.

Dieses Modell eignet sich für Papierdokumente, elektronische Dokumente, E-Mails, Nachrichten, Bilder, Verträge, Rechnungen und andere Informationen, die im Rahmen geschäftlicher Tätigkeiten erstellt oder empfangen werden. Die genaue Anzahl und Bezeichnung der Phasen kann je nach Dokumentenmanagementprogramm variieren.

Die grundlegenden Entscheidungen bleiben jedoch gleich: Dokumente korrekt erstellen und erfassen, ihre Nutzbarkeit und Sicherheit gewährleisten, sie für den vorgeschriebenen Zeitraum aufbewahren und anschließend eine genehmigte Aussonderung durchführen.

Was ist der Lebenszyklus von Dokumenten?

Der Lebenszyklus von Dokumenten beschreibt die verschiedenen Phasen, die ein Dokument von seiner Erstellung oder seinem Eingang bis zu seiner endgültigen Aussonderung durchläuft. Ein praxisorientiertes Modell umfasst die Erstellung und Erfassung, die aktive Nutzung, die inaktive Speicherung und Aufbewahrung sowie die endgültige Aussonderung durch sichere Vernichtung oder dauerhafte Archivierung. Das Records Management legt für jede Phase Regeln, Verantwortlichkeiten, Zugriffsrechte und Aufbewahrungsanforderungen fest.

Records Life Cycle vs. Records Lifecycle

Die englischen Begriffe „Records Life Cycle“ und „Records Lifecycle“ beschreiben dasselbe Konzept des Records Managements. Beide beziehen sich auf die Veränderungen eines Dokuments von seiner Erstellung oder seinem Eingang über die Nutzung, Speicherung und Aufbewahrung bis zur endgültigen Aussonderung. In Suchergebnissen und Fachquellen werden beide Schreibweisen verwendet. In diesem Leitfaden wird überwiegend der Begriff Records Life Cycle verwendet, während Records Lifecycle ebenfalls im Text vorkommt.

Warum der Lebenszyklus im Records Management wichtig ist

Ein lebenszyklusorientierter Ansatz legt nicht nur fest, wo ein Dokument gespeichert wird. Er definiert, um welches Dokument es sich handelt, warum das Unternehmen es benötigt, wer darauf zugreifen oder es verändern darf, wie lange es aufbewahrt werden muss und was nach Ablauf dieser Frist geschehen soll.

Ein kontrollierter Lebenszyklus im Records Management hilft Unternehmen dabei:

• maßgebliche Dokumente bei Bedarf schnell zu finden;
• den Zusammenhang durch Klassifizierung und Metadaten zu bewahren;
• den Zugriff auf Personen mit berechtigtem geschäftlichem Interesse zu beschränken;
• aktive Dokumente von Informationen zu trennen, die nicht mehr täglich benötigt werden;
• Aufbewahrungsregeln einheitlich anzuwenden;
• die reguläre Aussonderung bei einer rechtlichen Aufbewahrungspflicht oder einer anderen genehmigten Ausnahme auszusetzen;
• die Vernichtung oder Übergabe an ein Archiv zu dokumentieren, damit jede endgültige Maßnahme genehmigt und nachvollziehbar ist.

Das Ergebnis sind eine bessere betriebliche Kontinuität und ein zuverlässigerer Prozess der Information Governance. Gleichzeitig wird das Risiko einer vorzeitigen Vernichtung oder einer unbegrenzten Aufbewahrung reduziert.

Die vier Phasen des Dokumentenlebenszyklus

Verschiedene Fachstellen beschreiben den Lebenszyklus anhand von drei, vier, fünf oder sechs Phasen. Einige Modelle fassen beispielsweise die aktive Nutzung und Speicherung zusammen, während andere die Klassifizierung, Aufbewahrung, langfristige Sicherung und Aussonderung getrennt behandeln. Das folgende Vier-Phasen-Modell ist einfach genug für einen Überblick und gleichzeitig detailliert genug für ein unternehmensweites Records-Management-Programm.

