Gesetze zum Schutz personenbezogener Arbeitnehmerdaten

Ein Buchhaltungsunternehmen in Denver zahlte gerade 2,3 Millionen US-Dollar, weil die Sozialversicherungsnummer, das Gehalt und die medizinischen Informationen eines Mitarbeiters drei Jahre lang ungeschützt auf einem gemeinsam genutzten Laufwerk lagen. Ein unachtsamer Fehler. Ein Millionenschaden.

Das passiert heute ständig. Gesetze zum Schutz personenbezogener Arbeitnehmerdaten kosten Unternehmen inzwischen echtes Geld. Etwa 13% der Beschäftigten waren bereits von Datenlecks in ihren eigenen Unternehmen betroffen, während 43% niemals glauben würden, dass ihr Arbeitgeber die Quelle eines Datendiebstahls sein könnte. Im dritten Quartal 2022 wurden weltweit über 15 Millionen Mitarbeiterdatensätze offengelegt – ein Anstieg um 37% gegenüber 2020.

Einunddreißig Prozent der Personalabteilungen geben zu, dass sie keine angemessene Sicherheit für Mitarbeiterdaten haben. Unterdessen werden Sammelklage-Anwälte immer reicher, indem sie Klagen wegen Datenschutzverletzungen einreichen. Durchschnittliche Vergleichssummen erreichen Millionenbeträge – ohne die Anwaltskosten und behördlichen Bußgelder einzurechnen.

Mitarbeiter geben äußerst persönliche Informationen preis, um eingestellt zu werden. Sozialversicherungsnummern, Bankdaten, medizinische Unterlagen, Familieninformationen – all das liegt in Unternehmensakten. Wenn Unternehmen hier Fehler machen, leiden echte Menschen unter Identitätsdiebstahl, ruinierter Kreditwürdigkeit und finanziellem Betrug.

Bundesgesetze schaffen die Grundlage

Washington hat ein Durcheinander an Gesetzen zum Schutz personenbezogener Arbeitnehmerdaten geschaffen, die kaum aufeinander abgestimmt sind.

Der Privacy Act von 1974 legte den Grundstein, indem er einschränkte, wie Regierungsbehörden mit Mitarbeiterdaten umgehen dürfen. Private Unternehmen sind nicht daran gebunden, aber Richter beziehen sich oft auf dieses Gesetz, wenn sie entscheiden, was als angemessener Schutz gilt.

HIPAA sorgt für erhebliche Kopfschmerzen. Es betrifft alle Gesundheitsdaten von Mitarbeitern – Wellnessprogramme, Invaliditätsansprüche, Krankheitsurlaub. Unternehmen haben Hunderttausende an Bußgeldern gezahlt, weil sie medizinische Daten ihrer Mitarbeiter falsch behandelt haben.

GINA (Genetic Information Nondiscrimination Act) verbietet Arbeitgebern, genetische Informationen gegen Beschäftigte zu verwenden. DNA-Tests, familiäre Krankengeschichten und genetische Beratung – all das ist für Unternehmen mit mehr als 15 Mitarbeitern tabu.

Der Electronic Communications Privacy Act regelt die Überwachung am Arbeitsplatz. Unternehmen dürfen Geschäftsgespräche abhören, müssen jedoch aufhören, sobald das Gespräch privat wird. Dasselbe gilt für die E-Mail-Überwachung.

Der Fair Credit Reporting Act betrifft Hintergrundüberprüfungen. Unternehmen, die Screening-Dienste nutzen, benötigen eine schriftliche Zustimmung und müssen bestimmte Sicherheitsvorschriften einhalten.

Bundesstaaten verkomplizieren alles

Jeder Bundesstaat handhabt Gesetze zum Schutz personenbezogener Arbeitnehmerdaten unterschiedlich. Einige regulieren die Privatsphäre am Arbeitsplatz kaum. Andere haben wahre Compliance-Albträume geschaffen.

Kalifornien geht am weitesten mit dem California Privacy Rights Act. Im Gegensatz zu anderen Staaten, die Beschäftigtendaten ausnehmen, behandelt Kalifornien Mitarbeiterinformationen fast wie Verbraucherdaten. Unternehmen müssen ihre Datenerhebungspraktiken offenlegen und Mitarbeitern das Recht geben, Informationen einzusehen und zu löschen.

New York setzt auf Sicherheit statt Offenlegung mit dem SHIELD Act. Dieses Gesetz verlangt konkrete Schutzmaßnahmen für Mitarbeiterdaten wie Sozialversicherungsnummern und Bankdaten. New York verbietet außerdem, von Beschäftigten Social-Media-Passwörter zu verlangen.

