Wie kann man Mitarbeiterakten elektronisch organisieren?

Fragen Sie jeden Personalmanager nach seiner größten Herausforderung, und er wird wahrscheinlich Mitarbeiterakten erwähnen.

Studien zeigen, dass 22 % der Mitarbeiter die Hälfte ihres Arbeitstages damit verbringen, nach Informationen zu suchen. Das sind 20 Stunden pro Woche und pro Person – Zeit, die für echte Arbeit genutzt werden könnte, anstatt sich durch Papierstapel zu wühlen.

Der Markt für die Verwaltung von Mitarbeiterakten stieg von 1,8 Milliarden US-Dollar im Jahr 2023 auf voraussichtlich 3,5 Milliarden US-Dollar bis 2032. Unternehmen suchen verzweifelt nach Lösungen, doch nur 12 % haben ihre Mitarbeiterakten vollständig digitalisiert. Der Rest kämpft mit Mischsystemen, in denen sich niemand richtig zurechtfindet.

Herauszufinden, wie man Mitarbeiterakten elektronisch organisiert, erfordert Planung, Konsequenz und Verständnis dafür, was in echten Büros mit echten Fristen tatsächlich funktioniert. Da Aufbewahrungspflichten nach Branche immer komplexer werden und Remote-Arbeit besseren Zugriff verlangt, haben Unternehmen, die das richtig umsetzen, einen enormen Vorteil.

Ordnerstrukturen einrichten

Die meisten digitalen Ablageversuche scheitern, weil Menschen elektronische Ordner wie virtuelle Aktenschränke behandeln. Sie scannen Dokumente, legen sie in Ordnern ab – und sechs Monate später findet niemand mehr etwas.

Erfolgreiches elektronisches Ablegen beginnt mit mitarbeiterspezifischen Ordnern als Grundlage. HR-Teams denken: „Wo ist Johns Leistungsbeurteilung?“ und nicht „Wo haben wir die Leistungsbeurteilungen abgelegt?“. Das spricht dafür, die Organisation zuerst nach Mitarbeitern und dann nach Dokumenttyp vorzunehmen.

Für Ordnernamen eignen sich Formate wie „12345 - Mayer, John“, die numerisch nach Mitarbeiter-ID sortiert sind, aber dennoch lesbar bleiben. Vermeiden Sie „Mayer, John“ allein – Sie werden es bereuen, wenn Sie einen weiteren John Mayer einstellen.

Innerhalb jedes Mitarbeiterordners sollten standardisierte Unterordner angelegt werden, die widerspiegeln, wie HR tatsächlich arbeitet: „Einstellung“, „Leistungen“, „Leistung“, „Medizinisch“ und „Gehaltsabrechnung“. Halten Sie die Kategorien einfach und intuitiv. Jemand Neues sollte das System ohne lange Schulung verstehen können.

Größere Unternehmen können Abteilungsordner hinzufügen: „Vertrieb > 12345 - Mayer, John > Leistungen“. Kleinere Organisationen empfinden das jedoch oft als übermäßig kompliziert.

Die wichtigste Regel ist: überall Konsistenz. Wenn verschiedene Personen Dokumente unterschiedlich ablegen, bricht das ganze System schnell zusammen. Dokumentieren Sie Ihre Struktur und halten Sie sich strikt daran.

Dateien richtig benennen

Dateinamen sollten wichtige Informationen in vorhersehbarer Reihenfolge enthalten: „Mayer_John_Leistungsbewertung_2025-03-15“ zeigt, um wen es geht, was es ist und wann es erstellt wurde – ohne die Datei zu öffnen.

Verwenden Sie immer das Datumsformat JJJJ-MM-TT, damit Dateien chronologisch sortiert werden. „2025-03-15“ steht immer vor „2025-03-20“, während „3-15-25“ je nach System falsch sortiert werden könnte.

Für überarbeitete Dokumente fügen Sie Versionsnummern wie „v1“, „v2“ oder „FINAL“ hinzu, um Verwechslungen zu vermeiden. Übertreiben Sie es jedoch nicht – die meisten Dokumente benötigen nicht mehr als zwei oder drei Versionen.

Vermeiden Sie kreative Abkürzungen oder Spitznamen. „JS_PR_Q1“ mag beim Erstellen von John Smiths Quartalsbewertung offensichtlich erscheinen, ist aber für andere völlig unverständlich.

Grundlagen der Sicherheit sensibler Informationen

Mitarbeiterakten enthalten Sozialversicherungsnummern, medizinische Unterlagen, Gehaltsinformationen und Disziplinarmaßnahmen. Fehler in der Datensicherheit führen zu Klagen, Bußgeldern und Reputationsverlust.

Beginnen Sie mit rollenbasierter Zugriffskontrolle. HR-Generalisten benötigen breiten Zugriff auf die meisten Informationen. Manager sollten nur die nicht vertraulichen Daten ihrer direkten Mitarbeitenden sehen. Die Lohnbuchhaltung braucht Gehaltsdaten, darf jedoch keinen Zugriff auf medizinische Informationen haben.