1. Erstellung und Erfassung

Der Lebenszyklus beginnt, wenn ein Unternehmen im Rahmen seiner Geschäftstätigkeit Informationen erstellt oder empfängt. Beispiele sind ein unterzeichneter Vertrag, eine Rechnung, eine Personalakte, eine E-Mail zur Dokumentation einer Entscheidung, eine Kundeneinreichung oder ein Bericht aus einem Geschäftssystem.

In dieser Phase sollte das Unternehmen entscheiden, ob die Information ein offizielles Geschäfts­dokument oder lediglich eine nicht aufbewahrungspflichtige Kopie ist. Außerdem sollten die Informationen erfasst werden, die für die spätere Verwaltung erforderlich sind. Je nach Dokumententyp und System können dazu der Ersteller, der Geschäftsbereich, das Datum, die Dokumentenkategorie, der Bezug zu einem Geschäftsvorgang, die Version und Zugriffsbeschränkungen gehören.

Zu den bewährten Verfahren bei der Erfassung gehören:

• Dokumente in einem zugelassenen System erstellen oder empfangen;
• die Dokumentenkategorie und die verantwortliche Person festlegen;
• eine einheitliche Klassifizierung oder Taxonomie anwenden;
• erforderliche Metadaten erfassen;
• unnötige Duplikate vermeiden.

Die Klassifizierung ist wichtig, weil sie ein Dokument mit seinen Aufbewahrungsregeln, Zugriffsberechtigungen, seinem Speicherort und seiner späteren Aussonderung verbindet. Ein nicht zuverlässig klassifiziertes Dokument lässt sich nur schwer finden und einheitlich verwalten.

2. Aktive Nutzung und Pflege

Ein aktives Dokument wird regelmäßig für laufende Geschäftsprozesse benötigt. Es kann ein Projekt, eine Kundenbeziehung, eine Transaktion, eine Untersuchung, eine Genehmigung oder einen betrieblichen Prozess unterstützen. Aktive Dokumente müssen für berechtigte Benutzer verfügbar und vor unzulässigen Änderungen, Verlust oder unerwünschter Vervielfältigung geschützt sein.

Während der aktiven Nutzung können folgende Maßnahmen eingesetzt werden:

• rollenbasierte Zugriffsrechte und regelmäßige Berechtigungsprüfungen;
• Versionskontrolle oder eine festgelegte maßgebliche Dokumentenversion;
• Dokumentation von Genehmigungen und Unterschriften;
• Audit-Trails für Zugriffe oder Änderungen;
• kontrollierte Freigabe und Downloads;
• ein dokumentierter Prozess zum Abschluss eines Dokuments oder Vorgangs.

Ein Dokument kann bearbeitet werden, solange es sich noch in der Arbeitsphase befindet. Sobald es abgeschlossen ist oder den in der Aufbewahrungsrichtlinie definierten Zeitpunkt erreicht, muss es möglicherweise schreibgeschützt oder anderweitig vor routinemäßigen Änderungen geschützt werden. In Records-Management-Systemen wird dieser Übergang häufig als Cutoff bezeichnet. Der Cutoff markiert den Zeitpunkt, ab dem die Aufbewahrungsfrist beginnt. Der genaue Auslöser hängt von der Dokumentenkategorie und dem genehmigten Aufbewahrungsplan des Unternehmens ab.

3. Inaktive Speicherung und Aufbewahrung

Wenn ein Dokument nicht mehr für die tägliche Arbeit benötigt wird, aber weiterhin einen geschäftlichen, rechtlichen, steuerlichen, regulatorischen oder historischen Wert besitzt, geht es in die Phase der inaktiven Speicherung oder Aufbewahrung über. Es muss weiterhin auffindbar, sicher und für berechtigte Benutzer zugänglich bleiben, ohne denselben Arbeitsbereich wie aktive Informationen zu beanspruchen.