Illinois verabschiedete das strengste Gesetz zum Schutz biometrischer Daten. Unternehmen dürfen Fingerabdrücke oder Gesichtsscans nur mit schriftlicher Zustimmung erfassen. Große Konzerne haben dafür bereits zig Millionen an Vergleichen gezahlt.

Texas reguliert die elektronische Überwachung. Washington verlangt Zustimmung bei der Überwachung privater Bereiche. Colorado schreibt Benachrichtigungen bei Datenschutzverletzungen vor und hat strenge Regeln für biometrische Daten.

Vierzehn Bundesstaaten verfügen mittlerweile über umfassende Datenschutzgesetze, die meisten davon treten bis 2026 in Kraft. New Jersey begann am 15. Januar 2025. Das KI-Gesetz von Colorado tritt am 1. Februar 2026 in Kraft.

Compliance-Anforderungen

Gesetze zum Schutz personenbezogener Arbeitnehmerdaten verlangen konkrete Maßnahmen. Unternehmen müssen den Mitarbeitern die Datenerhebung klar erklären – allgemeine Datenschutzhinweise reichen nicht aus. Beschäftigte benötigen detaillierte Informationen darüber, was gesammelt wird, warum und wie es verwendet wird.

• Richtlinien zur Datenspeicherung sind entscheidend. Organisationen müssen Zeiträume für die Aufbewahrung von Mitarbeiterdaten festlegen und sichere Entsorgungsverfahren anwenden.
• Überwachung am Arbeitsplatz hat Grenzen. Unternehmen dürfen Arbeitsbereiche überwachen, aber Aufnahmen in Toiletten oder Umkleideräumen sind illegal. Viele Bundesstaaten verlangen Hinweisschilder für Überwachung.
• Telefon- und E-Mail-Überwachung unterliegt strengen Regeln. Arbeitgeber dürfen Geschäftsanrufe mithören, müssen aber aufhören, sobald Gespräche persönlich werden.
• Erfassung biometrischer Daten unterliegt den strengsten Anforderungen. Unternehmen benötigen eine ausdrückliche schriftliche Zustimmung, bevor sie Fingerabdrücke oder Gesichtsscans erfassen.

Alle 50 Bundesstaaten haben Gesetze zur Benachrichtigung bei Datenschutzverletzungen. Wenn Mitarbeiterdaten kompromittiert werden, müssen Unternehmen die betroffenen Personen innerhalb festgelegter Fristen informieren.

Branchenspezifische Herausforderungen

Arbeitgeber im Gesundheitswesen haben es mit den komplexesten Gesetzen zum Schutz personenbezogener Arbeitnehmerdaten zu tun. HIPAA betrifft auch Mitarbeitergesundheitsakten, nicht nur Patientendaten. Viele Krankenhäuser wurden teuer verklagt, weil sie biometrische Daten ohne Zustimmung erhoben haben.

Finanzdienstleister müssen umfangreiche Hintergrundprüfungen durchführen und dabei die Privatsphäre der Beschäftigten mit den regulatorischen Anforderungen an Personalüberprüfungen in Einklang bringen. Anforderungen zur Datenspeicherung nach Branche sind besonders schwierig für Wertpapierfirmen.

Technologieunternehmen stehen vor besonderen Herausforderungen durch globale Tätigkeiten und ausgefeilte Datenerhebung. Remote-Arbeit hat die Lage in allen Branchen verschärft, da Mitarbeiter über Heimnetzwerke und persönliche Geräte auf Systeme zugreifen.

Effektive Programme aufbauen

Compliance beginnt mit umfassenden Richtlinien zur Datenerhebung, Speicherung, zum Zugriff, Teilen und Löschen. Die Entwicklung solcher Richtlinien erfordert die Zusammenarbeit von Personalabteilung, IT, Rechtsabteilung und operativen Bereichen.

Schulungsprogramme müssen alle erreichen, die mit personenbezogenen Informationen umgehen. Studien zeigen, dass 45% der HR Fachkräfte Mitarbeiterinformationen in lockeren Gesprächen unangemessen geteilt haben.

Elektronische Dokumentenmanagementsysteme helfen, einen einheitlichen Umgang mit Daten durch Zugriffsbeschränkungen, Prüfpfade und automatisierte Aufbewahrungsverfahren sicherzustellen.

Die technische Infrastruktur muss Multi-Faktor-Authentifizierung, Verschlüsselung und automatisierte Zugriffskontrollen beinhalten. Regelmäßige Sicherheitsprüfungen helfen, Probleme zu erkennen, bevor es zu Datenpannen kommt.

Das Lieferantenmanagement wird entscheidend, da die meisten Unternehmen HR-Funktionen an Lohnbuchhalter, Leistungsanbieter und Screening-Dienste auslagern.

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