Medizinische Informationen erfordern laut Datenschutzgesetzen besondere Handhabung. Speichern Sie diese Dokumente in separaten Ordnern mit stark eingeschränktem Zugriff – typischerweise nur für leitende HR-Mitarbeiter und Leistungsadministratoren.

Moderne elektronische Dokumentenmanagementsysteme bieten erweiterte Kontrollmöglichkeiten über einfache Lese-/Schreibrechte hinaus. Fortgeschrittene Systeme steuern, wer Dokumente anzeigen, bearbeiten, drucken oder extern teilen darf.

Audit-Trails protokollieren jede Interaktion mit Mitarbeiterakten: wer wann auf welche Dateien zugegriffen hat und ob Änderungen oder Downloads vorgenommen wurden. Diese Protokolle sind bei Untersuchungen oder Compliance-Prüfungen von unschätzbarem Wert.

Regelmäßige Zugriffsüberprüfungen sollten mindestens vierteljährlich stattfinden. Mitarbeiter wechseln Rollen, verlassen das Unternehmen oder benötigen andere Zugriffsrechte. Die Berechtigungen vom letzten Jahr könnten heute völlig unangemessen sein.

Rechtliche Compliance

Das Arbeitsrecht schreibt Aufbewahrungsfristen vor, die je nach Dokumenttyp und Gerichtsbarkeit variieren. Die Grundlagen sind jedoch nicht kompliziert.

Bundesvorschriften legen Mindestanforderungen fest: Die EEOC verlangt die Aufbewahrung von Einstellungsunterlagen für ein Jahr, das FLSA schreibt Gehaltsunterlagen für drei Jahre vor, und OSHA fordert die Aufbewahrung medizinischer Unterlagen für die Beschäftigungsdauer plus 30 Jahre.

Aufbewahrungsfristen werden kompliziert, wenn unterschiedliche Regeln für dieselben Dokumente gelten. I-9-Formulare müssen drei Jahre nach der Einstellung oder ein Jahr nach Beendigung aufbewahrt werden – je nachdem, welcher Zeitraum länger ist. Steuerunterlagen erfordern in der Regel eine Aufbewahrung von sieben Jahren.

Landesgesetze gehen oft über die bundesstaatlichen Mindestanforderungen hinaus, und Unternehmen, die in mehreren Staaten tätig sind, müssen die jeweiligen Anforderungen kennen. Der klügste Ansatz ist die Entwicklung einer umfassenden Datenaufbewahrungsrichtlinie für alle Dokumenttypen.

Elektronische Systeme können einen Großteil der Compliance-Arbeit automatisieren, aber rechtliche Aufbewahrungspflichten (Legal Holds) erschweren die normale Datenlöschung, wenn ein Gerichtsverfahren droht. Systeme müssen Mechanismen enthalten, um Unterlagen über die üblichen Fristen hinaus zu erhalten, bis rechtliche Angelegenheiten abgeschlossen sind.

Integration mit Finanzsystemen

Mitarbeiterunterlagen dienen oft gleichzeitig HR- und Finanzabteilungen. Intelligente Integration beseitigt doppelte Arbeit und verbessert die Genauigkeit.

Gehaltsinformationen, Steuerabzüge und Leistungskosten sind offensichtliche Bereiche, in denen beide Teams dieselben Dokumente benötigen. Integrierte Systeme speichern Informationen einmal und gewähren beiden Abteilungen entsprechenden Zugriff.

DMS-Systeme in der Buchhaltung und anderen Bereichen organisieren Informationen nach Finanzperioden und Transaktionstypen, während HR sich auf den Mitarbeiterlebenszyklus konzentriert. Moderne Plattformen ermöglichen es, dieselben Daten aus unterschiedlichen organisatorischen Perspektiven zu betrachten.

Automatische Synchronisierung verhindert Abweichungen, wenn Mitarbeiterinformationen geändert werden. Gehaltsanpassungen, Abteilungswechsel und Leistungsänderungen werden im gesamten Unternehmen automatisch aktualisiert.

Mitarbeiterakten mit KORTO organisieren

Die elektronische Organisation von Mitarbeiterakten verbessert die Effizienz der Personalabteilung und reduziert Compliance-Risiken. Doch der Erfolg erfordert Plattformen, die für HR-Arbeitsabläufe konzipiert sind – nicht für allgemeine Dokumentenspeicherung.

KORTO bietet umfassende Lösungen, die speziell für moderne Personalabteilungen entwickelt wurden, die sich den Herausforderungen der digitalen Transformation stellen. Fortschrittliche Sicherheitsmechanismen gewährleisten Datenschutz-Compliance, während flexible Integrationen bestehende Systeme nahtlos verbinden.

Professionelle Implementierungsunterstützung sorgt für reibungslose Übergänge ohne Betriebsunterbrechungen. Lassen Sie ineffizientes Dokumentenmanagement nicht länger Ihre Teams frustrieren und das Potenzial Ihres Unternehmens einschränken.