Ein Aufbewahrungsplan sollte für jede Dokumentenkategorie Folgendes festlegen:

• den Auslöser für den Beginn der Aufbewahrungsfrist;
• die Dauer oder Regel der Aufbewahrung;
• die verantwortliche Person oder Abteilung;
• mögliche Übergabe- oder Überprüfungszeitpunkte;
• die genehmigte endgültige Aussonderung.

Aufbewahrungsfristen sind nicht universell. Sie hängen vom Dokumententyp, den Verpflichtungen des Unternehmens, den geltenden Rechtsordnungen, geschäftlichen Anforderungen und genehmigten Richtlinien ab. Vor der Veröffentlichung sollten alle Beispiele für Aufbewahrungsfristen anhand des Zielmarktes von Korto und einer rechtlichen Prüfung überprüft werden.

Aufbewahrung ist außerdem nicht dasselbe wie eine Datensicherung. Ein Backup dient in der Regel der Wiederherstellung nach einem Systemausfall oder einer Betriebsstörung. Ein aufbewahrtes Dokument wird dagegen als Nachweis einer Geschäftstätigkeit verwaltet und muss entsprechend seiner Dokumentenkategorie identifizierbar, nutzbar und kontrolliert bleiben.

Ein Aufbewahrungsprozess muss auch Ausnahmen berücksichtigen. Eine rechtliche Aufbewahrungssperre (Legal Hold), eine Untersuchung, eine Prüfung, eine Auskunftsanfrage oder eine andere genehmigte Sicherungsanforderung kann die reguläre Vernichtung aussetzen. Wenn eine Ausnahme gilt, muss sie dokumentiert, den verantwortlichen Teams mitgeteilt und durch einen genehmigten Prozess wieder aufgehoben werden.

4. Aussonderung und dauerhafte Archivierung

Die Aussonderung ist das genehmigte Ende des verwalteten Dokumentenlebenszyklus. Ein Dokument kann sicher vernichtet, an ein Archiv übergeben oder dauerhaft aufbewahrt werden, wenn Richtlinien oder sein historischer Wert dies erfordern. Die Entscheidung muss auf den genehmigten Aufbewahrungsregeln und möglichen aktiven Ausnahmen beruhen und darf nicht allein aus Bequemlichkeit oder nach persönlicher Präferenz eines Mitarbeiters getroffen werden.

Ein nachvollziehbarer Aussonderungsprozess sollte Folgendes umfassen:

• eine Prüfung der zur Aussonderung vorgesehenen Dokumente;
• die Bestätigung, dass keine rechtliche Aufbewahrungssperre oder andere Ausnahme besteht;
• die Genehmigung durch die zuständige Person oder Stelle;
• eine sichere Vernichtung oder kontrollierte Übergabe an ein Archiv;
• die Dokumentation, welche Dokumente wann, nach welcher Regel und durch wen vernichtet oder übergeben wurden.

Bei der Vernichtung müssen die Informationen auf dem jeweiligen Medium unlesbar oder unzugänglich gemacht werden. Bei digitalen Dokumenten sollte der Prozess verwaltete Kopien und relevante Backups gemäß den Unternehmensrichtlinien und technischen Gegebenheiten berücksichtigen. Bei dauerhaft aufzubewahrenden Dokumenten kann die Archivierung eine kontrollierte Speicherung, Beschreibung, Formatplanung und langfristige Zugriffsmöglichkeiten erfordern.

Die Phasen des Dokumentenlebenszyklus im Überblick

Wie der Lebenszyklus für digitale und physische Dokumente gilt

Der Lebenszyklus gilt unabhängig vom Format, die erforderlichen Maßnahmen unterscheiden sich jedoch.

