Was betrachten wir als Datensatz?

Wie Sie vielleicht wissen, befinde ich mich auf einer interessanten Reise, um Records & Information Management besser zu verstehen. Im Artikel über das Verständnis von Daten und Informationen habe ich einen Schritt zurück gemacht, um zunächst Daten und Informationen zu verstehen. Zur besseren Übersicht fasse ich meine Erkenntnisse zusammen:

Daten, die verarbeitet, analysiert, in Reihenfolge gebracht und/oder umgestaltet und anschließend strukturiert werden, werden zu Informationen. Der wertvollste Nutzen besteht darin, dass sie Kontext bieten und, wenn richtig umgesetzt, Entscheidungsfindungen ermöglichen.

In ihrer einfachsten Form können Informationen in 3 Kategorien unterteilt werden:

• Datensätze
• Geschäftswertinformationen
• Nichtwertige Informationen

Heute möchte ich ein besseres Verständnis dafür gewinnen, wie man zwischen Datensätzen und „anderen Arten von Geschäftsinformationen“ unterscheidet. Wenn ich mich gerade in meinem Büro umschaue, wird mir klar, dass die meisten Inhalte, die ich in den letzten 25 Jahren gesammelt habe, nicht als Datensätze betrachtet werden würden. Noch schockierender ist, dass ich sie auf mehreren teuren Speichermedien aufbewahre, die ich seit Jahren nicht mehr angesehen habe. Und ja, es gibt noch mehr: Ich habe auch viele Kisten mit physischen Dokumenten.

Die Aufgabe, die vor mir liegt, besteht darin zu bestimmen, welche für die Geschäftskontinuität von entscheidender Bedeutung sind (Datensätze) und ob ich sie als organisatorische oder operative Datensätze betrachte. Obwohl Datensätze nur einen kleinen Prozentsatz der Informationen in Ihrem Unternehmen ausmachen, besitzen sie den größten Wert.

ISO 15489 (Information und Dokumentation – Records Management) besagt, dass Datensätze:

„Informationen sind, die erstellt, empfangen und als Beweismittel und als Vermögenswert von einer Organisation oder Person im Rahmen gesetzlicher Verpflichtungen oder im Geschäftsvorgang erstellt, empfangen und gepflegt werden.“

Organisatorische Datensätze

Diese Datensätze beziehen sich auf Ihre Geschäftsstruktur und umfassen Informationen, die den rechtlichen Status, Verpflichtungen sowie die Unternehmensinformationen betreffen, die Ihre Organisation definieren. Sie dienen als Beweismittel und bestätigen die Existenz und den Zweck Ihres Unternehmens. Regulatorische, Compliance- und Governance-Dokumente sind hier ebenfalls enthalten. Das Handelsregisterzertifikat meines Unternehmens, Angaben zu den Geschäftsführern, Genehmigungen, Lizenzen, Mission- und Vision-Statements, Richtlinien, Steuerregistrierungen usw. würden als organisatorische Datensätze betrachtet werden.

Operative Datensätze

Operative Datensätze betreffen alles, „wie Sie Dinge erledigen“. Auf dieser Ebene beginne ich damit, Informationen zu identifizieren, die an meinen Funktionen und Transaktionen beteiligt sind. Obwohl die oben genannten organisatorischen Datensätze mein Unternehmen bestätigen, kann ich ohne die operativen Datensätze kein Geschäft führen. Diese Datensätze sind die Ergebnisse von Transaktionen innerhalb der verschiedenen Prozesse meines Unternehmens von Anfang bis Ende, um eine Dienstleistung zu erbringen und meinen Umsatzstrom zu unterstützen. Zuerst fallen mir Buchhaltungsunterlagen wie Angebote, Rechnungen, Abrechnungen, Fortschritts- und Personalunterlagen ein.
Datensätze können physisch oder digital sein. Im nächsten Artikel werde ich einen Blick auf Informationen werfen, die nicht als Datensätze gelten, und wie man ihren Wert bestimmt.