Bei physischen Dokumenten müssen Unternehmen die Ablage, den Standort, die Bewegung, die Umgebungsbedingungen, den Zugriff, Entscheidungen zur Digitalisierung und die sichere Vernichtung kontrollieren. Eine Aktenbox oder Datei sollte genügend Identifikationsinformationen enthalten, um das Wiederfinden zu ermöglichen, ohne sensible Inhalte unnötig offenzulegen.

Bei digitalen Dokumenten müssen Unternehmen die Klassifizierung, Metadaten, Berechtigungen, Versionen, Audit-Historie, Speicherorte, Migrationen, Exporte und Aussonderung kontrollieren. Digitale Informationen lassen sich schnell kopieren. Deshalb sollte festgelegt werden, welche Kopie maßgeblich ist und wie Duplikate, Exporte und automatisch erzeugte Kopien behandelt werden.

Hybride Umgebungen benötigen eine einheitliche Richtlinie für beide Formate. Andernfalls können eine Papierakte und ihre gescannte Version unterschiedlich behandelt werden oder eine E-Mail ausgeschlossen werden, obwohl sie dieselbe geschäftliche Entscheidung dokumentiert wie ein formelles Dokument.

Wer ist für die einzelnen Phasen verantwortlich?

Records Management ist eine unternehmensweite Verantwortung, auch wenn ein Records Manager oder ein Information-Governance-Team das Programm betreut.

Ein praktisches Verantwortungsmodell kann folgendermaßen aussehen:

• Dokumentenersteller und geschäftliche Benutzer erfassen Informationen korrekt und befolgen die Regeln für Klassifizierung, Zugriff und Handhabung.
• Fachverantwortliche definieren, warum ein Dokument existiert, wer es benötigt und wann die geschäftliche Tätigkeit abgeschlossen ist.
• Records-Management- oder Information-Governance-Teams pflegen die Taxonomie, den Aufbewahrungsplan, Verfahren, Schulungen und Überwachungsprozesse.
• IT- und Systemverantwortliche betreuen Systeme, Berechtigungen, Integrationen, Migrationen und technische Aussonderungsmaßnahmen.
• Rechts-, Compliance- und Risikoteams beraten zu Legal Holds, Untersuchungen, regulatorischen Anforderungen und Ausnahmen von Richtlinien.
• Archivare oder benannte Verantwortliche verwalten Dokumente, die für eine langfristige Archivierung ausgewählt wurden.

Die genauen Rollen sollten in der Records-Management-Richtlinie von Korto dokumentiert werden. Das Unternehmen sollte keine konkreten Standards, Zertifizierungen oder rechtlichen Verpflichtungen veröffentlichen, sofern diese Angaben nicht für den jeweiligen Zielmarkt überprüft wurden.

Best Practices für die Verwaltung des Dokumentenlebenszyklus

Klassifizierung bereits bei der Erfassung beginnen

Warten Sie nicht bis zu einem späteren Bereinigungsprojekt, um festzulegen, welche Informationen als Dokumente gelten. Definieren Sie Dokumentenkategorien, Verantwortliche und erforderliche Mindestmetadaten, bevor Informationen in das verwaltete Repository gelangen.

Aktive Arbeit von der langfristigen Aufbewahrung trennen

Aktive Benutzer benötigen schnellen Zugriff und kontrollierte Zusammenarbeit. Inaktive Dokumente erfordern eine zuverlässige Aufbewahrung, Wiederauffindbarkeit und Schutzmaßnahmen. Die Trennung dieser beiden Zustände reduziert Unübersichtlichkeit und erleichtert die Anwendung geeigneter Kontrollen.

Aufbewahrung als Richtlinie behandeln, nicht als Schätzung

Erstellen Sie einen Aufbewahrungsplan mit dokumentierten Auslösern und Verantwortlichkeiten. Überprüfen Sie ihn, wenn sich Geschäftsprozesse, Rechtsordnungen, Systeme oder rechtliche Anforderungen ändern. Fügen Sie keine pauschale Anzahl von Jahren in diesen Artikel ein, solange Korto kein konkretes, durch Quellen belegtes Beispiel genehmigt hat.

Ausnahmen vor der Aussonderung dokumentieren

Ein Legal Hold oder eine Untersuchung kann eine reguläre Aufbewahrungsregel außer Kraft setzen. Stellen Sie sicher, dass die Aufbewahrungssperre für die verantwortlichen Personen und Systeme sichtbar ist, und dokumentieren Sie ihre Aufhebung, bevor die normale Verarbeitung fortgesetzt wird.

Zugriffe und Änderungen nachvollziehbar machen

Nutzen Sie Berechtigungen, Versionshistorien, Genehmigungen und Audit-Protokolle, die der Sensibilität und dem Zweck des Dokuments entsprechen. Überprüfen Sie Zugriffsrechte bei Rollenänderungen und entfernen Sie temporäre Berechtigungen, sobald sie nicht mehr benötigt werden.

Wiederauffindbarkeit und Aussonderung testen

Eine Richtlinie ist nur dann nützlich, wenn das Unternehmen Dokumente finden und die vorgesehenen Maßnahmen tatsächlich durchführen kann. Testen Sie regelmäßig repräsentative Suchvorgänge, Aufbewahrungsworkflows, Exporte, Archivübergaben und Vernichtungsprotokolle.

Mitarbeiter schulen, die Dokumente erstellen

Schulungen sollten erklären, was als offizielles Dokument gilt, wo es erfasst werden muss, wie es klassifiziert wird, wer darauf zugreifen darf und was nach Ablauf der Aufbewahrungsfrist geschieht. Kurze, rollenspezifische Anleitungen sind hilfreicher als umfangreiche Richtlinien, die Mitarbeiter im Arbeitsalltag nicht anwenden können.

Wie ECM-Software den Dokumentenlebenszyklus unterstützt

Ein Enterprise-Content-Management-System kann Erfassung, Klassifizierung, Zugriff, Workflows, Aufbewahrung und Audit-Nachweise in einem einheitlichen Betriebsmodell verbinden. Die konkreten Funktionen hängen von der jeweiligen Produktkonfiguration ab und sollten vor der Veröffentlichung überprüft werden.

Bei Korto sollte dieser Abschnitt auf Compliance-konformes ECM verlinken, nachdem erläutert wurde, wie Lebenszykluskontrollen die Audit-Bereitschaft, Berechtigungen und einheitliche Workflows unterstützen können. Verlinken Sie auf Sicherheit und Audit-Trails, wenn Zugriffskontrollen und Nachvollziehbarkeit behandelt werden. Verlinken Sie auf Verfahren zur Datenaufbewahrung, wenn es um Aufbewahrungs- und Aussonderungsworkflows geht.

Eine sinnvolle Reihenfolge für die Implementierung ist:

1. Dokumentenkategorien und geschäftliche Verantwortliche identifizieren;
2. Lebenszyklusphasen und Cutoff-Auslöser definieren;
3. Berechtigungen und erforderliche Metadaten festlegen;
4. Aufbewahrungs- und Ausnahmeprozesse konfigurieren;
5. Wiederauffindbarkeit, Audit-Nachweise und Aussonderung testen;
6. Benutzer schulen und das Programm regelmäßig überprüfen.

Fazit

Der Dokumentenlebenszyklus ist ein praktischer Rahmen, um Informationen von ihrer Erstellung bis zur endgültigen Aussonderung nutzbar, sicher und nachvollziehbar zu verwalten.

Beginnen Sie mit der Klassifizierung bei der Erfassung, kontrollieren Sie die aktive Nutzung, wenden Sie einen geprüften Aufbewahrungsplan an, berücksichtigen Sie Ausnahmen und dokumentieren Sie die Vernichtung oder dauerhafte Archivierung.

Mit diesen Maßnahmen wird Records Management zu einem wiederholbaren Geschäftsprozess statt zu einer kurzfristigen Suche in verstreuten Dateien.